← На главную

В практической деятельности бухгалтера-расчетчика часто возникает ситуация, когда сотруднику необходимо выплатить отпускные до того, как будет окончательно рассчитана и проведена заработная плата за предыдущий месяц. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала. На момент расчета отпуска база для исчисления среднего заработка еще не сформирована полностью (например, не начислены ежемесячные премии или оклад за текущий месяц). В результате, после проведения итогового начисления зарплаты за прошлый месяц, средний заработок сотрудника меняется, что требует обязательного перерасчета ранее выплаченного отпуска.

Если этот перерасчет происходит внутри одного квартала, процедура проходит относительно безболезненно. Но если перерасчет и доплата приходятся на стык отчетных периодов (например, отпуск начислен и выплачен в сентябре, а перерасчет производится в октябре — уже в следующем квартале), у бухгалтера возникает множество методологических и технических вопросов. Как правильно отразить операцию в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1? Как не допустить недоимки по НДФЛ? Нужно ли подавать корректировочные отчеты 6-НДФЛ и РСВ? Рассмотрим эти вопросы подробно и разберем по шагам правильные алгоритмы работы.

Правовая природа доплаты по отпуску

Прежде чем перейти к технической реализации в программе 1С, проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства. Многие бухгалтеры опасаются штрафных санкций за то, что доплата по отпускным производится позже установленного трехдневного срока. Здесь важно понимать позицию контролирующих органов (Минтруда и Роструда):

1. Первоначальный расчет и выплата отпускных должны быть выполнены строго в соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
2. Последующая доплата, возникшая в связи с перерасчетом среднего заработка (после начисления зарплаты за предшествующий месяц), по своей правовой природе не является первоначальной выплатой отпуска. Это корректировка ранее начисленной суммы.
3. Законодательство не устанавливает жестких сроков для произведения такой доплаты. Контролирующие органы рекомендуют выплачивать ее в «разумный срок» — например, при ближайшей выплате аванса или заработной платы. Этот порядок и сроки целесообразно зафиксировать во внутренних локально-нормативных актах организации (например, в Положении об оплате труда или Коллективном договоре).

Таким образом, проведение доплаты в следующем месяце абсолютно законно и не влечет за собой штрафов при условии, что первичный расчет был сделан и выплачен вовремя.

Почему нельзя просто пересчитать исходный документ?

Первое побуждение многих пользователей при необходимости перерасчета — открыть исходный документ Отпуск в закрытом периоде (например, в сентябре), нажать кнопку «Пересчитать» и провести его заново. Разберем, почему делать так категорически не рекомендуется, если ведомости на выплату уже проведены и отправлены в банк:

1. Нарушение последовательности проведения и закрытия периода. Изменение документов прошлых периодов приводит к искажению данных бухгалтерского и налогового учета.
2. Проблемы с НДФЛ. Датой фактического получения дохода в виде отпускных (и любых доплат к ним) является день их выплаты. Если вы пересчитаете исходный документ прошлым месяцем, программа зафиксирует исчисленный НДФЛ старой датой. При этом удержан налог будет новой датой (когда вы реально выплатите доплату). Это приведет к рассинхронизации учета удержанного и исчисленного налога, «зависанию» остатков в регистрах и гарантированным ошибкам при заполнении расчета 6-НДФЛ.
3. Расхождения с банком. Исходная ведомость уже проведена на определенную сумму. Пересчитав документ «задним числом», вы получите расхождение между начисленными суммами в документе-основании и фактически выплаченными суммами по ведомости.

Единственное исключение, когда можно пересчитать исходный документ — это если вы еще физически не выплатили отпускные и не закрыли месяц (но на практике такая ситуация при перерасчете среднего заработка практически не встречается).

Рекомендуемый способ: использование механизма «Исправить»

Для корректного отражения перерасчетов в программе 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен стандартный механизм исправления документов. Он позволяет зарегистрировать изменения текущим (новым) периодом, сохраняя при этом историю и целостность учета прошлых периодов. Рассмотрим этот процесс по шагам.

Шаг 1. Создание документа исправления

Откройте исходный документ Отпуск, по которому необходимо произвести перерасчет. В левом нижнем углу документа нажмите на ссылку «Исправить». Программа автоматически создаст новый документ-копию.

Шаг 2. Заполнение реквизитов нового документа

В созданном документе исправления обратите внимание на следующие ключевые поля:

• Месяц: укажите текущий рабочий месяц, в котором производится перерасчет (в нашем примере — октябрь). Именно в этом месяце в бухгалтерском учете будут отражены новые начисления и сторно-записи.
• Дата документа: укажите текущую октябрьскую дату оформления перерасчета.
• Планируемая дата выплаты: укажите реальную дату, в которую планируется выплатить доплату сотруднику (например, дата ближайшей выплаты зарплаты или аванса в октябре). Это критически важно для правильного определения даты получения дохода по НДФЛ.

Шаг 3. Анализ расчетов

Перейдите на вкладку «Пересчет прошлого периода». Здесь вы увидите сторнирование ранее начисленных сентябрьских сумм отпуска со знаком «минус».

На основных вкладках (например, «Оплата») программа произведет начисление отпуска заново, но уже с учетом обновленного среднего заработка. На вкладке «НДФЛ» будет автоматически рассчитан налог. При этом программа сама определит разницу между старым и новым расчетом:

• Если средний заработок увеличился, возникнет положительная разница (доплата) и будет исчислен дополнительный НДФЛ на планируемую дату выплаты.
• Если средний заработок уменьшился, возникнет отрицательная разница (сторно) и налог будет скорректирован в сторону уменьшения.

Проведите документ исправления.

Шаг 4. Выплата доплаты

Создайте документ Ведомость в кассу (или Ведомость в банк / Ведомость на счета). В поле «Выплачивать» выберите «Отпуска (под расчет)» или просто укажите выплату в рамках очередной «Зарплаты за месяц» / «Аванса». Программа автоматически подберет сумму доплаты по октябрьскому документу исправления и зафиксирует удержание НДФЛ на дату выплаты ведомости.

Автоматический перерасчет через сервис «Перерасчеты»

Программа 1С:ЗУП 3.1 обладает развитым механизмом автоматического отслеживания изменений, влияющих на расчеты прошлых периодов. Выясним, как работает этот альтернативный механизм.

Как только вы рассчитываете и проводите документ Начисление зарплаты и взносов за сентябрь, программа автоматически анализирует, не изменились ли данные для ранее проведенных документов (включая отпуска). Обнаружив изменения в базе среднего заработка, система делает запись в специальный регистр сведений.

Вы можете увидеть эти записи, перейдя в раздел «Зарплата» — «Сервис» — «Перерасчеты». В открывшемся списке будут отображены сотрудники, по которым требуется пересчитать начисления.

В зависимости от настроек программы, доначисление может быть выполнено двумя способами:

1. В составе документа начисления зарплаты за текущий месяц. Если в настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты») отключена опция «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом», то при очередном расчете октябрьской зарплаты программа автоматически добавит строки перерасчета сентябрьского отпуска на специальную вкладку «Доначисления, перерасчеты». Это очень удобно, так как все расчеты происходят централизованно.
2. Отдельным документом «Доначисление, перерасчет». Если указанная опция включена, то перерасчеты не смешиваются с текущей зарплатой. Вам потребуется зайти в сервис «Перерасчеты», выделить нужных сотрудников в списке и нажать кнопку «Доначислить сейчас». Программа сформирует самостоятельный документ Доначисление, перерасчет, который вы сможете провести и выплатить отдельно.

Важное примечание: Использование сервиса автоперерасчетов экономит время, но если вам требуется получить обновленную печатную форму расчета среднего заработка или подробную записку-расчет конкретно по данному отпуску, то использование кнопки «Исправить» в исходном документе остается более предпочтительным методом, так как сохраняет адресную привязку к исходному событию.

Отражение перерасчетов в отчетности по страховым взносам (РСВ)

Разберем детально, как октябрьское исправление сентябрьского отпуска повлияет на расчет по страховым взносам (РСВ). Здесь возможны два сценария в зависимости от того, в какую сторону изменился средний заработок.

Сценарий 1. Средний заработок увеличился (Доплата)

Это самый простой случай. Дополнительно начисленные суммы отпускных и взносы с них регистрируются в октябре (в периоде проведения документа исправления).

• Эти суммы войдут в облагаемую базу по взносам за 4 квартал (октябрь).
• Никаких корректировок за 3 квартал (сентябрь) подавать не нужно. Все отражается текущим периодом.

Сценарий 2. Средний заработок уменьшился (Отрицательное сторно)

В этом случае программа регистрирует сторно-запись (отрицательную сумму) в октябре. Проанализируем, как это отразится в РСВ:

• Сторнируемая сумма уменьшает общую базу для начисления страховых взносов за октябрь по данному сотруднику.
• Если сумма начислений сотрудника за октябрь (оклад, премии и т.д.) превышает сумму сторнированного отпуска, то итоговая база за октябрь по этому сотруднику останется положительной. В этом случае корректировать прошлые периоды (3 квартал) также не требуется. Все изменения успешно пройдут текущим отчетным периодом.
• Если же сторно оказалось настолько большим, что перекрыло весь текущий доход сотрудника за октябрь, база по взносам по данному застрахованному лицу за октябрь станет отрицательной. Согласно правилам заполнения РСВ, отрицательные показатели в подразделе 1 и разделе 3 по конкретному сотруднику недопустимы — налоговый орган не примет такой расчет. В этом случае программа автоматически перенесет отрицательную сумму в прошлый период (сентябрь). Бухгалтеру потребуется сформировать и отправить корректирующий расчет РСВ за 9 месяцев (3 квартал), в котором база сентября будет уменьшена на сумму сторно.

Отражение перерасчетов в форме 6-НДФЛ

Учет НДФЛ при перерасчетах подчиняется строгим правилам Налогового кодекса РФ. С 2023 года дата получения дохода для отпускных и любых корректировок определяется исключительно по дате фактической выплаты.

Посмотрим на конкретный пример из обсуждения на форуме:

Исходный отпуск начислен и выплачен в конце сентября. В начале октября произведен перерасчет и начислена доплата, которая выплачена сотруднику 10 октября.

При такой схеме отражение в отчетности будет следующим:

1. Первоначальная сумма сентябрьского отпуска и удержанный с нее налог полностью попадают в расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев (3 квартал), так как выплата состоялась в сентябре.
2. Сумма доплаты, рассчитанная при исправлении, и удержанный с нее НДФЛ будут отражены исключительно в расчете 6-НДФЛ за год (4 квартал), так как фактическая выплата доплаты состоялась в октябре.
3. Никаких расхождений между исчисленным и удержанным налогом в отчете за 3 квартал не возникнет, так как документ исправления, проведенный октябрем с планируемой датой выплаты в октябре, никак не затрагивает налоговый учет сентября.

Если бы бухгалтер пошел неверным путем и просто пересчитал исходный документ сентября «задним числом», программа попыталась бы отразить исчисление налога сентябрем, а удержание — октябрем. В результате в 6-НДФЛ за 9 месяцев отразился бы исчисленный, но не удержанный налог, что привело бы к получению требования от налоговой инспекции о представлении пояснений или уплате недоимки.

Резюме и рекомендации для бухгалтера

Подводя итоги, сформулируем краткий и понятный свод правил для работы с перерасчетами отпускных на стыке периодов в 1С:ЗУП 3.1:

• Никогда не пересчитывайте и не перепроводите закрытыми датами исходные документы Отпуск, если по ним уже была произведена выплата и удержан налог.
• Используйте стандартную кнопку «Исправить» непосредственно из документа «Отпуск» или пользуйтесь автоматизированным рабочим местом «Перерасчеты» в разделе «Зарплата».
• Всегда внимательно следите за реквизитами «Месяц начисления» (должен быть текущий открытый месяц) и «Планируемая дата выплаты» (должна соответствовать дню реальной выдачи денег из кассы или перечисления на карту) в документе исправления. Это залог красивого и безошибочного заполнения 6-НДФЛ.
• Не бойтесь отрицательных сумм перерасчетов (сторно) в текущем месяце. Программа самостоятельно распределит их в учете. Подавать корректировочный РСВ за прошлый квартал придется только в одном случае — если сторно прошлых периодов полностью «съело» весь текущий октябрьский доход сотрудника и вывело общую базу за месяц в минус.