← На главную

При работе в программах «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда по договору гражданско-правового характера (ГПХ) взведен флаг Выплаты по договору не облагаются НДФЛ, однако при заполнении ведомости на выплату программа всё равно рассчитывает налог и уменьшает сумму к выдаче на руки. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, изучим правовые основания применения этой настройки и по шагам настроим корректный учет.

1. Юридическая сторона: когда выплаты по договору ГПХ действительно не облагаются НДФЛ у источника?

Прежде чем переходить к техническим настройкам в программе, разберем методологию учета. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, признаются налоговыми агентами. Они обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ. Любые договоренности в стиле «исполнитель платит налог за себя сам» (если он является обычным физлицом без статуса ИП или самозанятого) юридически ничтожны.

Тем не менее, существуют законные ситуации, когда галочка Выплаты по договору не облагаются НДФЛ (в некоторых релизах интерфейса этот функционал настраивается через категорию дохода) легитимно используется на практике:

1. Дистанционная работа исполнителя за пределами РФ. Если физическое лицо (как гражданин РФ, так и иностранец) выполняет работы или оказывает услуги по договору ГПХ, находясь физически за границей, и это место работы прямо зафиксировано в договоре. В таком случае доход относится к источникам за пределами РФ. Для нерезидентов он вообще не облагается НДФЛ в РФ, а резиденты обязаны декларировать и платить его самостоятельно.
2. Компенсация подтвержденных издержек исполнителя. Если по условиям договора организация компенсирует исполнителю его расходы, связанные с выполнением работ (например, проезд, проживание, покупку материалов), и эти расходы подтверждены первичными документами, то данные суммы компенсации не подлежат обложению НДФЛ.
3. Договоры с волонтерами и добровольцами. В соответствии с пунктами 3.1–3.3 статьи 217 НК РФ, выплаты, связанные с возмещением расходов добровольцев (волонтеров) в рамках благотворительной деятельности, освобождаются от налогообложения.

Для всех остальных «стандартных» договоров подряда или оказания услуг с обычными физлицами организация обязана исчислить и удержать НДФЛ.

2. Технический анализ: почему НДФЛ появляется в «Ведомости в банк»?

Выясним причину, почему при полностью чистой вкладке «НДФЛ» в документе начисления налог всё равно удерживается в ведомости. Рассмотрим основные технические факторы:

• Смешанный учет расчетов (Трудовой договор + ГПХ). Программа «1С» ведет учет НДФЛ не в разрезе отдельных договоров или документов-оснований, а в разрезе физического лица в целом. Если ваш исполнитель одновременно является штатным сотрудником по трудовому договору, программа анализирует общее сальдо его расчетов по налогу. Если по трудовому договору у сотрудника ранее возник исчисленный, но еще не удержанный НДФЛ (например, после расчета аванса или перерасчета прошлых периодов), программа автоматически перенесет этот долг в текущую ближайшую ведомость — даже если эта ведомость создается под выплату договора ГПХ.
• Нарушение последовательности проведения документов. Это самая частая причина ошибок в учете НДФЛ. Если вы сначала создали ведомость на выплату, а затем решили зайти в договор, поставить там признак необлагаемости и пересчитать акт — в скрытых регистрах накопления (таких как Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ) зависают некорректные остатки. Ведомость продолжает «видеть» старые расчеты.
• Дублирование начисления в разных документах. Если начисление по договору ГПХ было проведено специализированным документом Начисление по договорам (в т.ч. авторские), а затем расчетчик запустил общий документ Начисление зарплаты и взносов и не очистил вкладку «Договоры» — программа произведет повторное начисление сумм и, соответственно, повторно рассчитает НДФЛ, который «выплывет» в ведомости.
• Разрезы ИФНС и регистраций в налоговом органе. Если договор зарегистрирован по одному подразделению (с определенной регистрацией в ФНС), а выплата оформляется по организации в целом или по другому подразделению, программа может попытаться зачесть переплату по одной налоговой инспекции в счет долга по другой, что приведет к искажению сумм к выплате.

3. Пошаговая инструкция по исправлению проблемы

Проанализируем ситуацию на конкретном примере и разберем алгоритм действий, который гарантированно поможет убрать неверно удерживаемый налог из платежных документов.

Шаг 1. Анализируем регистры НДФЛ по сотруднику

Прежде чем перезаполнять документы, нам необходимо понять источник возникновения налога. Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам.
2. Откроем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
3. Установим период, захватывающий дату начисления и планируемую дату выплаты, выберем нашего сотрудника и нажмем кнопку Сформировать.
4. Внимательно изучим строки отчета. Нам нужно посмотреть на колонку «Исчислено налога» и найти документ-основание, который сформировал эту сумму. Если там указан документ Начисление зарплаты и взносов или старый расчет по трудовому договору — проблема кроется в общем сальдо сотрудника, а не в самом договоре ГПХ.

Шаг 2. Соблюдаем правильную цепочку документов

Чтобы программа правильно интерпретировала параметры договора, вся цепочка документов должна быть создана и проведена в строгой хронологической последовательности:

1. Откроем документ Договор (работы, услуги). Перейдем в настройки налогообложения и убедимся, что там выбрано значение, исключающее обложение НДФЛ (или сняты соответствующие флаги в зависимости от релиза вашей конфигурации). Проведем документ.
2. Если оплата производится по актам, создаем документ Акт приемки выполненных работ. Убеждаемся, что параметры подтянулись из договора.
3. Создаем документ Начисление по договорам (в т.ч. авторские). Нажмем кнопку Заполнить. Перейдем на вкладку НДФЛ и проверим, что строка по нашему сотруднику отсутствует (вкладка должна быть пустой). Если строка с налогом все равно присутствует — выделим ее и удалим вручную, после чего проведем документ.
4. Только после этого создаем документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу).

Шаг 3. Исправляем «зависший» НДФЛ в Ведомости

Если ведомость уже была создана ранее, простой перезапуск кнопки «Заполнить» может не помочь из-за кэширования движений регистров. Выполним полную очистку:

1. Полностью распроведем созданную ведомость на выплату.
2. Откроем ее и полностью очистим табличную часть (удалим строки с сотрудником).
3. Запишем пустой документ.
4. Снова воспользуемся кнопкой Подобрать (или Заполнить), найдем нашего сотрудника и добавим его в документ.
5. Дважды кликнем по сумме в колонке «К выплате» и проверим расшифровку. В открывшемся окне детально расписаны документы-основания. Убедимся, что там присутствует только наш документ начисления по договору ГПХ и отсутствует колонка «НДФЛ к удержанию».

Шаг 4. Альтернативный способ начисления необлагаемых сумм (компенсаций)

Если вы пытаетесь провести через договор ГПХ компенсацию расходов исполнителя (которая по закону не облагается НДФЛ и взносами), методологически правильнее использовать не стандартный документ начисления по договору, а настроить отдельное разовое начисление. Рассмотрим, как это сделать:

1. Перейдем в меню Настройка — Начисления и создадим новое начисление (например, «Компенсация издержек по договору ГПХ»).
2. На вкладке Основное укажем, что назначение начисления — Компенсационные выплаты, а начисление выполняется По отдельному документу (выберем документ Разовое начисление).
3. На вкладке Налоги, взносы, бухучет установим переключатель НДФЛ в положение Не облагается. В поле категории доходов по страховым взносам укажем: Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами.
4. Зарегистрируем данную выплату с помощью документа Разовое начисление. При таком подходе у программы не возникнет никаких оснований для исчисления налога ни на этапе расчетов, ни на этапе выплаты в ведомости.

4. Резюме

Для корректного ведения учета договоров ГПХ без НДФЛ всегда проверяйте статус физического лица (не ведется ли по нему параллельный учет по трудовым договорам) и соблюдайте строгую последовательность проведения документов. В случаях, когда вы работаете с самозанятыми гражданами или индивидуальными предпринимателями, настоятельно рекомендуется вообще отказаться от отражения таких договоров в базах 1С:ЗУП или 1С:ЗКГУ. Такие расчеты корректнее проводить напрямую через 1С:Бухгалтерию с использованием счетов расчетов с контрагентами (счет 76 или 60), чтобы не засорять зарплатные регистры и регламентированную отчетность по формам 6-НДФЛ и ЕФС-1.