В процессе ведения кадрового учета в программных продуктах линейки «1С:Предприятие 8» пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда кадровик успешно создает документ «Отпуск», бухгалтер производит по нему все необходимые расчеты и выплаты, но при выводе на печать Личной карточки сотрудника (форма Т-2) в разделе VIII «Отпуск» сведения о новом периоде отдыха полностью отсутствуют. На первый взгляд это кажется программным сбоем, однако чаще всего такое поведение системы логически обосновано механизмами работы самой программы.
В этой статье мы подробно разберем, почему оформленный и оплаченный отпуск может не попадать в карточку Т-2, проанализируем техническую сторону работы программы с регистрами данных, а также рассмотрим пошаговые алгоритмы решения этой проблемы для конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».
Это самая распространенная практическая ситуация, с которой сталкиваются пользователи. Предположим, сотрудник уходит в ежегодный отпуск с 1 августа. Кадровик и бухгалтер оформляют все документы заранее — например, 28 июля (так как по закону отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска). Если 28 или 29 июля сформировать личную карточку Т-2, то запись об августовском отпуске в ней не отобразится. Система считает, что на текущую рабочую дату отпуск еще не начался.
Для того чтобы понять, как система определяет видимость данных, важно знать, что в 1С существует два принципиально разных способа открыть личную карточку Т-2:
Печать -> Личная карточка (Т-2) непосредственно в форме элемента справочника, программа автоматически строит отчет на текущую рабочую дату компьютера (или текущую дату сеанса 1С). Если дата начала отпуска позже этой даты, запись гарантированно не попадет в печатную форму.Рассмотрим по шагам, как заставить программу отобразить будущий отпуск через специализированный отчет:
Кадры и выберем пункт Кадровые отчеты.Личные карточки (Т-2).Дата (в шапке отчета) установим дату, равную первому дню будущего отпуска или любую более позднюю дату (например, последнее число месяца, в котором сотрудник будет отдыхать).Сотрудник выберем нашего работника и нажмем кнопку Сформировать.При таком подходе программа принудительно учтет все кадровые изменения и запланированные периоды, актуальные на выбранную будущую дату, и раздел VIII личной карточки Т-2 заполнится корректно.
Печатная форма Т-2 собирает сведения не напрямую из документа Отпуск, а из специальных служебных таблиц базы данных — регистров. За накопление сведений об отпусках отвечают следующие объекты конфигурации:
ФактическиеОтпуска;ПериодыОтпусков;ДанныеОтпусковКарточкиСотрудника.Иногда при обновлении конфигурации, переносе данных или ручном редактировании документов проведение может выполниться «частично»: документ получит статус проведенного, но записи в вышеуказанные регистры не запишутся или запишутся некорректно. Обычное нажатие кнопки Провести в данном случае может не исправить ситуацию, так как система попытается оптимизировать запись данных.
Проанализируем алгоритм «жесткого» перепроведения документа:
Отпуск, который не попадает в карточку.Еще и выберем команду Отменить проведение. Документ станет помеченным как непроведенный (черновик), а все его движения по регистрам будут полностью стерты.Провести (или Провести и закрыть). Программа выполнит полную перезапись движений «с нуля», что гарантированно восстановит связи в регистрах ДанныеОтпусковКарточкиСотрудника.Для технических специалистов и администраторов баз данных проверить наличие записей в регистре для конкретного сотрудника можно с помощью простейшего запроса к базе данных через консоль запросов:
ВЫБРАТЬ
ДанныеОтпусков.Сотрудник,
ДанныеОтпусков.ДатаНачала,
ДанныеОтпусков.ДатаОкончания,
ДанныеОтпусков.ВидОтпуска
ИЗ
РегистрСведений.ДанныеОтпусковКарточкиСотрудника КАК ДанныеОтпусков
ГДЕ
ДанныеОтпусков.Сотрудник = &Сотрудник
Если данный запрос возвращает пустой результат, значит, проблема действительно кроется в отсутствии движений по регистру и документ требует перепроведения.
В современных версиях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» реализована концепция единого документа для кадровой и расчетной служб. Это означает, что кадровик и бухгалтер работают в одном и том же физическом документе Отпуск, но каждый заполняет свои реквизиты.
Выясним причину, связанную со статусом документа:
Оформил или Утвердил (в зависимости от настроек прав доступа).Если в информационной базе включена опция разделения кадрового и расчетного учета, то до тех пор, пока расчетчик полностью не завершит расчет своей части документа и не проведет его в статусе окончательного расчета, данные отпуска могут расцениваться системой как предварительные («черновик»). В таком состоянии они не транслируются в регистры фактического использования отпусков и, как следствие, не выводятся в Т-2. Убедитесь, что на документе отпуска стоит зеленая галочка проведения и по нему нет предупреждений о необходимости перерасчета.
Если в вашей организации практикуется работа сотрудников по внутреннему совместительству, важно помнить структуру хранения данных в 1С. В системе физическое лицо (конкретный человек) связано с несколькими записями в справочнике Сотрудники — по основному месту работы и по совместительству.
Проанализируем ситуацию:
При оформлении отпуска кадровик мог случайно создать документ только по одному элементу справочника Сотрудники (например, по основному месту), забыв оформить приказ на отпуск по совместительству (или наоборот). Если вы затем формируете личную карточку Т-2 по тому сотруднику-совместителю, у которого документ отпуска оформлен не был, раздел VIII окажется пустым. При работе с совместителями всегда проверяйте, по какому именно рабочему договору (карточке сотрудника) проводится документ и для какого из них формируется печатная форма Т-2.
Если учет заработной платы и кадров ведется не в специализированной программе «1С:ЗУП», а непосредственно в «1С:Бухгалтерии 3.0», пользователям следует помнить об ограничениях упрощенного кадрового учета. В этой конфигурации отсутствуют многие сложные регистры учета отпусков.
В частности, некоторые специфические виды отпусков (такие как отпуска без сохранения заработной платы, учебные отпуска или отпуска по уходу за ребенком) при ведении упрощенного учета могут автоматически не попадать в личную карточку Т-2. В «1С:Бухгалтерии» этот отчет имеет более простой алгоритм заполнения, и зачастую кадровикам приходится прибегать к ручной корректировке печатной формы Т-2 перед отправкой на печать (путем выгрузки в формат Excel/MXL) либо использовать внешние специализированные печатные формы.
Для того чтобы оперативно решить проблему с отображением отпуска в карточке Т-2, рекомендуем придерживаться следующего чек-листа:
Кадры -> Кадровые отчеты, указав дату формирования, равную первому дню отпуска или позже.Отпуск полностью рассчитан бухгалтером и проведен (отсутствуют требования о перерасчете).