При масштабировании бизнеса часто возникает ситуация, когда один из магазинов, ранее работавший как подразделение внутри одной организации, необходимо выделить в отдельное юридическое лицо с собственной информационной базой. В конфигурации 1С:Управление торговлей 10.3 (УТ 10.3) эта задача осложняется тем, что подразделения и организации — это разные справочники, а документы часто содержат перекрестные ссылки. Рассмотрим подробно, как осуществить такой переход, сохранив целостность данных и остатков.
Разберем ситуацию, с которой сталкиваются многие технические специалисты. При попытке выгрузить документы (Поступления, Реализации, Перемещения) по конкретному подразделению через стандартный обмен данными (XML), в новую базу неизбежно «подтягиваются» лишние данные. Это происходит из-за механизма объектных ссылок: документ перемещения между подразделениями жестко связан с обоими подразделениями. Если вы переносите только «Магазин 2», но в документе фигурирует «Магазин 1», система будет вынуждена создать объект «Магазин 1» в приемнике, что приведет к замусориванию базы.
Более того, если между подразделениями были интенсивные перемещения товаров, простое копирование документов приведет к искажению партионного учета. В новой базе, где нет истории закупок основного подразделения, товар в «Магазине 2» может оприходоваться «из ниоткуда», что создаст отрицательные остатки и ошибки при списании партий. Поэтому наиболее правильным подходом является перенос справочной информации и ввод входящих остатков.
Проанализируем самый надежный алгоритм, который позволяет получить «чистую» базу без накопленных ошибок прошлых периодов. Сформируем последовательность действий:
Организации, который будет соответствовать нашему бывшему подразделению. Заполняем все необходимые реквизиты: ИНН, КПП, банковские счета, так как в исходной базе у подразделения этих данных могло не быть.Номенклатура, Склады, Контрагенты, ТипыЦенНоменклатуры. Важно помнить, что в УТ 10.3 штрихкоды и цены хранятся отдельно.Штрихкоды, а цены — в регистре ЦеныНоменклатуры. Для их переноса необходимо либо использовать «1С:Конвертация данных», либо выгрузить документы УстановкаЦенНоменклатуры за актуальный период.ОприходованиеТоваров. С помощью обработки «Загрузка данных из табличного документа» заполняем табличную часть. В качестве цены оприходования лучше использовать себестоимость из старой базы или актуальные закупочные цены.Если документов относительно немного, а история взаиморасчетов с контрагентами критически важна, рассмотрим альтернативный вариант — метод удаления лишнего. Посмотрим на этот процесс пошагово:
Групповая обработка справочников и документов. С ее помощью помечаем на удаление все документы, которые НЕ относятся к нашему подразделению (складу).Поиск и замена значений. Выбираем старую организацию в качестве «Что заменять» и новую — в качестве «На что заменять».Важно: При таком подходе документы ПеремещениеТоваров, где склад-отправитель не принадлежит новой организации, нужно будет переделать в ОприходованиеТоваров, иначе вы получите «зависшие» отрицательные остатки по несуществующим складам.
Для программистов 1С наиболее профессиональным способом будет написание правил обмена. Разберем, какие настройки правил позволят автоматизировать трансформацию подразделения в организацию:
В правилах выгрузки данных (ПВД) для документов необходимо прописать обработчик события ПередВыгрузкой. Проанализируем пример логики кода:
// Пример логики фильтрации и подмены в правилах конвертации
Если Объект.Подразделение <> Параметры.НужноеПодразделение Тогда
Отказ = Истина;
Иначе
// Подменяем организацию источника на организацию приемника
СтандартнаяОбработка = Ложь;
Значение = Справочники.Организации.НайтиПоРеквизиту("ИНН", "1234567890");
КонецЕсли;
В правилах конвертации свойств (ПКС) для реквизита Организация следует указать сопоставление, где источником будет Подразделение (из базы УТ 10.3), а приемником — Организация (в новую базу). Это позволит системе при переносе любого документа автоматически подставлять созданное юрлицо вместо старой структуры.
Рассмотрим подробнее, что еще нужно не забыть при разделении баз, чтобы работа пользователей в новой УТ 10.3 началась без сбоев:
Контактная информация: В УТ 10.3 адреса и телефоны хранятся в регистре сведений КонтактнаяИнформация. При обычном переносе справочника Контрагенты поля адресов окажутся пустыми. Убедитесь, что вы включили этот регистр в план выгрузки, настроив связь по владельцу (объекту).
Учетная политика: В новой базе после создания организации обязательно нужно создать запись в регистре сведений Учетная политика. Выясним причину: без этой записи система не будет знать, как вести партионный учет (по ФИФО или «по средней») и какую систему налогообложения применять. Без настроенной политики документы просто не будут проводиться.
Префиксы номеров документов: Чтобы избежать путаницы и дублирования номеров (особенно если в будущем планируется консолидация данных в УТ 11 или 1С:ERP), установите в настройках новой организации уникальный префикс (например, "М2"). Это позволит сразу идентифицировать документы, созданные уже в новой базе.
Мы проанализировали ситуацию и выяснили, что наиболее стабильным методом переноса подразделения в отдельную организацию является комбинированный подход: перенос справочников через XML и ввод остатков на начало периода. Если же стоит задача сохранить всю историю, то метод очистки копии с заменой ссылок через обработку Поиск и замена значений будет более предпочтительным, хотя и потребует тщательной ручной проверки складских движений.