← На главную

При подготовке регламентированной отчетности 6-НДФЛ бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда документ начисления проведен в конце отчетного периода (например, 31 марта), однако суммы начисленного дохода и исчисленного налога не попадают в строки 020 и 040 Раздела 1 за этот же период. Разберем детально механизм формирования показателей формы 6-НДФЛ в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5, выясним причину такого поведения конфигурации и определим порядок действий для корректного учета.

Анализ механизма заполнения Раздела 1 в 1С:ЗУП 2.5

Рассмотрим, по какому принципу алгоритмы программы отбирают данные для строк 020 («Сумма начисленного дохода») и 040 («Сумма исчисленного налога») Раздела 1 расчета 6-НДФЛ. В конфигурации данные собираются на основании записей регистров накопления НДФЛ расчеты с бюджетом и НДФЛ сведения о доходах.

Главная особенность учета НДФЛ заключается в том, что отбор сумм в отчетный период производится строго по дате фактического получения дохода, а не по месяцу начисления и не по дате проведения расчетного документа. Если в первичном документе (например, Регистрация разовых начислений работников организаций) дата начисления указана как 31.03.2016, а дата получения дохода установлена 08.04.2016, то для целей налогового учета этот доход относится ко второму кварталу (полугодию), а не к первому.

Влияние кода дохода 4800 на дату получения дохода

Проанализируем налоговую классификацию выплаты. Дата фактического получения дохода определяется нормами Налогового кодекса РФ и зависит от присвоенного дохода кода:

1. Оплата труда (код дохода 2000): Датой получения дохода признается последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому зарплата за март всегда относится к первому кварталу, даже если фактически выплачивается в апреле.
2. Прочие доходы (код дохода 4800), больничные и отпускные: Датой фактического получения дохода считается день непосредственной выплаты (перечисления денежных средств на счета сотрудников или выдачи из кассы).

Если премия начисляется с кодом 4800, программа жестко связывает дату дохода с предполагаемой или фактической датой выплаты (в рассматриваемом примере — 08.04.2016). Соответственно, заполняя отчет за 1-й квартал, алгоритм 1С отсекает эту операцию, так как дата получения дохода относится к апрелю, то есть ко второму кварталу. Вся сумма начисленной премии и относящийся к ней исчисленный НДФЛ в полном соответствии с алгоритмами попадут в Раздел 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие.

Особенности настройки учетной политики: исчисленный налог равен удержанному

Посмотрим на поведение программы при установленном флаге «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный» в настройках параметров учета. Этот упрощенный режим накладывает ряд существенных ограничений:

1. При проведении расчетного документа программа единовременно фиксирует и исчисление, и удержание налога одной датой.
2. Дата исчисления налога автоматически подгоняется под дату предполагаемой выплаты (удержания), указанную в документе.
3. Возникает жесткая зависимость: налог удерживается в момент межрасчетного начисления той датой получения дохода, которая выбрана пользователем в шапке документа.

Таким образом, разорвать дату начисления (31 марта) и дату удержания (8 апреля) внутри регистра накопления при таком режиме невозможно. Налог исчисляется и удерживается датой 08.04.2016, что исключает попадание сумм в первый квартал.

Варианты исправления и отражения квартальной премии

Разберем по шагам, какие действия необходимо предпринять в зависимости от внутренней учетной политики предприятия и характера начисленной премии:

Вариант 1. Премия является производственной и относится к оплате труда

Если начисленная квартальная премия входит в установленную систему оплаты труда по трудовому договору или локальным нормативным актам за производственные результаты, ее доход может квалифицироваться как оплата труда:

1. Откроем документ начисления премии.
2. Проверим вид расчета: для производственной премии целесообразно использовать вид дохода, привязанный к оплате труда (код 2000, а после введения специализированных кодов — код 2002).
3. Установим реквизит «Дата получения дохода» в значение 31.03.2016 (последний день расчетного месяца).
4. Пересчитаем и проведем документ. В результате сумма премии отразится в строке 020, а исчисленный налог — в строке 040 Раздела 1 за 1 квартал. Удержание налога при фактической выплате 8 апреля будет отражено во втором квартале в Разделе 2.

Вариант 2. Премия относится к категории прочих доходов (код 4800)

Если премия носит непроизводственный характер либо бухгалтерия осознанно использует код 4800, поведение типовой конфигурации является полностью корректным. Действуем следующим образом:

1. Оставляем дату получения дохода 08.04.2016 без ручных правок.
2. Формируем расчет 6-НДФЛ за 1 квартал без включения данных сумм в строки 020 и 040.
3. При автозаполнении расчета 6-НДФЛ за полугодие контролируем, чтобы сумма премии отразилась в Разделе 1 (в строках 020 и 040), а факт удержания и перечисления — в соответствующих строках Раздела 2.

Какими отчетами проверить корректность заполнения 6-НДФЛ

Выясним, какие стандартные отчеты позволяют выявить расхождения между данными бухгалтерского свода и регламентированной формой 6-НДФЛ:

1. Регистр налогового учета по НДФЛ: Позволяет детально по каждому сотруднику проанализировать сформированные даты получения дохода, даты удержания налога и сроки его перечисления. Это основной инструмент для поиска расхождений между расчетным периодом и датой для налогового учета.
2. Отчет «Анализ начисленных налогов и взносов» (вариант «НДФЛ»): Помогает сопоставить начисленные доходы и исчисленный налог по месяцам налогового периода с группировкой по кодам доходов.
3. Универсальный отчет по регистрам: Настроим отчет по регистру накопления НДФЛ расчеты с бюджетом с выводом группировок по регистраторам, кодам доходов и полю «Дата получения дохода». Это позволяет мгновенно обнаружить межрасчетные документы марта, дата дохода по которым перешла на следующий квартал.