Почему в документах внутреннего ЭДО не выходят отметки всех подписантов и как это исправить?

При переходе на электронный документооборот в государственных учреждениях пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда при выводе на печать электронного документа в печатной форме отсутствуют отметки (штампы визуализации электронной подписи) одного или нескольких подписантов. Часто эту проблему ошибочно связывают с установкой очередного релиза конфигурации. Разберем по шагам, почему пропадают штампы визуализации ЭП в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» и как восстановить их корректный вывод.

Проверка связки справочников «Пользователи», «Физические лица» и «Сотрудники»

Основная причина, по которой типовой механизм не может сформировать штамп подписанта, заключается в нарушении целостности данных о должностном лице в информационной базе. Проанализируем цепочку реквизитов, которая необходима алгоритмам программы для идентификации подписавшего лица:

1. Откроем карточку пользователя в справочнике Пользователи (раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав). Убедимся, что реквизит Физическое лицо заполнен ссылкой на соответствующий элемент справочника ФизическиеЛица.
2. Перейдем в справочник Сотрудники и проверим, что для данного физического лица заведена действующая карточка сотрудника в той организации, от имени которой оформляется документ.
3. Проверим наличие должности. В карточке сотрудника на дату подписания документа обязательно должна быть указана должность. Если должность не заполнена, штамп простой электронной подписи (ПЭП) не сможет сформироваться корректно.

Проверка статуса электронного документа и маршрута подписания

Штампы визуализации формируются по определенным правилам жизненного цикла электронного документа. Выясним, какие параметры маршрута влияют на видимость отметок:

1. Статус документа. В большинстве типовых форм штампы участников маршрута отображаются на печатной форме только после того, как документ подписан всеми сторонами и перешел в окончательный статус Завершен. Если документ находится в обработке (например, в статусе Требуется подписание), отметки участников, еще не поставивших подпись, выводиться не будут.
2. Тип группы подписантов. Перейдем в раздел Настройки внутреннего ЭДО — Маршруты подписания. Обратим внимание на настройку этапа: если для группы указано правило выполнения Любой, то после визирования документа первым же сотрудником этап считается закрытым, подписи остальных участников не запрашиваются, и их штампы в документ не попадают. Для вывода отметок всех должностных лиц группа должна иметь признак Все одновременно либо подписание должно быть настроено последовательно по этапам.

Конфликты с пользовательскими макетами печатных форм

В типовых конфигурациях 1С штампы визуализации ЭП формируются программным кодом динамически в подвале табличного документа, а не прописываются вручную в ячейках бланка. Если ранее макет печатной формы корректировался пользователями, обновление конфигурации может нарушить работу типовых областей вывода. Разберем порядок действий:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм.
2. Найдем требуемую печатную форму документа и проверим, нет ли рядом с ней значка редактирования (карандаша).
3. Если макет был изменен, выделим его и нажмем кнопку Использовать стандартный, после чего повторим формирование печатной формы с отметками ЭП.

Особенности форм приказов Минфина 61н и 52н

Рассмотрим специфику первичных документов, формируемых коллегиальными органами (комиссиями). В унифицированных формах по Приказу Минфина РФ № 61н штампы всех членов комиссии зачастую не выводятся в подвале основного бланка. Для фиксации их подписей предусмотрен отдельный лист голосования (или лист согласования). Этот лист формируется программой автоматически в составе единого пакета только после того, как все назначенные члены комиссии завершат процесс голосования и подпишут документ своими электронными подписями.

Правильная точка вызова печати

Отметка об электронной подписи гарантированно выводится только тогда, когда печать выполняется непосредственно из формы просмотра сформированного электронного документа (по кнопке печати внутри карточки ЭД). Если пользователь отправляет на печать стандартную бухгалтерскую форму из учетного документа, для которой внутреннее ЭДО не привязано или используется неунифицированный бланк, программа сформирует печатную форму без штампов ЭП.