← На главную

Рано или поздно во многих организациях возникает необходимость перехода от простого ведения штатного расписания в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) к полноценному учету с сохранением истории изменений. Этот функционал позволяет отслеживать, когда именно была введена или закрыта та или иная ставка, какие оклады действовали в определенный период и как планировался фонд оплаты труда (ФОТ).

Однако при включении этой опции «задним числом» (например, после полутора лет работы без истории) пользователи часто сталкиваются с техническими сложностями. Программа автоматически формирует первый документ утверждения штатного расписания, который фиксирует текущие позиции на дату начала работы в базе. В результате часть позиций оказывается «неутвержденными», а в отчетах по штатной расстановке могут появиться загадочные запятые и лишние пустые ставки. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, и выработаем пошаговый алгоритм безболезненного перехода на ведение истории изменений.

Почему при включении истории возникают ошибки?

Проанализируем механику работы системы. Когда мы устанавливаем флаг «Ведется история изменений штатного расписания» в настройках кадрового учета, программа автоматически формирует единственный документ Утверждение штатного расписания. Датой этого документа обычно становится дата самой ранней записи в справочнике штатных единиц (например, 01.01.2019).

При этом возникают две основные проблемы:

1. Неутвержденные новые позиции. Все штатные единицы, которые фактически были созданы и добавлены в справочник позднее даты первого документа (например, в течение последующих полутора лет), система не может автоматически включить в этот документ. Они остаются в статусе «Создана, но еще не утверждена».
2. Увеличение количества ставок (появление фантомных вакансий). В отчете «Штатная расстановка» по некоторым позициям количество единиц неожиданно увеличивается (например, вместо 5 ставок программа показывает 9). При этом свободные ставки отображаются в виде запятых в поле «Сотрудник». Это происходит из-за того, что до включения истории позиции редактировались «задним числом», в базе накопились скрытые дубли или система некорректно сопоставила существующие кадровые документы с автоматически созданным утверждением.

Выясним, как правильно исправить эти несоответствия и привести штатное расписание к идеальному состоянию.

Шаг 1. Определение точки отсчета и работа с неутвержденными позициями

Рассмотрим рабочую гипотезу, которую предложил автор темы. Если первый документ утверждения создался датой 01.01.2019, а новые позиции добавлялись постепенно в течение полутора лет, нам нужно зафиксировать эти изменения в хронологическом порядке.

Мы рекомендуем действовать по следующему плану:

1. Сформируем список всех позиций, которые имеют статус неутвержденных.
2. Сгруппируем эти позиции по фактическим датам их ввода в действие (обычно это 4–5 ключевых дат, когда в организации происходили организационно-штатные изменения).
3. На каждую из этих дат создадим документ Изменение штатного расписания. В каждый документ подберем соответствующие позиции и утвердим их нужным числом.

Этот подход является методически верным, так как он полностью восстанавливает хронологию событий в регистре сведений История использования штатного расписания.

Шаг 2. Борьба с лишними ставками и запятыми в штатной расстановке

Посмотрим на ситуацию, когда автоматически созданный документ Утверждение штатного расписания необоснованно завышает количество ставок. Запятые в поле «Сотрудник» в отчете «Штатная расстановка» прямо указывают на то, что программа видит свободные вакансии, которых физически быть не должно.

Важный нюанс: ожидать, что программа при включении истории интеллектуально «разрулит» все ручные изменения за полтора года и идеально сопоставит данные, не стоит. Документ Утверждение штатного расписания от 01.01.2019 — это всего лишь черновик, сформированный алгоритмами 1С на основе текущего среза данных. Его обязательно нужно дорабатывать ручками.

Для исправления лишних ставок применим следующий алгоритм:

1. Откроем автоматически созданный документ Утверждение штатного расписания.
2. Найдем строки с позициями, по которым завышено количество единиц.
3. Вручную скорректируем количество ставок до фактического значения, которое действовало в организации на дату документа (на 01.01.2019).
4. Если в документ по ошибке попали позиции, которых на 01.01.2019 еще вообще не существовало в компании (они появились позже), выделим их и удалим из этого документа. Они будут введены позже соответствующими документами Изменение штатного расписания.
5. Проведем документ.

Шаг 3. Альтернативный (упрощенный) вариант перехода

Если для вашей организации ведение детальной истории за прошлые годы не является критически важным и вам не нужно сдавать отчетность по старым периодам с точностью до дня, существует более простой и безопасный способ перехода.

Вместо того чтобы восстанавливать полуторагодовую историю изменений со всеми ее ошибками и ручными корректировками, перенесем «точку отсчета» на текущую дату:

Установим дату перехода (например, первое число текущего месяца или начало текущего года). Создадим документ Утверждение штатного расписания именно на эту дату. Внесем в него актуальные, выверенные данные по количеству ставок, должностям и окладам. Всю предыдущую историю оставим «как есть» без детализации. Это избавит вас от необходимости разбираться с ошибками прошлых периодов, которые уже закрыты для учета.

Шаг 4. Проверка и финальный пересчет ФОТ

После того как все документы утверждения и изменения проведены, нам обязательно нужно убедиться, что плановый фонд оплаты труда (ФОТ) рассчитан верно. При масштабных манипуляциях со штатным расписанием ФОТ часто «разваливается», что может привести к ошибкам при начислении зарплаты или заполнении кадровых документов.

Проанализируем плановые начисления. Для этого перейдем в раздел администрирования или обслуживания и запустим процедуру «Пересчитать ФОТ». Также эту операцию можно выполнить непосредственно из документов изменения штатного расписания.

После пересчета сформируем два ключевых отчета на текущую дату и несколько промежуточных дат:

• Отчет Штатное расписание (для проверки количества утвержденных ставок и размеров окладов).
• Отчет Штатная расстановка (для проверки соответствия занятых и свободных ставок реальным кадровым приказам).

Если в штатной расстановке исчезли лишние запятые, а количество ставок совпадает с исходной базой (в которой история изменений не велась) — процедура перехода выполнена успешно!