В практике расчетчика государственного учреждения часто возникает ситуация, когда сотруднику выплачивается сумма по одной статье расходов (например, КОСГУ 213 «Пособия по социальной помощи населению»), которая по факту должна была быть выплачена по другой статье (например, КОСГУ 211 «Заработная плата»). В результате в программе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3 (ЗКГУ) образуется «пересортица»: по одной статье за сотрудником числится долг (отрицательное сальдо), а по другой — невыплаченный остаток (положительное сальдо). Общая сумма долга перед сотрудником при этом может быть нулевой, но аналитические отчеты показывают неверную картину.
В рамках данной статьи мы разберем несколько способов решения этой задачи, проанализируем последствия каждого из них для бухгалтерского учета и выберем наиболее корректную методику с точки зрения взаимодействия с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ) и органами казначейства.
Рассмотрим наиболее современный и автоматизированный способ, который позволяет «схлопнуть» остатки по разным КОСГУ без ручной правки регистров. В типовой конфигурации 1С:ЗКГУ 3.1 для этих целей предназначен документ Перенос задолженности.
Проанализируем шаги по его заполнению:
Важный момент: данный документ автоматически делает записи в основные регистры накопления — Взаиморасчеты с сотрудниками и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками. Это позволяет корректно закрыть сальдо в отчетах «Анализ задолженности сотрудников» и «Полный свод начислений, удержаний и выплат».
Если переплата произошла недавно и бухгалтер готов работать с казначейством, мы можем использовать методику «как будто всё всегда было правильно». Этот метод хорош тем, что он не создает лишних документов переноса, а правит первичные данные.
Разберем алгоритм действий:
Ведомость в банк (или в кассу), по которой была произведена ошибочная выплата по КОСГУ 213.Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа. Это позволит изменить статью кассового расхода в учете казначейства.Проанализируем риски этого метода. Как отмечают эксперты, уточнение платежа возможно только внутри одного финансового года. Если ошибка произошла в прошлом году, этот метод неприменим. Также стоит помнить, что исправление проведенных ведомостей в ЗКГУ может повлиять на данные, уже перегруженные в БГУ, поэтому синхронизацию придется проводить повторно или корректировать данные в БГУ вручную.
Если бухгалтер настаивает на физическом движении денежных средств, мы можем рассмотреть вариант возврата. Это самый прозрачный метод с точки зрения ревизоров, но наиболее трудоемкий для сотрудника.
Посмотрим на последовательность операций:
Возврат сотрудником задолженности. В нем указывается КОСГУ 213. После этого долг сотрудника по данной статье обнуляется.Ведомости программа автоматически увидит недоплату по КОСГУ 211 и включит эти 5000 руб. в сумму к выплате.В этом случае мы восстанавливаем кассовый расход по 213 статье и производим новый расход по 211. Для бухгалтерии (БГУ) это будет выглядеть как поступление средств на счет 17.34 (или 18) и последующее списание.
Если автоматизированные документы по каким-то причинам не подходят (например, сложная пересортица прошлых периодов), мы можем прибегнуть к «тяжелой артиллерии» — документу Перенос данных. Это технический документ, который позволяет напрямую менять записи в регистрах.
Выясним, какие регистры нам необходимо задействовать. Для корректного закрытия долга нужно скорректировать минимум два регистра:
Взаиморасчеты с сотрудниками — отвечает за выплаты и формирование ведомостей.Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками — отвечает за формирование отчетов (расчетный листок, свод).Пример заполнения регистра Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками в документе Перенос данных:
// Строка 1: Убираем отрицательный остаток по ошибочному КОСГУ
Сотрудник = "Тютькина Т.Т.";
СтатьяФинансирования = "Бюджет";
СтатьяРасходов = "213";
Сумма = 5000; // Вид движения: Приход (или Расход с обратным знаком)
// Строка 2: Закрываем невыплаченную зарплату по верному КОСГУ
Сотрудник = "Тютькина Т.Т.";
СтатьяФинансирования = "Бюджет";
СтатьяРасходов = "211";
Сумма = -5000; // Вид движения: Расход (фиксируем факт "как бы выплаты")
Внимание: при использовании этого метода крайне важно соблюдать аналитику (подразделение, период взаиморасчетов, статья финансирования). Ошибка в одном из полей приведет к тому, что сальдо не схлопнется, а просто раздвоится в отчетах.
Рассмотрим важный аспект, который часто упускают из виду: разница в категориях дохода. Статья 211 — это, как правило, оплата труда, а 213 — это пособия (например, за счет работодателя). У этих доходов могут быть разные даты фактического получения дохода для целей НДФЛ.
При проведении взаимозачета обязательно проверьте регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Если вы просто перекинете суммы между КОСГУ, программа может решить, что доход по 211 статье получен, а налог с него не удержан. Рекомендуется после проведения взаимозачета сформировать отчет Проверка раздвоения НДФЛ или Анализ НДФЛ по документам-основаниям. Если возникнут перекосы, их придется выравнивать документом Операция учета НДФЛ.
Проанализировав все предложенные варианты, мы можем сделать следующие выводы:
В любом случае, после проведения операции взаимозачета, мы должны сформировать «Расчетный листок» сотрудника с детализацией по статьям расходов и убедиться, что конечное сальдо в разрезе КОСГУ равно нулю.