При увольнении сотрудника, который отгулял отпуск авансом, бухгалтеры часто сталкиваются с технической проблемой в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Суть проблемы заключается в том, что стандартная процедура удержания за неотработанные дни отпуска часто регистрируется в системе как отрицательное начисление (сторно). При формировании Расчета по страховым взносам (РСВ) это приводит к появлению отрицательных значений в базе для исчисления взносов, что категорически не приемлет форматно-логический контроль ФНС. Давайте разберем по шагам, почему это происходит и как правильно отразить операцию, чтобы отчет был принят налоговой инспекцией.
Проанализируем ситуацию: с точки зрения налогового законодательства и алгоритмов проверки ФНС, «отрицательного дохода» не существует. Человек не может работать за отрицательную зарплату. Если сумма удержания за отпуск превышает сумму начислений в месяце увольнения (оклад, премии, компенсации), то итоговая сумма выплат за месяц становится отрицательной. Согласно контрольным соотношениям ФНС, в Разделе 3 РСВ по строкам выплат и базы не допускается наличие знака «минус».
Программа 1С:ЗУП 3.1 заполняет отчет по фактическим начислениям (as is). Если в регистры попало «красное» сторно, оно перекочует в отчет, вызвав ошибку при выгрузке. Рассмотрим основные способы решения этой коллизии.
Выясним причину, по которой программа формирует именно отрицательное начисление. В настройках состава начислений и удержаний предусмотрено два варианта трактовки возврата отпускных. Перейдем в меню Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний — вкладка Удержания при увольнении.
Если вы решили изменить подход, необходимо выбрать второй вариант, пересчитать документ Увольнение, и тогда проблема с отрицательными суммами в РСВ исчезнет сама собой. Однако помните: в этом случае компания не получит возврат взносов из бюджета.
Разберем ситуацию, когда бухгалтер не хочет менять настройки и желает вернуть взносы, но отрицательная сумма блокирует сдачу отчета. Если удержание произошло, например, в августе, а в июле у сотрудника были достаточные начисления, можно прибегнуть к «переброске» сумм внутри квартала.
Проанализируем алгоритм действий в Разделе 3:
Важно: Такой метод допустим только в том случае, если общая сумма начислений за квартал по сотруднику остается неизменной и положительной. Если же отпуск был в одном квартале, а увольнение в другом, «схлопнуть» суммы без подачи уточненного расчета за прошлый период не получится.
Рассмотрим более технологичный способ, предусмотренный разработчиками 1С. В программе существует специальный объект ПерерасчетСтраховыхВзносов. Его стоит использовать, если сторнирование произошло в текущем периоде, но относится к прошлым периодам (даже прошлых лет). Для автоматизации этой операции пригодится обработка для автоматического пересчета страховых взносов за период.
Посмотрим на последовательность шагов:
Перерасчет страховых взносов (раздел Налоги и взносы).Сведения о доходах регистрируем уменьшение дохода по соответствующему виду (например, Отпуск основной), привязывая его к месяцу, когда отпуск был фактически начислен.Исчисленные взносы рассчитываем суммы взносов к возврату (с минусом).После проведения этого документа данные в РСВ за прошлый период потребуют уточнения, либо (в зависимости от настроек) попадут в текущий расчет корректно, распределившись по правилам ФНС.
Проанализируем ситуацию с подоходным налогом. При сторнировании отпускных возникает излишне удержанный НДФЛ. Согласно ст. 231 НК РФ, вы должны уведомить об этом сотрудника. В 6-НДФЛ такие операции отражаются по дате фактической выплаты (или в данном случае — корректировки). Если вы правите РСВ вручную, следите за тем, чтобы база по взносам и база по НДФЛ не имели критических расхождений, которые вызовут автоматическое требование пояснений от инспектора. В идеале Раздел 1 формы 6-НДФЛ должен коррелировать с вашими итоговыми начислениями в РСВ. Для решения сопутствующих проблем с удержанным налогом и отрицательным доходом можно использовать инструмент для свертки отрицательного дохода и коррекции 6-НДФЛ.
Не забудем про юридическую сторону вопроса. Согласно ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов. Это означает, что если долг сотрудника за отпуск велик, вы не можете удержать всё сразу «в минус» из его последней зарплаты без его письменного согласия.
Рассмотрим пример:
// Пример логики расчета ограничения 20% (условно)
СуммаКВыплатеНаРуки = 50000;
МаксимальноеУдержание = СуммаКВыплатеНаРуки * 0.20; // 10 000 руб.
Если СуммаДолгаЗаОтпуск > МаксимальноеУдержание Тогда
// Удерживаем только 10 000, остальное — либо через кассу добровольно,
// либо прощаем, так как в суде взыскать крайне сложно.
КонецЕсли;
Если сотрудник добровольно вносит деньги в кассу для погашения долга за отпуск, в программе 1С:ЗУП это оформляется документом Приходный кассовый ордер или Возврат сотрудником задолженности. В этом случае начисления в системе не сторнируются «красным», и проблема с РСВ не возникает вовсе.
Подводя итог, можно сказать, что выбор метода зависит от вашей учетной политики. Если суммы небольшие, проще всего изменить настройку на «Удержание» и не возиться с корректировками отчетов. Если же суммы существенны и вы хотите вернуть страховые взносы, приготовьтесь к ручному «схлопыванию» строк в Разделе 3 РСВ или к подаче уточняющих расчетов за прошлые периоды.