При подготовке регламентированной отчетности в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» (БГУ 2.0) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в Сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169 или ф. 0503769) в первом разделе отражаются остатки на начало года по устаревшим счетам (например, по старому счету 205.51, который должен был полностью закрыться при переходе на новые КЭК и правила учета). При этом в обычной Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по новому счету всё выглядит идеально, а по старому счету итоговое сальдо равно нулю.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как устроены механизмы заполнения регламентированных отчетов в 1С и по шагам восстановим корректный учет, чтобы очистить форму 169 от некорректных входящих остатков.
Самая распространенная причина, по которой «чистая» ОСВ расходится с показателями формы 169 — это наличие развернутого сальдо. Дело в том, что на счетах расчетов (таких как 205.00, 206.00, 302.00 и др.) учет ведется одновременно по нескольким разрезам аналитики (субконто):
Проанализируем простую ситуацию. Если по одному контрагенту начисление в течение года прошло по старому КПС или по одному договору, а оплата зачлась по новому КПС или другому договору, в системе возникает пересортица. В свернутой Оборотно-сальдовой ведомости (где отключена группировка по договорам или КПС) дебетовые и кредитовые остатки взаимно погашают друг друга, показывая красивый нулевой итог.
Однако регламентированный отчет ф. 0503169 заполняется исключительно по развернутому сальдо в разрезе каждого контрагента, договора и классификационного признака. Программа видит незакрытый плюс по одной аналитике и незакрытый минус по другой как две самостоятельные задолженности (дебиторскую и кредиторскую). В результате эти виртуальные остатки благополучно перекочевывают в форму 169, раздувая её показатели.
Несовпадение оборотов по кредиту и дебету в ОСВ, когда сумма итогов по строкам вручную не сходится с общим итогом (вопрос из Сообщения 12), прямо указывает на наличие таких скрытых «схлопывающихся» остатков внутри субконто.
Перенос остатков на новые счета и КБК (например, в связи с внедрением Приказа Минфина № 209н на стыке 2018 и 2019 годов) обычно выполняется специальными межотчетными документами на дату 31.12.2018.
Выясним типичную хронологию ошибок:
205.51 на новые аналитические счета.205.51 снова образовались неучтенные хвостики, которые «вылезли» в форме 169 на 01.01.2019.Заполнение формы 169 в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» основывается не только на проводках регистра бухгалтерии. Алгоритм автозаполнения активно использует регистры накопления и сведений, в частности регистр «Долгосрочная и просроченная задолженность».
Данные в эти регистры записываются специализированными документами закрытия года, такими как Инвентаризация расчетов с контрагентами и Формирование остатков по счетам расчетов. Если вы перенесли остатки в бухгалтерских проводках, но не актуализировали эти регламентные документы, программа при заполнении формы 169 продолжит транслировать старые сведения из незакрытых регистров задолженности.
Ниже приведен упрощенный пример кода логики, которую использует отчет при получении данных для автозаполнения разделов формы:
// Упрощенная схема запроса к регистру долгосрочной задолженности
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ВзаиморасчетыОстатки.СчетУчета КАК Счет,
| ВзаиморасчетыОстатки.Контрагент КАК Контрагент,
| ВзаиморасчетыОстатки.Договор КАК Договор,
| ВзаиморасчетыОстатки.СуммаОстаток КАК Сумма
|ИЗ
| РегистрНакопления.РасчетыСКонтрагентами.Остатки(&ПериодГраница, ) КАК ВзаиморасчетыОстатки
|ГДЕ
| ВзаиморасчетыОстатки.СчетУчета В ИЕРАРХИИ(&СчетСведения)";
Если в регистре накопления остались записи по старому счету, даже при нулевых проводках отчет вытащит эти суммы в таблицу.
Перейдем к практическим действиям. Рассмотрим, как полностью локализовать и устранить проблему.
Для начала нам необходимо увидеть реальную картину расчетов по старому счету 205.51 на конец года переноса (31.12.2018).
205.51.КФО;КПС (КБК);Контрагенты;Договоры;КЭК (КОСГУ).Внимательно изучим полученную таблицу. Если по итогу счета сальдо равно нулю, но внутри строк вы видите незакрытые дебетовые и кредитовые остатки по разным договорам или КПС — мы нашли корень проблемы. Эти «качели» не позволяют остаткам корректно свернуться и уйти при переносе.
После выявления незакрытых позиций необходимо скорректировать операцию переноса.
Перенос остатков по КПС или специализированный помощник перехода на новые правила учета).205.51 в детальной ОСВ на конец дня 31.12.2018 теперь должен быть закрыт абсолютно по всем аналитическим строкам. Наличие хотя бы копейки по любому из субконто недопустимо.Если автоматический перенос не справляется из-за хаотичной пересортицы внутри года (например, когда оплата велась по одному договору, а начисление по другому без проведения зачета аванса), выполним ручную корректировку:
Операция (бухгалтерская) от 31.12.2018 (до момента переноса остатков).205.51, перебросив дебет со «старого/ошибочного» договора на «актуальный» договор (или КПС), закрывая тем самым развернутые остатки.Для того чтобы новые корректные данные зафиксировались во вспомогательных регистрах БГУ 2.0, выполним следующие операции:
Если после всех проделанных манипуляций расхождения в ОСВ сохраняются или программа выдает ошибки, рекомендуем провести проверку базы данных на логическую целостность:
Администрирование — Тестирование и исправление....Проверка логической целостности базы данных и Реиндексация таблиц информационной базы.<Объект не найден>) выберем вариант их очистки или создания пустых элементов.Теперь возвращаемся к нашей регламентированной отчетности:
Заполнить (Правило...).Проанализируем результат. Теперь в графах остатков на начало года по счету 205.51 должны фигурировать исключительно корректные перенесенные суммы по новым аналитическим счетам, а фантомные остатки по закрытому старому счету полностью исчезнут из первого раздела отчета.