Рассмотрим достаточно распространенную ситуацию в бухгалтерском учете: организация закупила путевку для сотрудника или пенсионера в текущем месяце (например, в сентябре) и сразу списала расходы, так как путевка была выдана. Однако человек выехал из санатория раньше срока, уже в следующем месяце (в октябре). Возникает необходимость откорректировать сумму путевки, но прошлый месяц уже закрыт от редактирования. Проанализируем, как правильно отразить эту хозяйственную операцию в 1С, не нарушая методологию учета.
Для начала выясним причину, по которой система не позволяет провести прямое исправление. В программах 1С путевки строго учитываются на специальном субсчете 50.03 «Денежные документы». Логика работы этого раздела такова, что после проведения документа выдачи денежных документов количественное и суммовое сальдо по конкретной путевке в кассе обнуляется.
Типовой документ корректировки поступления корректно не обрабатывает регистры уже выданных и полностью списанных денежных документов. Технически система блокирует проведение исправления октябрем, так как исходный объект учета (путевка) уже списан. Пытаться сделать сторно списания и исправлять первичное поступление сентябрем — методически неверно. С точки зрения ПБУ 21/2008, досрочный отъезд не является бухгалтерской ошибкой: в момент выдачи путевки операция была отражена абсолютно корректно. Досрочный отъезд — это новый факт хозяйственной жизни, и он должен отражаться строго в текущем открытом периоде.
Разберем по шагам наиболее корректный вариант решения проблемы. Не нужно мудрить и пытаться отменить расходы закрытого периода. Санаторий изначально не отказывался от своих услуг, это отдыхающий уехал раньше времени. Поэтому первоначальное списание полной суммы на расходы было правомерным.
В текущем месяце (октябре) мы отражаем новую хозяйственную операцию — претензию к санаторию на возврат части средств за неиспользованные дни. Сделаем следующее:
Операция, введенная вручную в текущем открытом периоде (например, 13 октября).Поступление на расчетный счет с видом операции Прочее поступление или Прочие расчеты с контрагентами.Этот метод обеспечивает прозрачность взаиморасчетов и не затрагивает счет 50.03.
Посмотрим на альтернативный вариант. Если учетной политикой вашей организации предусмотрено именно уменьшение ранее признанных расходов, а не фиксация прочего дохода, можно воспользоваться механизмом сторнирования в текущем периоде.
Для этого в октябре также используется документ Операция, введенная вручную. В нем делается сторнирующая запись (сумма указывается с минусом) на стоимость неиспользованных дней путевки:
Это позволит скорректировать расходы октября, оставив закрытый сентябрь в неприкосновенности.
Если вы ведете учет в таких конфигурациях как 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация, обратите внимание на встроенную функцию исправления документов прошлых периодов. Система позволяет открыть исходный документ и нажать кнопку «Исправить». При этом будет создан новый документ-исправление текущей датой (октябрем). 1С автоматически отсторнирует старые движения и сделает новые корректные записи, оставляя сентябрь закрытым от ручного редактирования.
Проанализируем последствия для зарплатного учета. Если путевка частично или полностью оплачивалась за счет работодателя и проводилась как доход сотрудника в натуральной форме (в 1С:ЗУП или в зарплатном блоке 1С:Бухгалтерии), то уменьшение количества дней отдыха ведет к снижению налогооблагаемой базы сотрудника.
В таком случае в октябре обязательно выполните следующие действия:
Используя данные методы, вы сможете корректно закрыть вопрос с возвратом части путевки без нарушения целостности базы данных и методологии учета 1С.