← На главную

При ведении кадрового учета и расчета заработной платы в программах семейства «1С:Предприятие» одной из самых распространенных и в то же время проблемных ситуаций является оформление кадрового перевода сотрудника из одного подразделения в другое в середине расчетного месяца. Бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с тем, что после проведения документа Кадровое перемещение автоматическое заполнение документа Табель учета рабочего времени начинает вести себя непредсказуемо.

Например, при заполнении табеля по первому (старому) подразделению программа проставляет сотруднику явки за весь месяц. При попытке заполнить табель по второму (новому) подразделению происходит то же самое — система считает, что сотрудник отработал полный месяц и там. В результате возникает «двоение» отработанного времени, а при попытке провести такие документы система выдает критические ошибки блокировки периодов. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная проблема в конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 1.3» (УПП), сравним её поведение с современной «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП) и найдем оптимальные пути решения для каждого случая.

Почему возникает проблема с табелем в 1С:УПП 1.3 и 1С:ЗУП 2.5?

Для того чтобы понять суть проблемы, проанализируем внутреннюю архитектуру учета рабочего времени в решениях старого поколения (УПП 1.3 и аналогичной ей по зарплатному движку ЗУП 2.5). В этих конфигурациях механизмы расчета заработной платы и учета рабочего времени тесно связаны с регистрами расчета и регистрами сведений кадровой истории.

Когда мы проводим документ Кадровое перемещение, программа делает записи в регистры, фиксируя, что с определенной даты (например, с 10-го числа месяца) у сотрудника изменилось измерение Подразделение или Должность. Однако сам документ Табель учета рабочего времени в УПП 1.3 спроектирован с определенными ограничениями:

1. Ограничение по аналитике подразделений в шапке документа: Если в шапке документа Табель выбрано конкретное подразделение, алгоритм заполнения ищет сотрудников, принадлежащих этому подразделению. Если сотрудник был перемещен в середине месяца, то для программы он числится и в первом подразделении (до 10-го числа), и во втором (с 10-го числа). Старый механизм автозаполнения часто не умеет корректно делить строку сотрудника на периоды «до» и «после» внутри одного документа, созданного с отбором по конкретному отделу. В итоге программа просто заполняет весь месяц по текущему или предыдущему состоянию.
2. Контроль пересечения периодов времени: Если бухгалтер пытается решить проблему «в лоб» — создает документ по подразделению №1, вручную удаляет дни после 10-го числа, а затем создает документ по подразделению №2 и оставляет там дни только с 10-го числа — программа выдаст ошибку проведения. При проведении второго табеля система выполняет проверку по регистру расчета и сообщает: «Для следующих сотрудников время заполнено не по всем дням...» или указывает на пересечение периодов. Это происходит потому, что для корректного расчета зарплаты программа требует непрерывного и непротиворечивого закрытия баланса рабочего времени по сотруднику за весь месяц в рамках одного общего регистра.

Выяснив причину такого поведения системы, рассмотрим практические варианты решения этой проблемы в 1С:УПП 1.3.

---

Варианты решения проблемы в 1С:УПП 1.3

Методисты фирмы «1С» и опытные пользователи выработали три основных обходных пути, которые позволяют корректно рассчитать заработную плату и получить правильные печатные формы без необходимости доработки программного кода.

Способ 1. Отказ от использования документа «Табель» (Метод отклонений)

Рассмотрим подробнее этот вариант, так как он является наиболее простым и рекомендуемым для организаций, где сотрудники работают по стандартным графикам (например, обычная пятидневка). Многие пользователи ошибочно полагают, что документ Табель является обязательным для начисления зарплаты. В 1С:УПП 1.3 это не так.

Программа прекрасно справляется с расчетом оклада по методу вытеснения на основании кадровых документов. Проанализируем, как это работает по шагам:

1. Вы оформляете документ Кадровое перемещение с 10 августа из подразделения №1 в подразделение №2.
2. Вы не создаете документ Табель учета рабочего времени на этого сотрудника.
3. При заполнении документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций программа автоматически создаст две строки по начислению оклада: первая строка — за период с 1 по 9 августа по подразделению №1, вторая строка — за период с 10 по 31 августа по подразделению №2.
4. Отработанное время для расчета начислений будет взято напрямую из графика работы сотрудника за минусом проведенных документов-отклонений (больничные, отпуска, прогулы).

Этот способ полностью исключает человеческий фактор и ошибки проведения табелей.

Способ 2. Заполнение единого Табеля без указания подразделения в шапке

Если специфика вашего учета требует обязательного ведения документа Табель (например, у сотрудников есть ночные, вечерние часы или применяется суммированный учет времени, который невозможно рассчитать просто по графику), выполните следующие действия:

1. При создании документа Табель учета рабочего времени оставьте поле Подразделение в шапке документа пустым.
2. Заполните документ по всей организации или воспользуйтесь кнопкой «Подбор», чтобы выбрать только нужных (в том числе переведенных) сотрудников.
3. При таком способе заполнения система увидит кадровое перемещение и создаст для сотрудника одну общую строку, но внутри алгоритм расчета времени распределит часы корректно, не вызывая конфликта проведения и блокировки периодов.

Способ 3. Использование отчета Т-13 вместо документа

Часто кадровой службе требуется бумажный вариант табеля по конкретному подразделению для подписи руководителем отдела. Если вы использовали Способ 1 или Способ 2, то распечатать форму Т-13 из конкретного документа по одному подразделению не получится.

В этом случае необходимо использовать специализированный отчет. Перейдите в меню: Отчеты — Кадровый учет — Табель учета рабочего времени Т-13. Этот отчет собирает данные не из проведенных документов Табель, а напрямую анализирует графики работы, кадровые перемещения и документы-отклонения в регистрах сведений. В настройках отчета установите отбор по нужному подразделению. Отчет Т-13 сформируется абсолютно корректно: он покажет сотрудника в подразделении №1 ровно до даты перевода, а в подразделении №2 — начиная с даты перевода, автоматически проставив символы «Х» в нерабочие периоды для каждого из отделов.

---

Как аналогичная задача решается в современных конфигурациях 1С:ЗУП 3.1?

В современной редакции «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» механизмы учета времени были кардинально переработаны. Программа стала более гибкой, однако и здесь существуют свои важные нюансы, которые необходимо знать бухгалтеру.

Проанализируем поведение системы ЗУП 3.1 при кадровом переводе в середине месяца:

Настройка программы для возможности разделения табелей

По умолчанию в ЗУП 3.1 может быть включена настройка, блокирующая проведение отдельных табелей по подразделениям. Чтобы иметь возможность вводить документы по каждому отделу независимо, выполните проверку настроек:

1. Перейдите в раздел Настройка — Расчет зарплаты.
2. Убедитесь, что снят флаг «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом». Если этот флаг активен, система будет требовать проведения единого документа по всей компании.

Правильное заполнение документа Табель по подразделениям в ЗУП 3.1

Как отметили практикующие специалисты в ходе обсуждения проблемы, в ЗУП 3.1 механизм автозаполнения документов реагирует на отборы следующим образом:

• Если вы создаете документ Табель и не выбираете подразделение в шапке, то по переведенному сотруднику заполнятся явки на весь месяц одной строкой по актуальному (новому) подразделению.
• Если вы создаете два отдельных документа Табель и в каждом явно указываете подразделение в шапке:
  • В табеле подразделения №1 (откуда перевели) автоматически заполнятся дни работы только до даты перевода, а оставшиеся дни месяца останутся пустыми (или будут заполнены знаками отсутствия).
  • В табеле подразделения №2 (куда перевели) автоматически заполнятся дни работы только после даты перевода.

Благодаря этому в ЗУП 3.1 документы проводятся без ошибок и корректно фиксируют время работы сотрудника на каждом рабочем месте.

Нюансы вывода печатной формы Т-13 в ЗУП 3.1

Обратите внимание на важную особенность формирования печатных форм в ЗУП 3.1. В самом документе Табель переведенный сотрудник может отображаться одной строкой. Но если вам требуется получить строго регламентированный отчет Т-13, где периоды работы разделены, выполните следующие действия:

1. Откройте отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) через раздел «Выплаты» или «Зарплата» — «Отчеты по зарплате».
2. В настройках отчета обязательно установите флажок «В разрезе подразделений».
3. Программа выведет сотрудника в отчете двумя отдельными строками: по старой должности (с отработанными часами до перевода и символами «Х» после него) и по новой должности (с символами «Х» до перевода и рабочими часами после него).

Внимание: Ошибка КОРП-версий при изменении «Рабочего места»

Если вы работаете в версии 1С:ЗУП КОРП, помните о зарегистрированной программной ошибке (код 10229592). Она возникала в случаях, когда при кадровом переводе сотрудника в середине месяца менялось так называемое «Рабочее место» (реквизит, используемый для учета условий охраны труда). При этом автозаполнение табеля и расчет часов ломались, дублируя периоды. Эта ошибка была успешно исправлена разработчиками, начиная с релизов ветки 3.1.17.135 и выше. Если вы столкнулись с подобным поведением, рекомендуется обновить конфигурацию до актуального релиза.

---

Резюме и рекомендации

Подводя итог, дадим несколько ключевых советов для успешного отражения кадровых перемещений в табелях учета рабочего времени:

• В 1С:УПП 1.3 самым надежным решением является отказ от ручного создания документов Табель для сотрудников с простыми графиками. Позвольте программе рассчитать время по методу вытеснения на основании кадровых приказов. Если табель необходим — делайте его общим по всей организации без указания конкретного подразделения в шапке документа.
• В 1С:ЗУП 3.1 всегда контролируйте настройки расчета зарплаты. Для корректного разделения времени при переводах заполняйте документы Табель последовательно, указывая конкретные подразделения в шапке документов.
• Для получения регламентированной печатной формы Т-13 всегда отдавайте предпочтение одноименным отчетам, а не печатным формам из документов, так как отчеты строят выборку по актуальным регистрам сведений кадровой истории и точнее отражают срезы данных.