Ситуация, когда организация применяет упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы» и сталкивается с тем, что текущие платежи по НДФЛ в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) «улетают» в прошлые налоговые периоды, является классической для пользователей программы 1С:Бухгалтерия 3.0. Даже если по бухгалтерскому счету 68.01 сальдо нулевое, программа может упорно считать, что вы гасите долги многолетней давности. Разберем детально, почему это происходит и как привести учет в порядок.
Для начала проанализируем важный технический аспект: учет для КУДиР в 1С ведется не по плану счетов, а по специальным регистрам накопления. Основной регистр, который отвечает за признание расходов — это Расходы при УСН. Именно в нем хранятся остатки неоплаченных, но начисленных затрат.
Программа использует метод ФИФО (First In, First Out — первым пришел, первым ушел). Это означает, что любая оплата, проведенная банковской выпиской (документ Списание с расчетного счета), в первую очередь закрывает самое старое начисление, которое «висит» в регистре. Если в 2018 году в регистре остался «хвост» (неоплаченная сумма начисления), то платеж 2024 года программа автоматически привяжет к этому «хвосту». В КУДиР при этом отразится дата текущей оплаты, но в графе содержания будет ссылка на документ-основание (начисление) из прошлого. Если же сумма оплаты велика, она закроет старый долг и остатком перейдет на следующие периоды.
Рассмотрим подробнее, какие условия должны выполниться одновременно, чтобы НДФЛ попал в КУДиР законно и своевременно:
Начисление зарплаты. Этот документ делает запись в регистр Расходы при УСН со статусом «Не оплачено».Ведомость на выплату зарплаты и Списание с расчетного счета (или Выдача наличных). С этого момента расход по зарплате считается оплаченным, но НДФЛ в составе этого расхода еще ждет своего часа.Списание с расчетного счета с видом операции «Уплата налога» и правильно выбранным налогом (НДФЛ).Если НДФЛ попадает в прошлый год, значит, в вашей базе в регистре Расходы при УСН есть записи 2018 года, по которым начисление прошло, а подтверждения оплаты налоговым органам система не увидела.
Чтобы найти «виновника», нам недостаточно смотреть на Оборотно-сальдовую ведомость. Нам нужно заглянуть «под капот» программы. Проделаем следующие шаги:
Шаг 1. Использование Универсального отчета
Перейдем в раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет. Настроим его следующим образом:
В настройках (кнопка «Настройки») добавим группировку по полю Регистратор и Элемент расхода. Обязательно установим период, захватывающий тот самый злополучный прошлый год (например, с 2018-го). Если мы увидим в колонке «Конечный остаток» суммы, значит, именно эти документы «тянут» на себя современные платежи.
Шаг 2. Анализ состояния налогового учета по УСН
Посмотрим на встроенный помощник в разделе Отчеты — УСН — Анализ состояния налогового учета по УСН. Раскроем блок «Оплата труда». Там наглядно показано расхождение между начисленными суммами и принятыми к учету. Если блок «Начислено» значительно превышает «Оплачено» в разрезе прошлых лет, проблема подтверждена.
Если мы обнаружили старые остатки, которые мешают корректному учету, у нас есть несколько путей решения.
Иногда проблема вызвана нарушением последовательности. Если налог был оплачен в 09:00, а зарплата начислена в 18:00 того же дня, программа может «не увидеть» текущую задолженность в момент оплаты и уйти искать долги в прошлое. Перепроведение документов в хронологическом порядке (через Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов) может помочь, но только если записи в регистрах изначально были корректными.
Это самый надежный способ, если вы не хотите трогать прошлые периоды и менять бухгалтерское сальдо. Нам нужно «обнулить» зависшие остатки в регистрах УСН.
Расходы при УСН или Прочие расчеты). Если нужной вкладки нет, нажмем Еще — Выбор регистров и добавим Расходы при УСН.Не оплачено, чтобы система больше не пыталась закрыть этот расход новыми деньгами.Проанализируем текущие документы оплаты. Часто пользователи создают платежное поручение на уплату НДФЛ, но в поле Налог выбирают ошибочное значение или создают новое. Для корректной работы регистров УСН в программе должен быть выбран предопределенный элемент: НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента. Если выбрать просто «НДФЛ» (самописный) или другой налог, программа не сможет сопоставить оплату с начислением зарплаты, и механизм ФИФО сработает непредсказуемо.
Помните, что КУДиР — это результат работы регистров, а не оборотно-сальдовой ведомости. Чтобы избежать подобных проблем в будущем, рекомендуем:
Операция, введенная вручную для начисления или корректировки налогов и зарплаты, так как он не делает записей в налоговые регистры УСН.Расходы при УСН, чтобы вовремя замечать и устранять «зависшие» остатки.Проделав эти шаги, мы очистим историю учета от старых ошибок и добьемся того, чтобы уплата НДФЛ попадала в Книгу доходов и расходов строго в периоде фактического платежа.