Вопрос отражения лицензий на программное обеспечение, предоставляемых по подписке (модель «ПО как услуга»), часто вызывает затруднения у пользователей 1С:ERP. В «1С:Бухгалтерии предприятия» для этих целей был введен счет 76.18, однако в типовой поставке 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация данный счет отсутствует. Давайте разберемся, какими методами можно решить эту задачу, не нарушая логику работы системы и регламентированную отчетность.
Это наиболее «штатный» способ для систем на базе 1С:ERP. Вместо создания нового счета мы используем объект Расходы будущих периодов. Это позволяет автоматизировать ежемесячное списание затрат без внесения изменений в план счетов.
Расходы будущих периодов.Вид актива, соответствующий характеру затрат.Срок списания и Способ распределения, которые соответствуют условиям вашего лицензионного договора.Поступление услуг и прочих активов, где в качестве статьи расходов укажите созданный объект РБП.Преимущество этого подхода заключается в том, что система сама будет формировать необходимые проводки по счету 97, что корректно отражается в бухгалтерском балансе без необходимости ручной настройки форм отчетности. Для контроля списания и проверки остатков сумм можно использовать отчет для анализа расходов будущих периодов по оперативным регистрам.
Если методология вашего учета строго требует использования счета 76.18, вы можете создать его вручную, однако помните, что в 1С:ERP это потребует дополнительных настроек:
76.18 в План счетов бухгалтерского учета.Группу финансового учета (ГФУ), чтобы система понимала, по какой аналитике и на какие счета доходов/расходов должны закрываться суммы с этого счета.Статьи активов и пассивов в настройках финансового результата, чтобы суммы с нового счета попадали в соответствующие строки баланса.Учитывайте, что при обновлении конфигурации или изменении плана счетов, ручные правки могут потребовать внимания программиста для сохранения корректности учета. При работе с несколькими базами применяется автоматизация обновлений и создание резервных копий 1С для их пакетного обслуживания.
Если стоимость лицензии невелика, а подписка краткосрочная, многие компании выбирают упрощенный путь:
В документе Поступление услуг и прочих активов сразу указывается Статья расходов (например, 26 или 44 счет). Это допустимо согласно принципу рациональности учетной политики предприятия. В таком случае затраты признаются единовременно в периоде получения права, что снимает вопрос о необходимости использования счета 76.18 или 97.
Разработчики 1С:ERP не просто так не добавляют 76.18 в типовую версию. Архитектура системы ориентирована на управленческий учет и использование регистров накопления, а не только прямых бухгалтерских проводок. При добавлении любых новых счетов, мы рискуем усложнить процесс закрытия месяца и формирования финансового результата.
Если вы решили внедрить 76.18 для целей налогового учета, убедитесь, что схема проводок не конфликтует с существующими Статьями активов и пассивов. Мы рекомендуем использовать типовой механизм РБП как наиболее стабильное и предсказуемое решение, которое не требует «взлома» методологии конфигурации.
Таким образом, для большинства задач подписки на ПО вполне достаточно функционала РБП. Если же вам принципиально видеть счет 76.18 в Оборотно-сальдовой ведомости, действуйте через расширение плана счетов, но заранее планируйте работы по настройке регламентированной отчетности, чтобы данные попадали в правильные разделы баланса.