Переход со старых редакций программных продуктов (например, с 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 2.5 или 1С:ЗУП 2.5) на новые версии 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗиКГУ 3.0 часто преподносит пользователям сюрпризы. Одним из наиболее частых затруднений становится работа со структурой предприятия и штатным расписанием. В этой статье мы подробно разберем типичную ситуацию: вам необходимо перевести сотрудника из одного подразделения в другое без изменения его должности, но при попытке оформления перевода программа "не видит" нужную должность в целевом подразделении.
Мы проанализируем причины такого поведения системы, разберем ключевые отличия новой архитектуры конфигураций редакции 3.0/3.1 и рассмотрим несколько практических способов решения этой задачи в зависимости от настроек вашей базы данных.
Для начала выясним первопричину проблемы. В старых версиях (редакции 2.5) справочник должностей и структура подразделений существовали параллельно, а жесткая увязка происходила непосредственно в кадровых документах. В редакциях 3.0 и 3.1 логика программы существенно изменилась. Теперь здесь функционируют два разных по своей сути объекта:
Бухгалтер, Старший специалист, Водитель). Этот справочник не содержит информации о том, в каком отделе данная должность используется.Отдел продаж — Менеджер или Бухгалтерия — Бухгалтер). К этой позиции привязываются условия труда, графики работы, количество ставок и плановые начисления (оклады, надбавки).Когда вы оформляете документ Кадровый перевод или пытаетесь изменить подразделение в Начальной штатной расстановке, программа просит вас указать не просто абстрактную должность, а конкретную позицию штатного расписания. Если в целевом подразделении еще не создана позиция с нужной должностью, система просто не покажет ее в списке доступных для выбора. Создавать дубликат в справочнике Должности при этом категорически не нужно — необходимо создать новую позицию в штатном расписании.
Рассмотрим стандартный сценарий, когда в настройках программы включена опция ведения истории штатного расписания. В этом случае напрямую редактировать справочник штатного расписания нельзя — все изменения фиксируются специальными документами.
Если вам нужно перевести сотрудника в другое подразделение на его прежнюю должность, выполните следующие шаги:
Изменение штатного расписания. Дату документа установите равной дате планируемого перевода сотрудника.Должности. Задайте количество ставок, оклад и другие плановые начисления для этой позиции.Изменение штатного расписания. Теперь в целевом подразделении официально появилась новая позиция штатного расписания.Кадровый перевод. Выберите сотрудника, укажите новое подразделение и в поле "Должность" (которое на самом деле выбирает позицию ШР) выберите только что созданную позицию.Если документ Утверждение штатного расписания, созданный автоматически при переносе данных, заблокирован и не подлежит изменению (часто это происходит из-за установленной даты запрета редактирования данных), не пытайтесь править его задним числом. Просто создайте новый документ Изменение штатного расписания текущей датой или датой начала работы в новой базе.
Если вы только что перенесли данные из старой базы и сейчас занимаетесь выверкой структуры организации, постоянное создание документов Изменение штатного расписания может сильно замедлить процесс. Проанализируем более простой и быстрый способ корректировки данных:
После этого программа перейдет в упрощенный режим работы со штатным расписанием. Теперь вам не нужны промежуточные документы утверждения и изменения. Вы можете зайти напрямую в справочник Штатное расписание (в разделе Кадры) и редактировать позиции вручную: добавлять новые строки для подразделений, менять оклады, закрывать ненужные должности.
Когда вы полностью выверите и настроите структуру предприятия, просто вернитесь в настройки кадрового учета и снова установите флажок Ведется история изменений штатного расписания. Программа предложит вам сохранить текущее актуальное состояние штатного расписания как базовое.
Если перенос данных выполнен недавно, и вы хотите исправить местонахождение сотрудника непосредственно "на входе" в новую систему (без создания лишней истории кадровых перемещений в текущем периоде), правильнее использовать корректировку ввода остатков:
Часто перевод единственного сотрудника на ту же должность в другое подразделение связан с тем, что старый отдел решено упразднить. Разберем, как правильно завершить этот процесс в программе, чтобы не нарушить историческую отчетность за прошлые периоды:
Изменение штатного расписания, нажмите кнопку Закрыть позицию и выберите старые позиции упраздненного подразделения.Штатное расписание и установите флажок Закрыта и больше не используется.Подразделения (раздел Кадры или Настройка), откройте карточку старого отдела и установите флажок Подразделение расформировано и не используется с..., указав дату закрытия.Выполнение этих шагов гарантирует, что старое подразделение больше не будет загромождать списки выбора в новых документах, но при этом вся история расчетов, начислений и сданной отчетности по нему за прошлые периоды останется в базе в целости и сохранности.