В практике многих организаций встречаются ситуации, когда сотрудникам предоставляются дополнительные дни отдыха (например, 3 дня «социального» отпуска или дней здоровья), которые необходимо использовать строго в течение календарного года — с 1 января по 31 декабря. Главная сложность заключается в том, что по правилам Трудового кодекса РФ ежегодные отпуска обычно привязаны к «рабочему году» сотрудника и накапливаются, если не были использованы. В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 стандартный механизм учета остатков отпусков не предполагает автоматического «сгорания» дней в конце года. Разберем подробно, как реализовать этот сценарий, используя типовые возможности программы и экспертные методики.
Прежде всего, проанализируем, почему типовой функционал вызывает сложности. В 1С:ЗУП учет остатков отпусков ведется в разрезе рабочих лет, которые начинаются с даты приема сотрудника на работу. Если мы просто создадим новый вид ежегодного отпуска, программа будет прибавлять 3 дня за каждый рабочий год и хранить этот остаток бесконечно, пока он не будет погашен документом Отпуск. Чтобы реализовать «сгорание» остатков 31 декабря, нам потребуется либо ручное вмешательство, либо использование альтернативных механизмов расчета.
Рассмотрим самый стабильный и простой в реализации метод. Он заключается в ежегодном принудительном обновлении прав на отпуск. Это позволяет программе «забыть» о неиспользованных днях прошлого года и начать отсчет заново.
Выполним следующие шаги:
Ввод остатков отпусков (раздел Главное — См. также — Остатки отпусков).Проанализируем ситуацию: когда мы вводим новый остаток на 1 января, программа «перекрывает» все накопления прошлых лет. Даже если у сотрудника оставалось 2 дня с прошлого года, после ввода документа на новую дату с остатком 3 дня, система будет считать, что на текущий год ему положено только 3 дня. Таким образом, старые остатки фактически аннулируются.
Если в организации не критично видеть остатки этого отпуска в типовой справке, мы можем пойти по пути упрощения. Выясним, как настроить учет без использования регистра остатков.
Рассмотрим порядок действий:
Отпуск, но выбирать в нем созданный нами вид начисления.Настроим Универсальный отчет следующим образом: - Тип объекта: Регистр накопления. - Имя объекта: Данные о времени для расчета среднего заработка (общий). - В фильтрах установим Период (текущий календарный год) и Вид расчета (наш дополнительный отпуск).
Этот отчет наглядно покажет, сколько дней по данному виду расчета уже зафиксировано в системе для каждого сотрудника.
Для более продвинутых пользователей рассмотрим вариант с ограничением лимита через формулу расчета. Это позволит программе самой «понимать», можно ли начислить отпуск сотруднику.
Посмотрим на алгоритм настройки:
ИспользованоДнейСпецОтпуска. Настроим его как накапливаемый в течение календарного года.
?((ИспользованоДнейСпецОтпуска + ДнейОтпуска) > 3, 0, РезультатРасчета)
Проанализируем этот подход: формула проверяет, не превысит ли общее количество дней в году лимит в 3 дня. Если превышает, начисление просто не сработает или выдаст нулевой результат. Однако, данный метод требует глубоких навыков настройки формул и может быть сложен в отладке, поэтому чаще всего бухгалтеры отдают предпочтение Способу 1.
Рассмотрим интересный прием, предложенный на форумах. Если вы хотите «очистить» регистр остатков в конце года, можно создать документ Увольнение (фиктивный, без проведения) или использовать механизм компенсации отпуска.
Суть заключается в том, чтобы 31 декабря зарегистрировать документ Компенсация отпуска на все оставшиеся дни этого спецотпуска, но в самом начислении настроить формулу так, чтобы результат всегда был равен нулю.
Например, в формуле начисления компенсации для этого вида отпуска можно указать 0. Программа спишет дни из регистра остатков, но финансово это никак не отразится на взаиморасчетах.
Выясним, как быть с теми, кто пришел в компанию не с начала года. Если в вашем Положении об оплате труда указано, что 3 дня положены всем, независимо от даты приема, то в документе Ввод остатков отпусков при приеме просто указывайте 3 дня.
Если же количество дней должно рассчитываться пропорционально отработанному времени, мы рекомендуем использовать простую пропорцию. Рассмотрим пример: сотрудник принят 1 июля. Ему положена половина нормы.
КоличествоДней = 3 / 12 * МесяцыРаботыВТекущемГоду
В 1С:ЗУП 3.1 такой расчет удобнее всего сделать вручную в момент ввода остатков при приеме на работу или воспользоваться внешней обработкой для заполнения документа Ввод остатков отпусков.
Если в вашей организации очень много сотрудников и ручной ввод остатков 1 января кажется трудоемким, можно рассмотреть вариант привлечения программиста для написания небольшого расширения. Рассмотрим логику его работы:
В справочник Виды отпусков добавляется новый реквизит (галочка) «Сбрасывать остаток ежегодно». Далее в процедуру расчета остатков вносится условие, которое при расчете на дату текущего года игнорирует все накопления, возникшие до 1 января этого года.
Подводя итог, можно сказать, что наиболее надежным и «прозрачным» методом для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 является Метод №1 (ежегодный ввод остатков на 1 января). Он позволяет:
Помните, что любые «сгорающие» отпуска должны быть четко прописаны в ваших локальных нормативных актах, чтобы у проверяющих органов не возникло вопросов о нарушении прав работников на ежегодный оплачиваемый отдых.