← На главную

Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск в конце года, а в начале следующего приносит больничный лист, — это классический «кейс» для бухгалтера-расчетчика. Основная сложность заключается в том, что отпускные за декабрь уже выплачены, НДФЛ исчислен, удержан и перечислен, а январский документ Больничный лист сторнирует часть декабрьского дохода. В результате в учете возникает отрицательный доход и «красный» НДФЛ.

Рассмотрим подробнее, как программные механизмы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП 3.1) обрабатывают такие ситуации и какие действия необходимо предпринять, чтобы отчетность 6-НДФЛ и 2-НДФЛ осталась корректной.

Анализируем причину возникновения отрицательного НДФЛ

Разберем ситуацию по шагам. Согласно Налоговому кодексу РФ, датой получения дохода в виде отпускных является день их фактической выплаты. Если вы выплатили отпускные в декабре, этот доход полностью относится к налоговому периоду прошлого года. Когда в январе вводится Больничный лист, программа видит пересечение периодов и автоматически сторнирует (уменьшает) начисление отпуска за декабрь.

С точки зрения программы, это приводит к следующим последствиям:

1. База по НДФЛ за декабрь уменьшается (в периоде регистрации сторно — январе).
2. Исчисленный НДФЛ становится отрицательным на сумму пересчета.
3. Возникает излишне удержанный налог, так как физически вы удержали больше, чем положено после пересчета.

Важно понимать: отрицательного НДФЛ в природе (и в отчетности) не существует. Налоговый агент не может подать справку с «минусом». Поэтому нам нужно правильно «пристроить» этот остаток.

Способ 1: Технический маневр с перепроведением документов (совет с форума)

Проанализируем методику, предложенную опытными пользователями на форумах. Она заключается в разделении периодов формирования отчетности и регистрации сторно.

Если вам необходимо сдать отчетность за прошлый год без учета январских сторно-записей, порядок действий будет следующим:

1. Временно снимаем с проведения все документы текущего года (января), которые делают сторно за прошлый год (декабрь). К ним относятся Больничный лист, Исправление отпуска и др.
2. Формируем и сдаем годовую отчетность 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ. В этом случае отчеты «подтянут» только фактические выплаты декабря без учета будущих пересчетов.
3. После сдачи отчетов проводим документы обратно.

Внимание: этот метод помогает сдать годовой отчет «красиво», но он не решает проблему излишне удержанного налога в регистрах программы в новом году. Современные версии 1С:ЗУП 3.1 требуют более системного подхода.

Способ 2: Автоматический зачет налога в текущем периоде

Разберем, как ведет себя программа, если мы ничего не предпринимаем вручную. В 1С:ЗУП 3.1 реализован механизм автоматического перекрытия «минусов».

Когда вы рассчитываете заработную плату за январь, программа видит отрицательный исчисленный налог от сторнированного отпуска. Она автоматически уменьшит общую сумму исчисленного НДФЛ за январь на этот «минус». Например:

• НДФЛ с зарплаты за январь: 10 000 руб.
• Сторно НДФЛ за декабрь (из-за больничного): -1 300 руб.
• Итого к удержанию в январе: 8 700 руб.

В этом случае в отчетности за 1 квартал нового года вы увидите корректную сумму удержанного налога. Этот способ самый простой и не требует дополнительных манипуляций, если дохода сотрудника в январе достаточно, чтобы покрыть отрицательную сумму.

Способ 3: Официальный возврат НДФЛ (самый корректный путь)

Если дохода в январе недостаточно или организация хочет строго следовать букве закона (ст. 231 НК РФ), необходимо оформить возврат излишне удержанного налога. Рассмотрим по шагам, как это сделать в 1С:

1. После проведения больничного, сторнировавшего отпуск, зафиксируйте наличие излишне удержанного налога. Это можно увидеть в расчетном листке (строка «НДФЛ к возврату» или отрицательный НДФЛ).
2. Сотрудник должен написать заявление на возврат налога с указанием банковских реквизитов.
3. Создаем документ Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы). Программа автоматически заполнит сумму налога, которую нужно вернуть.
4. Выплачиваем эту сумму сотруднику отдельной ведомостью. Важно: возврат налога осуществляется только безналичным путем.

Проанализируем ситуацию с отчетностью при таком подходе. В 6-НДФЛ за 1 квартал сумма возврата попадет в Раздел 1 (строка «Налог, возвращенный налоговым агентом») и Раздел 2. Это позволит состыковать перечисленные суммы с данными налоговой инспекции.

Отражение в отчетности 6-НДФЛ (нюансы стыка лет)

Выясним, как данные должны лечь в отчеты, чтобы не вызвать вопросов у ФНС:

В годовом 6-НДФЛ за прошлый год:

• Доход в виде отпускных и удержанный с него налог отражаются в полном объеме, как они были зафиксированы в декабре. Поскольку на момент 31 декабря перерасчета еще не было, база не уменьшается.

В 6-НДФЛ за 1 квартал нового года:

• Если был сделан Возврат НДФЛ, сумма отражается в строках возврата.
• Если произошел автоматический зачет, сумма удержанного налога за январь будет просто меньше на величину сторно.

Работа с Единым налоговым счетом (ЕНС) и уведомлениями

С 2023 года правила игры изменились из-за введения ЕНП. Посмотрим на важные ограничения:

1. Никогда не указывайте отрицательные суммы в уведомлениях об исчисленных суммах налогов.
2. Если по сотруднику вышел «минус», а по всей организации в целом — «плюс», вы просто подаете уведомление на итоговую положительную сумму по организации.
3. Если общая сумма по всем сотрудникам за период (с 1 по 22 число месяца или по конец месяца) получилась отрицательной (что редкость), в уведомлении по этому КБК ставится «0».

Резюме: какую тактику выбрать?

Подводя итог, выделим оптимальный алгоритм действий для 1С:ЗУП 3.1:

1. Если сумма сторно небольшая и январская зарплата ее перекрывает — доверьтесь автоматике 1С. Программа сама произведет зачет в текущем периоде (январе).
2. Если сумма сторно значительная или вы хотите «чистоты» в регистрах — используйте документ Возврат НДФЛ.
3. Не используйте ручные корректировки записей регистров НДФЛ без крайней необходимости. Это почти всегда ведет к ошибкам в будущих периодах, которые крайне сложно найти.
4. Совет со снятием документов с проведения (Способ 1) используйте только в исключительных случаях, когда вам нужно срочно выдать справку 2-НДФЛ за прошлый год «до копейки» без учета будущих больничных, о которых программа уже знает.

Помните, что с точки зрения налоговой проверки, излишнее удержание налога и его последующий зачет в рамках одного налогового периода (или переход на следующий) — это штатная ситуация, предусмотренная алгоритмами 1С.