← На главную

При переходе на новые конфигурации 1С (такие как 1С:Управление торговлей 11 или 1С:ERP) пользователи часто сталкиваются с изменением привычной методологии учета. Одной из типичных проблем является организация контроля остатков по номерам ГТД (грузовых таможенных деклараций) в разрезе конкретных складов.

Рассмотрим классическую ситуацию: компания перенесла остатки в новую базу единым документом ввода остатков или поступления. В системе образовался большой объем товаров с разными ГТД на одном виртуальном складе. При этом руководство требует жестко разделить продажи: товар по ГТД №1 должен отгружаться исключительно со Склада №1, а товар по ГТД №2 — исключительно со Склада №2. В этой статье мы подробно разберем, как устроен этот механизм в 1С, как настроить автоматический учет и как получить достоверный отчет по остаткам ГТД на складах. Для подготовки к такой миграции доступен подбор решений для переноса данных в 1С:ERP из других конфигураций.

Физический и финансовый учет товаров: почему ГТД «не видны» на складе?

Для начала проанализируем архитектуру учета в современных конфигурациях 1С. В системах линейки ERP и УТ 11 учет разделен на два независимых контура:

1. Складской (количественный) учет — ведется в разрезе физических складов и ячеек. Основным регистром здесь выступает регистр накопления ТоварыНаСкладах. В этом регистре система хранит только информацию о номенклатуре, характеристиках и физическом количестве. Данных о ГТД, странах происхождения и организациях-владельцах здесь нет.
2. Организационный (финансовый) учет — ведется в разрезе организаций и так называемых «видов запасов». Главным регистром для этого контура является регистр накопления ТоварыОрганизаций. Именно здесь хранятся сведения о номерах ГТД, странах происхождения, налогообложении и себестоимости.

По умолчанию система распределяет номера ГТД автоматически при проведении документов реализации по методу FIFO (первый пришел — первый ушел). Сама табличная часть «Виды запасов» в документах скрыта от глаз обычного пользователя, чтобы упростить операционную работу. Однако, когда возникает необходимость закрепить определенный ГТД за конкретным складом, стандартное автоматическое распределение может начать работать вразрез с требованиями бизнеса.

Решение 1. Использование документа «Перемещение товаров» для привязки ГТД

Выясним, как ведет себя система при внутреннем перемещении товаров. Это самый простой и штатный способ зафиксировать нужный ГТД за конкретной территорией отгрузки без программирования и изменения кода.

Если мы хотим, чтобы определенный ГТД списывался только со Склада №2, нам необходимо физически переместить этот товар на этот склад:

1. Создаем документ ПеремещениеТоваров. В качестве склада-отправителя указываем общий склад (где лежат все остатки с ГТД), а в качестве склада-получателя — Склад №2.
2. При проведении перемещения программа анализирует остатки организации по складу-отправителю, подбирает соответствующий «Вид запасов» с нужным номером ГТД и делает расходное движение по складу-отправителю и приходное по складу-получателю в регистре ТоварыОрганизаций.
3. В результате этой операции за Складом №2 в регистре ТоварыОрганизаций закрепляется именно тот ГТД, который физически уехал на этот склад.

Когда менеджер будет оформлять документ РеализацияТоваровУслуг со Склада №2, система при автоматическом заполнении видов запасов обратится к остаткам именно этого склада. Программа увидит, что на Складе №2 числится только перемещенный ГТД №2, и автоматически подставит его в расходные движения. Ручная корректировка видов запасов в реализации в этом случае не потребуется.

Решение 2. Ручная корректировка видов запасов в документах отгрузки

Если перемещение по какой-то причине не решило проблему автоматического подбора (например, из-за некорректной последовательности проведения документов), менеджер всегда может зафиксировать нужный ГТД вручную непосредственно в документе продажи. Для упрощения этой задачи можно использовать расширение для ручного выбора ГТД в документах отгрузки.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Откройте документ РеализацияТоваровУслуг.
2. В верхней панели документа нажмите кнопку Еще и выберите команду Открыть виды запасов.
3. В открывшейся форме установите флаг Указать виды запасов вручную, что при большом объеме документов можно реализовать через роботизацию действий пользователя в интерфейсе 1С.
4. В появившейся табличной части вы увидите строки с распределением ГТД. Дважды кликните по колонке Вид запасов или Номер ГТД и выберите из списка остатков организации именно ту партию (ГТД), которую требуется списать.
5. Нажмите ОК и проведите документ. Теперь система спишет именно выбранный вами номер ГТД, проигнорировав стандартное правило FIFO.

Решение 3. Настройка отчета по остаткам ГТД в разрезе складов

Стандартный отчет «Ведомость по товарам организаций» в базовой настройке не выводит информацию о складах в связке с ГТД, поскольку складской и финансовый учет разделены. Однако получить эти данные штатным путем вполне реально.

Для этого мы воспользуемся механизмом Универсального отчета по регистру накопления ТоварыОрганизаций. Настроим его вместе:

1. Перейдите в раздел НСИ и администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Универсальный отчет (в некоторых версиях доступен через поиск или «Функции для технического специалиста»).
2. В шапке отчета выберите тип объекта: Регистр накопления. Название регистра: Товары организаций. Таблица: Остатки и обороты (или просто Остатки, если обороты за период не требуются).
3. Нажмите кнопку Настройки... в верхней части отчета и перейдите в Расширенный режим настройки.
4. Перейдите на вкладку Структура. Нам нужно настроить иерархию группировок. Удалите стандартные группировки и добавьте новые в следующем порядке:
   • Организация
   • АналитикаУчетаНоменклатуры.Склад (обратите внимание, что Склад доступен «через точку» из аналитики учета номенклатуры)
   • АналитикаУчетаНоменклатуры.Номенклатура
   • НомерГТД (или ВидЗапасов.Номер ГТД)
5. Перейдите на вкладку Поля и сортировки и оставьте для вывода только необходимые колонки: Номенклатура, Номер ГТД, Количество (Конечный остаток).
6. Нажмите кнопку Закрыть и сформировать.

В результате вы получите детальный, работающий на лету отчет, который покажет, какие именно номера ГТД и в каком количестве закреплены за каждым физическим складом вашей компании.

Решение 4. Жесткий контроль через серии номенклатуры (Лучшая практика)

Если бизнес требует абсолютного контроля, при котором кладовщик на складе или менеджер в офисе физически не могут ошибиться и выбрать не тот ГТД, стандартного механизма «видов запасов» будет недостаточно. В этом случае идеальным решением является интеграция номеров ГТД в механизм серийного учета.

Рассмотрим, как настроить такую схему:

1. В настройках параметров учета (раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Номенклатура — Разрезы учета) активируйте флаг Серии номенклатуры.
2. В справочнике Виды номенклатуры для целевой группы товаров установите флаг Использовать серии.
3. Настройте политику учета серий. Выберите тип политики Управление остатками серий. При этой политике программа начинает вести жесткий количественный учет каждой серии на каждом конкретном складе. Без указания серии документы движения просто не проведутся.
4. В настройках состава серии укажите, что серия идентифицирует Партию товаров, а в качестве номера серии будет выступать Номер ГТД. При необходимости можно также добавить страну происхождения.
5. Как это работает на практике: При поступлении товаров вы будете обязаны заполнить серии (номера ГТД). При перемещении на Склад №2 вы физически выберете серию с ГТД №2. При попытке продать со Склада №2 товар с ГТД №1 программа выдаст ошибку проведения, так как на этом складе по регистру ТоварыНаСкладах (в разрезе серий) числится только ГТД №2.

Использование серий полностью решает проблему пересортицы ГТД между складами и делает складской учет прозрачным, связывая физическое наличие товара с юридическими номерами таможенных деклараций. Для анализа складских остатков при такой схеме учёта подойдёт внешний отчет по остаткам и доступности товаров с детализацией по сериям.

Важные нюансы при переходе на новые релизы (УТ 11.5 и ERP 2.5)

Если вы планируете обновление конфигурации или уже работаете в актуальных версиях, обратите внимание на следующие важные изменения в логике работы систем: для технического обслуживания системы можно использовать инструмент для тихого обновления и архивирования баз 1С.

• Регистр «Распределение запасов»: Начиная с версии 11.5, разработчики 1С переработали логику свободных остатков. Теперь свободные остатки для подбора и проведения документов берутся не из стандартных регистров накопления, а из регистра сведений РаспределениеЗапасов. Из-за этого при некорректных движениях прошлых периодов или после свертки базы пользователи часто сталкиваются с ошибками проведения («Недостаточно товара организации...»).
• Как исправлять ошибки видов запасов: В процедуру Закрытия месяца встроен специальный автоматический помощник по исправлению ошибок в видах запасов. Он автоматически перераспределяет ГТД и исправляет «минусы» по организациям, возникшие в течение месяца. Если ошибки остаются, рекомендуется воспользоваться регламентной обработкой Исправление ошибок в регистре Распределение запасов через функции для технического специалиста.

Резюмируя, отметим, что для базового учета достаточно использовать документы перемещения — они корректно передают информацию о ГТД между складами в финансовом контуре. Если же требуется исключить человеческий фактор и вести строгий складской учет в разрезе деклараций — внедряйте политику управления остатками серий. Для оперативного контроля остатков всегда используйте Универсальный отчет по регистру ТоварыОрганизаций.