Многие владельцы розничных магазинов при переходе к формату самообслуживания (супермаркета) совершают одну и ту же критическую ошибку. Они полагают, что автоматизация — это исключительно покупка торгового оборудования и программного обеспечения. В результате закупаются компьютеры, сканеры штрихкодов, весы с печатью этикеток, тратится значительный бюджет, но вместо порядка в бизнесе наступает хаос. Цены на кассе не совпадают с ценниками в торговом зале, нужных товаров нет в базе, остатки уходят в огромные минусы, а кассиры начинают работать медленнее, чем на обычном калькуляторе.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает подобный бардак, как устроена методология учета в рознице на базе решений 1С, и пошагово восстановим порядок в вашей торговой точке.
Проанализируем программное обеспечение, установленное в магазине. В исходной ситуации упоминается конфигурация 1С:Бухгалтерия 10.3 на ПК товароведа и аналогичная программа на кассе. Здесь кроется сразу несколько серьезных системных ошибок:
1С:Управление торговлей 10.3 (УТ 10.3) и учетной системой 1С:Бухгалтерия 3.0. УТ 10.3 — это мощный, но крайне сложный инструмент на обычных формах, разработанный более 15 лет назад. Он требует высокой квалификации для настройки обменов данными с кассовой линейкой и торговым оборудованием.1С:Бухгалтерия) категорически не предназначена для работы кассира в режиме «быстрых продаж». Кассовое рабочее место должно быть максимально простым, отказоустойчивым и оптимизированным под работу без мыши.Для правильной автоматизации современного розничного магазина среднего масштаба рекомендуется использовать следующую связку программных продуктов:
1С:Розница (или современное легкое приложение 1С:РМК). Эта программа предназначена непосредственно для пробития чеков, интеграции с эквайрингом, сканерами штрихкодов, весами и работы с программами лояльности.1С:Розница в режиме управляющего или 1С:Управление нашей фирмой (УНФ). Здесь аккумулируются все закупки, ведутся взаиморасчеты с поставщиками, анализируются продажи и настраивается ценообразование.1С:Бухгалтерия 3.0. Данные в нее должны выгружаться из торговой базы автоматически (например, раз в месяц) исключительно для сдачи отчетности в контролирующие органы. Кассиры и товароведы работать в бухгалтерской базе не должны.Рассмотрим главную методологическую ошибку: владелец магазина просто занес в программу список товаров (заполнил справочник Номенклатура) и запустил продажи. Количество товара при этом в базу внесено не было.
С точки зрения системы 1С, на складах вашего магазина числится ноль единиц каждого товара. Когда кассир сканирует штрихкод на кассе и пробивает чек, программа фиксирует продажу и списывает товар со склада. Так как прихода не было, остаток уходит в отрицательное значение (например, -5 пачек молока). В этот момент полностью ломается вся автоматизация:
Заведение карточки товара в справочник Номенклатура — это лишь создание шаблона. Чтобы товар появился в системе, его нужно оприходовать.
Если вы столкнулись с хаосом, не нужно паниковать или полностью отказываться от автоматизации. Выполним следующие последовательные шаги для стабилизации работы системы.
Вам необходимо зафиксировать фактическое количество товаров на полках и складах. Закрывать весь магазин для этого не требуется — разбейте торговую площадь на логические участки (зоны) и проводите пересчет поэтапно:
ИнвентаризацияТоваровНаСкладе (в зависимости от конфигурации название может немного отличаться, например, Пересчет товаров). Заполните его фактическими данными.СписаниеТоваров (для фиксации недостач) и ОприходованиеТоваров (для постановки излишков на баланс по текущей себестоимости).После проведения этих документов по выбранной группе товаров остатки в 1С станут реальными, а «минусы» исчезнут.
С этого момента введите строгое правило: ни одна коробка товара от поставщика не должна попадать на полку в торговый зал до тех пор, пока накладная не будет полностью разнесена в 1С.
При получении партии товара товаровед должен:
ПоступлениеТоваровУслуг (или Приобретение товаров и услуг).ТоварыНаСкладах и сформируется себестоимость партии.Разберемся, почему на кассе не совпадают цены. В розничной торговле изменение цены должно быть строго зафиксировано документально. Нельзя просто зайти в карточку товара и вручную переписать цифру в поле «Цена».
Правильный цикл переоценки выглядит следующим образом:
УстановкаЦенНоменклатуры. В нем рассчитывается новая розничная цена исходя из заданной наценки для данной товарной группы.ПереоценкаТоваровВРознице. Он фиксирует изменение розничной стоимости остатков товаров в торговом зале и делает движения по регистрам розничных цен.Печать этикеток и ценников. Распечатайте обновленные ценники и сразу же замените их на полках в торговом зале.Для супермаркетов критически важна правильная интеграция весов с печатью этикеток. Весовому товару в 1С присваивается специальный внутренний код — PLU (Price Look-Up).
Если вы завели новый весовой товар в 1С, но не выполнили операцию выгрузки базы в весы, покупатель или продавец на весах самообслуживания не смогут взвесить продукцию. Произойдет сбой. Настройте в регламентных заданиях 1С автоматическую выгрузку справочника номенклатуры в весы при любом изменении цен или добавлении весовых позиций.
Даже идеально настроенная программа не будет работать, если кассиры саботируют процесс или не умеют пользоваться системой. Проведите обучение персонала и внедрите следующие организационные правила:
Помните, что автоматизация — это не волшебная кнопка, а инструмент контроля за бизнес-процессами. Потребуется время и дисциплина, чтобы приучить коллектив работать по правилам, но в результате вы получите полную прозрачность вашего бизнеса, контроль над остатками, исключите воровство на кассе и сможете эффективно конкурировать с другими торговыми сетями.