В практике работы бухгалтера государственного учреждения часто возникает ситуация: по одной статье расходов (например, 211 «Заработная плата») у сотрудника числится переплата, а по другой (например, 266 «Социальные пособия») — начисление за счет работодателя. При попытке сформировать документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу программа может игнорировать такого сотрудника, не добавляя его в список на выплату автоматически. Разберем подробно, почему так происходит и как корректно отразить такие операции в учете 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1.
Проанализируем логику работы системы. В 1С:ЗГУ 3.1 (редакция 3) реализован строгий контроль сальдо сотрудника в разрезе статей финансирования (ИФ) и статей расходов (КБК/КОСГУ). Однако при заполнении ведомостей программа руководствуется общим итогом «к выплате» по всем аналитикам.
Рассмотрим конкретный пример: у сотрудника есть переплата в размере 7000 рублей по статье 211 и начисленный больничный в размере 2000 рублей по статье 266. Общее математическое сальдо составляет -5000 рублей (сотрудник должен учреждению). С точки зрения системы, выплачивать сотруднику нечего, так как его долг перекрывает текущее начисление. Поскольку Ведомость является платежным документом, она не может содержать нулевую или отрицательную сумму к выплате, поэтому автозаполнение игнорирует таких физических лиц.
Выясним причину, по которой суммы «схлопываются». В документах, производящих начисления (Начисление зарплаты и взносов, Отпуск, Увольнение), существует скрытая или малозаметная вкладка «Корректировка выплат». Рассмотрим подробнее, что на ней происходит:
Зарплата к выплате.Важно: Если вы хотите, чтобы начисление по 266 статье (2000 руб.) попало в ведомость, несмотря на долг по 211 статье, вам необходимо зайти в документ Начисление зарплаты и взносов, перейти на вкладку «Корректировка выплат» и удалить оттуда строки, которые пытаются зачесть этот долг. После этого при заполнении ведомости с указанием конкретной статьи расходов 266, сумма должна подтянуться автоматически.
С точки зрения бюджетного учета и казначейского исполнения, простое удаление строк в корректировках может быть не совсем корректным, так как это оставляет «висеть» развернутое сальдо на регистрах. Более правильным способом является использование специализированного документа Перенос задолженности сотрудников (находится в разделе Выплаты).
Разберем по шагам, как это сделать:
Перенос задолженности сотрудников.Посмотрим на ситуацию, когда бухгалтер использует кнопку «Подобрать» вместо «Заполнить». При ручном подборе программа вытягивает из регистров все доступные остатки. Если вы подобрали сотрудника и увидели сумму -5000, это означает следующее:
Для исправления ситуации в самой ведомости (если это разовая операция) можно вручную удалить строку с отрицательным значением (-7000), оставив только положительную (2000). Однако помните, что это не решает проблему долга в учете, и в следующем месяце программа снова попытается сделать взаимозачет.
Проанализируем настройки программы, которые влияют на это поведение. Перейдем в раздел Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Учетная политика — вкладка Выплата зарплаты.
Обратите внимание на настройки взаимозачета задолженности. В некоторых релизах 1С:ЗГУ поведение системы при заполнении ведомостей жестко привязано к наличию любой задолженности. Также крайне важно соблюдать единообразие в статьях финансирования. Как было отмечено в обсуждении, если начисления проходят без указания Статьи финансирования (пустое значение), а ведомость вы пытаетесь заполнить по конкретной статье (например, «Бюджет»), программа может не увидеть связи между ними или, наоборот, начать «схлопывать» суммы некорректно.
Для того чтобы успешно выплатить суммы при наличии переплат по другим статьям, придерживайтесь следующего алгоритма:
Перенос задолженности для выравнивания сальдо между статьями КОСГУ, чтобы избежать путаницы в отчетности перед казначейством.Помните, что автоматизация в 1С:ЗГУ направлена на то, чтобы организация не выплатила лишние деньги сотруднику, который уже является должником. Поэтому поведение программы «не заполнять ведомость при общем отрицательном сальдо» является штатным и логически обоснованным с точки зрения контроля денежных средств.