Как в 1С:Бухгалтерия 3.0 увидеть основные средства, переданные в аренду по конкретному договору

← На главную

При ведении учета аренды в программе «1С:Бухгалтерия 3.0» бухгалтеры часто сталкиваются с методологической особенностью: в документе Передача ОС в аренду поле для выбора договора с контрагентом присутствует, однако в стандартной оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счету 03.03 (Запасные части) или 01.01 аналитика по договорам отсутствует. Это создает сложности, когда объектов аренды становится много и требуется оперативный контроль за имуществом в разрезе конкретных соглашений.

Разберем подробно, почему так происходит, и проанализируем все доступные способы решения этой задачи: от стандартных встроенных инструментов до небольших технических доработок.

Почему договора нет в проводках (анализ архитектуры решения)

Выясним причину, по которой договор присутствует в документе, но не попадает в субконто счета 03.03. В типовой конфигурации 1С разделяет учет самого имущества и учет расчетов по аренде:

Учет имущества: Основное средство учитывается как объект инвентарного учета. Для программы важно, где оно находится физически и кто является ответственным лицом или контрагентом-держателем.
Взаиморасчеты: Начисление арендных платежей ведется на счетах 62.01 или 76.05, где аналитика по договорам является обязательной и типовой.

Договор в документе Передача ОС в аренду нужен в первую очередь для корректного формирования печатных форм (например, Акта о передаче ОС). Поскольку на счете 03.03 по умолчанию настроено только два субконто (Основные средства и Контрагенты), информация о договоре в бухгалтерский регистр просто не записывается. Рассмотрим, как это можно обойти.

Решение 1: Использование «Универсального отчета»

Это самый быстрый способ получить нужные данные без привлечения программиста и внесения изменений в план счетов. Рассмотрим по шагам, как настроить этот инструмент:

Перейдем в раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет.
В шапке отчета выберем тип данных Документ, а в качестве объекта — Передача ОС в аренду. Выберем период, за который нам нужно увидеть данные.
Нажмем кнопку Настройки.
На вкладке Группировки добавим поля: Контрагент, Договор и Ссылка (сам документ).
На вкладке Поля и сортировки найдем табличную часть Основные средства и выберем поле Основное средство.

Проанализируем результат: такой отчет выведет список всех документов передачи, в которых указан конкретный договор, и перечислит объекты ОС, которые были переданы этим документом. Это позволяет видеть связку «ОС — Договор — Контрагент» напрямую из первичных документов.

Решение 2: Использование «Дополнительных сведений»

Если нам необходимо видеть договор в стандартных отчетах по ОС (например, в Ведомости амортизации), можно воспользоваться механизмом дополнительных сведений. Разберем этот алгоритм:

Создадим дополнительное сведение для справочника Основные средства с наименованием «Договор аренды» и типом значения «Договор контрагента». После этого при передаче ОС в аренду мы сможем вручную (или с помощью простой обработки) заполнить это поле в карточке ОС. В любом типовом отчете через Настройки — Дополнительные поля можно будет вывести это значение. Это особенно удобно, если у вас более 100 объектов аренды.

Решение 3: Анализ через регистры сведений

В «1С:Бухгалтерия 3.0» при проведении документа передачи записи делаются не только в бухгалтерский регистр, но и в специализированные регистры сведений. Посмотрим на регистр Местонахождение ОС (бухгалтерский учет). В нем фиксируется текущий контрагент и подразделение. Хотя поле «Договор» там по умолчанию может отсутствовать, этот регистр является основным источником для формирования инвентарных книг. Если ваша конфигурация доработана под ФСБУ 25/2018, информацию о договоре и условиях передачи можно найти в регистре сведений Параметры графиков аренды или через специализированные отчеты раздела «Аренда».

Решение 4: Техническая доработка (для программистов)

Если бухгалтерии принципиально видеть договор именно в ОСВ на счете 03.03, потребуется внесение изменений в систему. Рассмотрим, что именно нужно сделать:

Изменение плана счетов: В пользовательском режиме или конфигураторе на счет 03.03 добавляется третье субконто Договоры.
Доработка проведения: Как справедливо отмечено в обсуждении, просто добавить субконто недостаточно. Типовая процедура проведения документа Передача ОС в аренду «не знает» о новом субконто.

Пример кода, который может быть использован в расширении для заполнения субконто:


// В обработчике проведения документа ПередачаОСвАренду
Для Каждого СтрокаОС Из Объект.ОсновныеСредства Цикл
    Движение = Движения.Хозрасчетный.Добавить();
    Движение.СчетДт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.ОС_СданныеВАренду; // 03.03
    Движение.СубконтоДт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.ОсновныеСредства] = СтрокаОС.ОсновноеСредство;
    Движение.СубконтоДт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Контрагенты] = Объект.Контрагент;
    // Наше новое субконто
    Движение.СубконтоДт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Договоры] = Объект.ДоговорКонтрагента;
    // ... остальные параметры проводки ...
КонецЦикла;

Важные риски при изменении плана счетов

Внимание! Прежде чем добавлять субконто Договоры на счет 03.03, необходимо учитывать следующие риски:

Налог на имущество: Типовые алгоритмы заполнения декларации по налогу на имущество могут некорректно обрабатывать счета с измененной аналитикой.
Закрытие месяца: Автоматизированные операции по амортизации могут не «подхватывать» аналитику по договорам, из-за чего на счете 03.03 могут возникнуть «пустые» остатки по субконто Договоры при начислении износа (если амортизация относится на этот же счет).
Обновления: При каждом обновлении конфигурации необходимо проверять корректность работы доработанного механизма проведения.

Проанализировав ситуацию, мы рекомендуем в первую очередь использовать Универсальный отчет или Дополнительные сведения. Эти методы не снимают конфигурацию с поддержки и полностью решают задачу контроля за переданными в аренду основными средствами в разрезе договоров.