← На главную

Приветствуем вас, уважаемые коллеги! В процессе ведения зарплатного и налогового учета в программах 1С бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда доходы, начисленные в одном и том же месяце, распределяются в отчетности по разным налоговым периодам. Классический пример из практики — совместное отражение заработной платы (код дохода 2000) и иных выплат, например, сверхнормативных суточных или единовременных премий (исторически отражавшихся под кодом 4800).

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такое расхождение, как на это смотрело законодательство раньше (в эпоху использования конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 1.3 и формы 2-НДФЛ), какие кардинальные изменения произошли в учете НДФЛ сегодня и как правильно настроить современную программу 1С, чтобы раз и навсегда избавиться от ручных корректировок в отчетности.

1. Суть проблемы: почему программа разделяет доходы по месяцам

Рассмотрим классическую ситуацию. Бухгалтер в августе начисляет сотруднику заработную плату и сумму сверхнормативных суточных (командировочных расходов сверх установленного законом лимита). Обе суммы начислены августовскими документами. Налог исчислен и уплачен в бюджет в один день при выплате денег.

Однако при формировании отчетности по НДФЛ бухгалтер обнаруживает следующую картину:

1. Доход по коду 2000 (оплата труда) относится к августу.
2. Доход по коду 4800 (прочие доходы) попадает в сентябрь (месяц фактической выплаты).

Бухгалтер заявляет о «нестыковке» с уплатой налога и начинает вручную переносить суммы в отчете, пытаясь подогнать аналитику под свои представления о правильности. Выясним, почему ручные правки в данном случае — это грубейшая ошибка, и как логика программы соотносится с требованиями Налогового кодекса РФ.

2. Налоговая логика: статьи 223 и 226 НК РФ

Проанализируем ситуацию с точки зрения первоисточника — Налогового кодекса РФ. Логика программы 1С строится строго на положениях налогового законодательства, регламентирующих дату фактического получения дохода.

В период активного использования старых конфигураций (таких как УПП 1.3 или ЗУП 2.5) действовали следующие правила:

• Для оплаты труда (код 2000): Датой фактического получения дохода признавался последний день месяца, за который этот доход был начислен (согласно действовавшему на тот момент п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому зарплата за август всегда признавалась доходом августа, независимо от того, в каком месяце (в сентябре или даже октябре) она была выплачена физически.
• Для иных доходов (код 4800): К этой категории относились суточные сверх нормы, материальная помощь, подарки и прочие выплаты. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой получения таких доходов признавался день их фактической выплаты (перечисления на счет сотрудника или выдачи из кассы). Если выплата происходила в сентябре, то и доход в целях НДФЛ признавался строго сентябрьским.

Таким образом, программа 1С вела себя абсолютно корректно. Разделение доходов по месяцам в справке о доходах — это не ошибка алгоритма, а прямое следствие выполнения требований Налогового кодекса.

Что касается «нестыковки» с уплатой налога, о которой заявлял бухгалтер на форуме: удержание налога происходит непосредственно при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечисление удержанного налога производится не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). То, что налог за оба вида доходов уплачивается одновременно в сентябре, никак не противоречит тому, что сами доходы относятся к разным налоговым периодам в отчетности. Попытки перенести доход по коду 4800 в август вручную приводили к искажению отчетности перед ФНС.

3. Глобальные изменения в учете НДФЛ с 2023 года

Для того чтобы успешно вести учет сегодня, необходимо понимать, что правила расчета НДФЛ претерпели революционные изменения. Если вы до сих пор пытаетесь применять старую логику «месяца начисления» к заработной плате, вы неизбежно столкнетесь с ошибками.

С 1 января 2023 года норма, устанавливающая дату получения дохода в виде оплаты труда последним днем месяца, полностью отменена.

Теперь для абсолютно всех денежных доходов (включая оклад по коду 2000, премии, материальную помощь и т.д.) дата фактического получения дохода определяется по единому правилу — это день фактической выплаты денег сотруднику (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это значит, что если зарплата за август выплачена 10 сентября, то в целях НДФЛ она признается доходом сентября. Таким образом, прежнего концептуального разрыва между кодами 2000 и 4800 из-за разных правил определения даты выплаты больше не существует.

4. Специальные правила для сверхнормативных суточных (код 2015)

В исходном обсуждении на форуме речь шла о суточных сверх нормы. Бухгалтер пытался отнести их к коду 4800 или 2510. Современное законодательство требует иного подхода:

1. Для сверхнормативных суточных законодательно утвержден специальный код дохода — 2015. Использовать обобщенный код 4800 для этих целей теперь запрещено. За указание недостоверных кодов доходов налогоплательщику грозит штраф по ст. 126.1 НК РФ.
2. Датой фактического получения дохода для сверхнормативных суточных признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Обратите внимание! Физическая выплата денег (которая чаще всего происходит авансом перед командировкой) не имеет никакого значения для определения даты дохода по коду 2015. Доход признается строго в последний день месяца утверждения авансового отчета. И здесь снова возникает временной разрыв между исчислением и удержанием налога:

• На последний день месяца утверждения отчета доход фиксируется, и с него исчисляется НДФЛ.
• Удерживается этот исчисленный налог при ближайшей выплате реальных денежных средств (например, при выплате зарплаты за текущий месяц в следующем месяце).

5. Как настроить учет сверхнормативных суточных в современных решениях 1С

В современных конфигурациях, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 или 1С:ERP, больше нет необходимости использовать «обходные» пути или перепроводить документы вручную. Система автоматизирует весь процесс от момента регистрации авансового отчета до отражения сумм в расчете 6-НДФЛ (который заменил прежнюю форму 2-НДФЛ).

Рассмотрим пошагово, как правильно настроить и отразить сверхнормативные суточные в программе:

Шаг 1. Настройка вида начисления

Прежде всего, убедимся, что в программе создано правильное начисление для отражения сверхнормативных суточных. Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Настройки — Начисления и создадим новое начисление.
2. На вкладке Основное укажем назначение начисления: Доход в натуральной форме. Это крайне важно, так как физически суточные сотруднику уже выданы (как аванс на командировку), и повторно выплачивать эту сумму в межрасчетный период или с зарплатой не нужно.
3. В поле Начисление выполняется установим значение: По отдельному документу (будет использоваться документ «Доход в натуральной форме»).
4. Перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет. В разделе НДФЛ установим переключатель в положение Облагается и укажем код дохода 2015.
5. Категория дохода для этого кода автоматически определится как Натуральный доход (это обеспечит правильное исчисление налога на последний день месяца).
6. В разделе Страховые взносы укажем вид дохода: Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами (поскольку сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами в общем порядке).
7. Сохраним начисление.

Шаг 2. Регистрация дохода в программе

Для фиксации факта получения дохода сотрудником используется специальный документ. Рассмотрим порядок его заполнения:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Доходы в натуральной форме и создадим новый документ.
2. В поле Дата укажем последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке. Например, если авансовый отчет утвержден 15 августа, дата документа должна быть 31.08.2024.
3. В поле Вид дохода выберем созданное нами начисление для сверхнормативных суточных.
4. В табличной части выберем сотрудника и укажем сумму превышения (разницу между фактически выплаченными суточными и не облагаемым лимитом в 700 рублей по РФ или 2500 рублей при загранкомандировках).
5. Программа автоматически рассчитает сумму НДФЛ с этого дохода на дату документа (последний день месяца). Нажмите Провести и закрыть.

Шаг 3. Удержание НДФЛ при выплате зарплаты

Поскольку доход был зарегистрирован как «натуральный», реальной выплаты денег по этому документу не происходит. Налог только исчислен. Проанализируем, как происходит удержание налога:

1. При последующем расчете заработной платы за август (документом Начисление зарплаты и взносов) программа учтет ранее исчисленный налог со сверхнормативных суточных.
2. При выплате зарплаты за август (например, 10 сентября) в ведомости на выплату (в банк или кассу) автоматически зафиксируется удержание НДФЛ как с самой заработной платы, так и со сверхнормативных суточных.
3. В отчетности 6-НДФЛ (включая Справку о доходах — Приложение 1) сумма дохода по коду 2015 отразится в августе (по дате утверждения авансового отчета), а удержанный с нее налог попадет в период фактической выплаты зарплаты (в сентябрь). Это абсолютно законно и отвечает всем контрольным соотношениям ФНС.

6. Полезные советы для самопроверки

Для того чтобы убедиться в правильности отражения операций в учете и избежать ошибок при сдаче годовой отчетности, рекомендуем регулярно выполнять следующие действия:

• Используйте отчет Анализ НДФЛ по месяцам (раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам). Он позволяет наглядно увидеть распределение исчисленного и удержанного налога в разрезе дат получения дохода.
• Ни в коем случае не корректируйте суммы НДФЛ и доходов вручную в документах выплаты или непосредственно в налоговой отчетности. Если вы видите расхождения, проверьте хронологию проведения документов. Помните, что любое ручное вмешательство «ломает» внутренние регистры накопления 1С, что приведет к еще большим проблемам в следующих периодах.
• Если вы обнаружили ошибку в закрытом периоде, воспользуйтесь документом Перерасчет НДФЛ, который позволяет скорректировать налоговую базу текущим периодом без необходимости открывать и перепроводить прошлые месяцы.

Совместная работа бухгалтера и современных алгоритмов 1С позволяет вести учет легко и без ошибок. Следуйте требованиям Налогового кодекса, доверяйте автоматическим механизмам программы, и сдача отчетности по НДФЛ перестанет быть источником стресса!