← На главную

Переход с программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5 на новую редакцию 3.1 вызвал множество вопросов у практикующих бухгалтеров. Изменилась не просто программная оболочка, а сама философия учета. Наиболее чувствительной сферой оказался учет НДФЛ и его жесткая привязка к дате фактического получения дохода. В этой статье мы подробно разберем две сложнейшие практические ситуации, с которыми регулярно сталкиваются расчетчики: выплата январского отпуска в декабре и перерасчет отпускных в сторону уменьшения с возникновением «фантомного» долга по НДФЛ.

---

Ситуация №1: Сотрудник уходит в отпуск в начале января, а выплату мы обязаны произвести в декабре

Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Если сотрудник планирует отдыхать, к примеру, со 2 по 15 января, то крайний срок выплаты выпадает на конец декабря (с учетом новогодних праздников — еще раньше).

В старой редакции 1С:ЗУП 2.5 пользователи привыкли действовать интуитивно: указывать в документе месяц начисления «Январь», дату документа — «Декабрь» и спокойно проводить выплату. Попытка перенести этот алгоритм в 1С:ЗУП 3.1 приводит к тому, что при создании декабрьской Ведомости в банк с видом выплаты «Отпуска» программа наотрез отказывается видеть январский отпуск. Давайте разберем, почему так происходит, чем опасны «обходные» пути и как сделать все правильно.

Почему программа «скрывает» январские отпуска в декабре?

В 1С:ЗУП 3.1 учет НДФЛ и взаиморасчетов с сотрудниками строится строго по дате выплаты дохода. Месяц, указанный в шапке документа Отпуск (поле «Месяц»), — это месяц регистрации дохода в учете. Именно он определяет:

• В каком периоде начисление отразится в проводках документа Отражение зарплаты в бухучете;
• В расчетный листок какого месяца попадет данное начисление;
• В каком периоде сформируется база для исчисления страховых взносов и НДФЛ.

Если мы указываем в документе месяц «Январь», то для программы этот доход становится строго январским. При заполнении декабрьской ведомости система ищет только те начисления, которые зарегистрированы декабрем. Наш «январский» отпуск ожидаемо туда не попадает.

Анализ «опасного» лайфхака: почему нельзя менять месяцы в ведомости?

Некоторые пользователи находят временное решение методом «научного тыка» (как описано в Сообщении 2 форума):

1. Создают документ Ведомость в банк;
2. Временно меняют в ведомости месяц выплаты на «Январь»;
3. Заполняют ведомость отпусками;
4. Меняют месяц обратно на «Декабрь» и проводят документ.

Внимание! Делать так категорически не рекомендуется. Данный способ является грубой ошибкой, которая неизбежно «взорвет» ваши отчеты по НДФЛ. В регистрах накопления программы возникнет жесткий перекос: доход будет зарегистрирован январем одного года, а удержание налога произойдет в декабре предыдущего года. В результате при формировании регламентированной отчетности 6-НДФЛ этот налог отразится как излишне удержанный в одном периоде и неудержанный в другом. Налоговая инспекция незамедлительно пришлет требование о представлении пояснений.

Правильный алгоритм действий в 1С:ЗУП 3.1:

Запомним «золотое правило» программы: каким месяцем выплачиваем деньги, такой месяц начисления и указываем в документе. То, что сам отпуск начнется в январе, на этот порядок не влияет.

Выполним следующие шаги:

1. Откроем документ Отпуск.
2. В поле «Месяц» в шапке документа укажем «Декабрь» (поскольку выплата происходит в декабре).
3. В поле «Планируемая дата выплаты» (на вкладке «Продления, удержания» или внизу формы в зависимости от версии релиза) обязательно ставим реальную дату выплаты в декабре (например, 28.12.2018).
4. Рассчитаем и проведем документ.
5. Создадим документ Ведомость в банк (или ведомость в кассу/на счета).
6. Укажем месяц выплаты — «Декабрь», дату — дату выплаты отпускных, способ выплаты — «Отпуска». Нажмем кнопку «Заполнить».

Программа корректно подтянет наш отпуск, рассчитает сумму к выплате и правильно отразит НДФЛ к удержанию. В бухучете, расчетных листках и отчете 6-НДФЛ все данные сойдутся без единой ошибки.

---

Ситуация №2: Перерасчет отпуска в сторону уменьшения (отрицательный НДФЛ)

Рассмотрим вторую частую проблему. Допустим, сотруднику выплатили отпускные в начале февраля (например, 2 февраля). При этом расчет зарплаты за предыдущий месяц (январь) еще не был завершен. Программа рассчитала отпускные по имеющимся на тот момент данным среднего заработка.

Через несколько дней бухгалтер рассчитывает зарплату за январь. Средний заработок сотрудника меняется в меньшую сторону. Бухгалтер заходит в исходный документ Отпуск и нажимает ссылку «Исправить». В новом документе-исправлении сумма начислений сторнируется (уменьшается). Но возникает странная картина:

• Сумма начисления уменьшилась;
• Окошко НДФЛ в документе-исправлении осталось пустым (налог не пересчитался со знаком «минус»);
• В расчетном листке сотрудника внезапно образовался долг предприятия перед сотрудником на сумму уменьшения НДФЛ.

Давайте разберемся, почему программа ведет себя именно так и как правильно закрыть эти взаиморасчеты.

Выясняем причину: требования Налогового кодекса РФ

Поведение программы — это не программный сбой («баг»), а строгое следование требованиям статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Когда мы сторнируем (уменьшаем) начисление, у сотрудника возникает так называемый излишне удержанный НДФЛ (отрицательный НДФЛ). Согласно законодательству, налоговый агент (работодатель) не имеет права самостоятельно, без письменного заявления сотрудника, вернуть этот налог деньгами или просто уменьшить текущую выплату. Налог должен быть либо зачтен при расчете будущих периодов, либо возвращен на расчетный счет сотрудника по его заявлению.

По этой причине программа:

• Фиксирует отрицательный НДФЛ в системных регистрах как «НДФЛ к зачету»;
• Не выводит этот минус в текущее удержание в ведомости;
• Отражает в расчетном листке справочный долг организации перед сотрудником («в т.ч. излишне удержанный НДФЛ»), сигнализируя о том, что мы удержали у человека лишние деньги.

Варианты решения проблемы в 1С:ЗУП 3.1:

Рассмотрим по шагам два легальных способа закрытия данного долга.

Способ №1: Автоматический зачет (наиболее простой и частый вариант)

Если сотрудник продолжает работать и в текущем месяце ему будут производиться другие начисления (оклад, премия и т.д.), то самый простой путь — предоставить программе автоматически зачесть этот налог.

При расчете окончательной зарплаты за февраль (или при расчете ближайшего аванса) программа начислит доход и исчислит с него новый НДФЛ. В момент проведения документа Начисление зарплаты и взносов система увидит висящий «НДФЛ к зачету» из нашего исправления отпуска и автоматически уменьшит сумму вновь исчисленного налога на этот излишек.

Как только произойдет этот зачет, долг предприятия перед сотрудником в расчетном листке исчезнет сам собой, а взаиморасчеты примут корректный вид.

Способ №2: Официальный возврат НДФЛ

Если вы хотите аннулировать этот долг немедленно, не дожидаясь конца месяца, или если у сотрудника больше не предвидится доходов в текущем налоговом периоде, необходимо инициировать процедуру официального возврата:

1. Получите от сотрудника письменное заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ.
2. Перейдите в раздел «Налоги и взносы» и откройте журнал документов «Возвраты НДФЛ».
3. Создайте новый документ. Укажите месяц, организацию и выберите сотрудника.
4. Программа автоматически заполнит документ суммой излишне удержанного налога со знаком «плюс». Проведите документ.
5. Создайте документ Ведомость в банк (или ведомость в кассу).
6. В поле «Выплачивать» выберите значение «Возврат НДФЛ». Программа подтянет сумму к выплате, равную возвращаемому налогу. Налог будет перечислен сотруднику на карту, и долг закроется.

Важный нюанс: Перерасчет на стыке лет

Проанализируем особую ситуацию, когда сторнирование отпуска происходит на границе разных календарных лет (например, в январе мы исправляем декабрьский отпуск прошлого года в сторону уменьшения).

В этом случае автоматический зачет (Способ №1) между разными налоговыми периодами (годами) в программе не сработает. Налоговый период по НДФЛ — это календарный год, и переносить переплаты прошлого года в счет начислений нового года напрямую запрещено. Единственным верным решением в такой ситуации будет оформление заявления от сотрудника и проведение документа Возврат НДФЛ (Способ №2).

---

Резюме для бухгалтера

Подводя итоги, дадим краткую памятку для работы в 1С:ЗУП 3.1:

• Всегда привязывайте месяц начисления документа к фактической дате выплаты денег. Выплачиваете январский отпуск в декабре — указывайте месяц начисления «Декабрь».
• Не пытайтесь обмануть программу, меняя месяцы в ведомостях. Это приведет к критическим ошибкам в отчете 6-НДФЛ.
• При уменьшении отпускных не пугайтесь «фантомного» долга в расчетном листке. Это законный механизм защиты прав сотрудника. Долг закроется автоматически при начислении следующей зарплаты или сразу — после проведения документа Возврат НДФЛ.