← На главную

При формировании зарплатных отчетов бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда заработная плата начислена за один месяц (например, за сентябрь), а фактически выплачена в установленный срок в начале следующего месяца (например, 10 октября). В одной информационной базе отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» при формировании за сентябрь сразу учитывает октябрьскую выплату и показывает нулевое конечное сальдо, а в другой информационной базе эта же выплата в отчет за сентябрь не попадает, оставляя долг предприятия перед сотрудниками. Разберем по шагам, почему возникает такая разница и как настроить конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3 так, чтобы отчеты отражали выплаты в последующих периодах.

Принцип формирования сальдо: расчетное против бухгалтерского

В программе 1С:ЗУП ред. 3 поведение отчетов по взаиморасчетам с персоналом зависит от выбранного принципа учета обязательств. Проанализируем эти два режима подробнее:

1. По месяцам начисления (расчетное сальдо): данный вариант привычен расчетчикам заработной платы. В этом режиме выплата жестко привязывается к тому расчетному месяцу, за который начислено вознаграждение, вне зависимости от календарной даты платежного документа. Например, если ведомость оформлена 10 октября, но в ее реквизитах указан месяц начисления «Сентябрь», программа отнесет эту сумму к взаиморасчетам сентября. В итоге сентябрьский отчет сформируется с нулевым конечным сальдо, так как все начисленные суммы сентября считаются выплаченными. Записи формируются и читаются по регистру накопления ВзаиморасчетыССотрудниками.
2. По данным бухгалтерского учета (бухгалтерское сальдо): в этом режиме система ориентируется строго на физическую дату документа выплаты. Заработная плата начисляется последним днем сентября, а ведомость проводится 10 октября. Следовательно, на конец дня 30 сентября у организации объективно сохраняется задолженность перед работником, которая погасится лишь в октябре. В отчете за сентябрь сальдо на конец периода не обнулится, а выплата отразится только в октябрьском отчете. Данные для такого варианта черпаются из регистра БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками.

Где находится глобальная настройка взаиморасчетов

Для того чтобы отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» и аналогичные отчеты по персоналу закрывали сальдо расчетного месяца с учетом выплат следующего периода, переключим системный режим взаиморасчетов. Разберем порядок действий:

1. Перейдем в раздел главного меню «Настройка».
2. В блоке настроек системы найдем пункт «Дополнительные настройки».
3. В открывшемся окне обратим внимание на блок переключателей «Показывать взаиморасчеты».
4. Установим флаг в положение «По месяцам начисления» (вместо варианта «По данным бухгалтерского учета»).
5. Нажмем кнопку «Записать и закрыть» для сохранения параметров.

После изменения этой настройки настоятельно рекомендуется перезапустить клиентский сеанс 1С, так как параметры формирования отчетов и структуры СКД кэшируются на стороне клиентского приложения.

Дополнительная полезная настройка: сортировка сотрудников по алфавиту

Раз уж мы открыли форму дополнительных настроек, обратим внимание на еще один параметр, который существенно упрощает ежедневную работу пользователя. По умолчанию в конфигурации списки сотрудников в табличных частях документов заполняются с группировкой по подразделениям. Для быстрого поиска конкретного человека гораздо удобнее установить сквозную сортировку по ФИО.

В этой же форме «Дополнительные настройки» в левой части переключим настройку порядка упорядочивания сотрудников в документах с варианта «По подразделениям» на «По сотрудникам (по алфавиту)». Это избавит от необходимости при каждом заполнении документа вручную вызывать команду сортировки списка.

Что делать, если настройка переключена, а отчет все равно не показывает выплату

Если режим «По месяцам начисления» активирован, но выплата следующего месяца не попадает в сентябрьский отчет, проанализируем возможные скрытые ошибки учета и специфику переноса данных:

1. Реквизит «Месяц» в ведомости: проверим документ выплаты. В шапке документа ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу или ВедомостьПеречисленийНаСчета критически важно поле «Месяц». Если зарплата за сентябрь выплачивается 10 октября, то дата документа должна быть 10.10, а реквизит «Месяц выплаты» обязан иметь значение «Сентябрь». Если пользователь ошибочно выберет месяц «Октябрь», система не привяжет данную сумму к сентябрьскому начислению даже в режиме учета по месяцам начисления.
2. Сброс настроек варианта отчета: пользовательские настройки отчета в схеме компоновки данных могут блокировать автоматическое перестроение полей. Откроем отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам», перейдем по кнопке «Еще» > «Прочее» > «Изменить вариант отчета», нажмем «Еще» > «Установить стандартные настройки» и завершим редактирование. Это восстановит предопределенную схему выборки данных.
3. Корректность переноса данных при разделении баз: если организация была выгружена в новую базу в начале года через документы ввода остатков или механизм ПереносДанных, проверим полноту записей. Для корректной работы обоих режимов взаиморасчетов в программе должны быть одновременно сформированы движения по обоим регистрам: ВзаиморасчетыССотрудниками и БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками. Если при переносе один из регистров остался пустым, отчет не сможет рассчитать начальное или конечное сальдо.

Диагностика расхождений через Универсальный отчет

Для детального контроля движений выясним, как именно программа зафиксировала выплату в учетных регистрах. Построим «Универсальный отчет» (раздел «Администрирование» > «Печатные формы, отчеты и обработки» > «Универсальный отчет»):

1. В шапке отчета выберем тип объекта «Регистр накопления».
2. Укажем имя регистра «Взаиморасчеты с сотрудниками» и тип таблицы «Остатки и обороты».
3. В настройках отчета добавим группировку по полям ПериодВзаиморасчетов, Сотрудник и Регистратор.
4. Сформируем отчет. В поле ПериодВзаиморасчетов для октябрьской ведомости должен стоять именно сентябрь. Если там указан октябрь, скорректируем месяц в самой ведомости и перепроведем документ.

Таким образом, правильная комбинация системного переключателя «Показывать взаиморасчеты: По месяцам начисления» и аккуратного указания расчетного месяца в ведомостях гарантирует корректное и привычное для бухгалтера закрытие сальдо по сотрудникам.