← На главную

Каждый бухгалтер по расчету заработной платы рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда при увольнении сотрудника в середине месяца отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» или расчетный листок на дату окончательного расчета показывает странное, чаще всего отрицательное или «зависшее» сальдо. При этом, если сформировать аналогичный отчет за весь календарный месяц целиком, итоговое сальдо чудесным образом закрывается в ноль.

В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, как устроена внутренняя логика программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП), и какие шаги необходимо предпринять, чтобы отчеты показывали корректную информацию на любую дату внутри месяца.

Выясняем причину: почему «разъезжаются» начисления и выплаты

Проанализируем ситуацию с технической точки зрения. В программе 1С:ЗУП 3.1 учет взаиморасчетов с сотрудниками ведется одновременно в нескольких ключевых регистрах накопления. Главными из них являются:

1. ВзаиморасчетыССотрудниками (отвечает за расчетное сальдо по месяцам).
2. БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками (отвечает за бухгалтерское сальдо, которое должно сходиться со счетом 70 в 1С:Бухгалтерии).
3. ЗарплатаКВыплате (используется для заполнения ведомостей).

Когда мы проводим документ Увольнение (например, датированный 15 числом месяца) и сразу же выплачиваем сотруднику деньги по документу ВедомостьВБанк или ВедомостьВКассу, в программе происходят следующие движения по регистрам:

• Выплата (Ведомость): записывается в регистры фактической датой платежа — то есть 15 числа. В этот момент в регистре бухгалтерских взаиморасчетов образуется «минус» (долг за сотрудником) на дату 15 июня.
• Начисление (Увольнение): с точки зрения бухгалтерского и регламентированного учета, окончательный расчет и признание доходов всегда привязаны к концу расчетного месяца. Поэтому программа жестко записывает сумму начисления в регистр БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками последним числом месяца — например, 30 июня, независимо от того, что сам документ увольнения проведен 15 июня.

Рассмотрим подробнее, что из этого получается. Если мы сформируем отчет за произвольный промежуток времени внутри месяца — например, с 1 по 15 число, система увидит проведенную выплату (15 июня), но «не заметит» начисление, которое запишется в регистр только 30 июня. В результате отчет покажет ложное отрицательное сальдо на конец периода, равное сумме выплаты. Если же сформировать отчет за весь месяц (по 30 число включительно), обе записи попадут в выборку, и конечное сальдо станет нулевым.

Шаг 1. Переключение режима отображения взаиморасчетов в отчете

Для того чтобы решить проблему отображения сальдо, разберем по шагам, как переключить настройки отчета с бухгалтерского учета на расчетный (зарплатный) учет. Расчетный учет в ЗУП привязывается к месяцу регистрации документа, а не к физическим датам движений внутри регистров.

Выполним следующие действия в интерфейсе программы:

1. Перейдем в раздел Настройки главного меню программы.
2. Откроем пункт Дополнительные настройки.
3. В правой части открывшегося окна найдем переключатель Показывать взаиморасчеты.
4. По умолчанию там может быть установлен флаг «По данным бухгалтерского учета». Нам необходимо переключить его в положение «По месяцам расчета зарплаты».
5. Сохраним настройки и заново сформируем отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» за период с начала месяца по дату увольнения.

После переключения настройки программа перестанет ориентироваться на физические даты проводок (30 число для начисления и 15 число для выплаты) и сгруппирует данные по месяцу регистрации (в данном случае — июнь). Сальдо на любую дату внутри июня по уволенному сотруднику станет нулевым, так как обе операции зарегистрированы в одном и том же периоде.

Шаг 2. Разрешение ситуации с пересортицей аналитики

Что делать, если настройки установлены правильно («По месяцам расчета»), период выбран верный, но сальдо по уволенному сотруднику все равно продолжает висеть в отчете? Проанализируем ситуацию: чаще всего причиной этого является внутренняя пересортица по аналитическим разрезам учета.

В ЗУП 3.1 учет взаиморасчетов ведется не просто по сотруднику, а в разрезе дополнительных измерений:

• Подразделение (в котором числился сотрудник);
• Статья расходов (источник финансирования);
• Период взаиморасчетов (месяц регистрации).

Если начисление при увольнении прошло, например, по «Администрации», а в ведомость на выплату по ошибке подставился «Основной цех», общий баланс по сотруднику закроется в ноль, но в разрезе подразделений у вас зависнет дебетовое сальдо по одному подразделению и кредитовое — по другому. Из-за этого программа будет продолжать выводить уволенного сотрудника в отчеты как должника или кредитора.

Посмотрим на пример решения этой проблемы с помощью «нулевой» ведомости:

1. Создадим новый документ ВедомостьВБанк или ВедомостьВКассу текущим месяцем.
2. В поле Месяц выплаты укажем тот месяц, в котором зависло некорректное сальдо.
3. Нажмем кнопку Подбор (не «Заполнить», а именно «Подбор», так как по уволенному сотруднику итоговый долг равен нулю, и автозаполнение его проигнорирует).
4. Выберем нашего уволенного сотрудника.
5. В строке сотрудника сумма к выплате встанет равной «0». Однако, если мы дважды кликнем на эту сумму левой кнопкой мыши, откроется форма расшифровки.
6. В открывшейся форме мы увидим строки с плюсами и минусами по разным подразделениям или статьям расходов. Программа автоматически распределит остатки и «схлопнет» внутреннюю пересортицу.
7. Проведем ведомость. После этого сальдо в отчетах полностью обнулится.

Шаг 3. Исправление расхождения регистров через документ «Перенос данных»

В редких и наиболее сложных случаях расхождения возникают напрямую между тремя регистрами накопления из-за ручных правок документов или некорректного переноса данных из старых баз (например, при переходе с 1С:ЗУП 2.5). Сальдо в расчетном листке может быть нулевым, а в «Анализе зарплаты» продолжает висеть долг.

В такой ситуации исправить данные можно только корректировкой регистров. Разберем по шагам, как это сделать:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Перенос данных.
2. Создадим новый документ. В качестве номера документа рекомендуется использовать понятный префикс (например, «ИСПР-01»).
3. На панели инструментов документа нажмите кнопку Настройка состава регистров.
4. На вкладке «Регистры накопления» найдем и отметим флажками три регистра:
   • БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками
   • ВзаиморасчетыССотрудниками
   • ЗарплатаКВыплате
5. Нажмите «ОК». В документе появятся соответствующие вкладки для ручного ввода данных.
6. Для каждого из регистров введите корректирующие записи. Если у сотрудника завис долг за организацией (положительное сальдо), необходимо сделать запись с видом движения Расход на эту сумму, чтобы списать остаток. Если завис долг за сотрудником — сделайте запись Приход. Обращайте особое внимание на то, чтобы аналитика (Сотрудник, Подразделение, Статья расходов) во всех трех регистрах совпадала до мельчайших деталей.
7. Запишите и проведите документ.

Шаг 4. Окончательное завершение расчетов с сотрудником

После того как сальдо полностью приведено в порядок и начисления с выплатами успешно закрылись в ноль, рекомендуется зафиксировать это состояние в системе, чтобы исключить случайное попадание уволенного сотрудника в документы будущих периодов.

Для этого выполним следующее действие:

1. Откроем карточку уволенного сотрудника в справочнике Сотрудники.
2. В самом низу карточки найдем и установим флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».

Это скроет карточку из общих рабочих списков подбора, предотвратит ошибки случайного начисления сумм в будущем, но при этом вся история расчетов полностью сохранится в базе для формирования архивных отчетов и справок.