При ведении налогового учета по упрощенной системе налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы» бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: при проведении документа Списание с расчетного счета на уплату НДФЛ сумма налога попадает в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) не в полном объеме. Например, в графу «Расходы всего» относится вся уплаченная сумма (допустим, 1500 рублей), а в признаваемые расходы для целей налогообложения (графа «В т.ч. расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы») — только ее часть (например, 1200 рублей).
В этой статье мы подробно разберем, почему программа разделяет уплаченный налог, как устроена внутренняя механика регистров УСН в «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), по каким причинам возникают расхождения и как исправить эту ошибку по шагам.
Для корректного отражения расходов в КУДиР программа использует не только данные бухгалтерских счетов (таких как 68.01 или 70), но и специальные налоговые регистры накопления. Главными среди них являются Прочие расчеты и Расходы при УСН. В этих регистрах действует строгая логика сопоставления начисленных (удержанных) обязательств и их фактической оплаты.
Давайте проанализируем ситуацию на примере уплаты 1500 рублей НДФЛ, из которых только 1200 рублей попали в КУДиР:
Прочие расчеты эти 1200 рублей закрылись, а в качестве расчетного документа зафиксировался документ начисления — Зарплата (или документ выплаты, в зависимости от настроек). Условие «налог удержан и уплачен» выполнено, поэтому сумма правомерно ушла в расходы КУДиР.Прочие расчеты расчетным документом для этих 300 рублей становится само Списание с расчетного счета.Расходы при УСН для «зависшей» части налога устанавливается статус оплаты Неоплачено. Этот статус означает следующее: платеж в бюджет физически отправлен, но встречное условие (факт удержания налога у физлица) еще не отражено в программе. Сумма будет находиться в регистре до тех пор, пока система не зафиксирует удержание НДФЛ на эти 300 рублей.Если фактически вся зарплата выплачена и налог перечислен верно, но программа продолжает делить суммы, рассмотрим основные причины сбоя:
Ведомость в банк или Ведомость в кассу колонка «НДФЛ к удержанию» должна быть заполнена автоматически и соответствовать рассчитанному налогу. Если эту колонку очистили вручную, изменили сумму или документ выплаты вообще не был проведен, программа считает, что налог у сотрудника не удерживался.Отражение зарплаты в бухучете, механизмы УСН могут некорректно сопоставлять выплаты конкретным физлицам с общей суммой уплаченного налога.Операция, введенная вручную для корректировки сальдо по счетам 68.01 или 70 закрывает только бухгалтерские остатки, но никак не влияет на регистры УСН, из-за чего возникает критический разрыв между ОСВ и КУДиР.При анализе расходов на НДФЛ необходимо учитывать важную реформу законодательства. Начиная с релизов версии 3.0.155 и выше, в программе реализован новый порядок признания расходов в соответствии с актуальными разъяснениями Минфина:
НДФЛ теперь признается в расходах по УСН в составе расходов на оплату труда в момент фактической выплаты зарплаты сотрудникам.
Это означает, что программа больше не отслеживает факт перечисления НДФЛ на Единый налоговый счет (ЕНС) для целей принятия расходов. Вся начисленная зарплата («грязными», включая НДФЛ) должна попадать в расходы КУДиР единой строкой на дату выплаты денег сотрудникам. Сам документ Списание с расчетного счета на уплату НДФЛ или зачет ЕНП больше не должен формировать записи в КУДиР.
Если в вашей базе расходы до сих пор привязываются к платежным поручениям по НДФЛ, это сигнализирует об одной из трех проблем:
Рассмотрим, как локализовать и устранить проблему зависших сумм в регистрах УСН.
Для того чтобы точно определить, по какому именно сотруднику или документу возникла переплата или недоплата, воспользуемся стандартным инструментом платформы:
Элемент расхода (физическое лицо), Документ возникновения расходов и Статус оплаты расходов УСН.Неоплачено укажут на конкретные документы выплаты или сотрудников, по которым не сошлись данные.Перейдем в документы Ведомость в банк или Ведомость в кассу, которыми выплачивалась зарплата за проблемный период. Нам необходимо убедиться, что внутри ведомостей зафиксирован удержанный НДФЛ. Если поле налога пустое, ведомость следует перезаполнить автоматически, чтобы программа привязала НДФЛ к ведомости, а затем провести документ заново.
Поскольку налоговый учет УСН крайне чувствителен к хронологии, выполним групповое перепроведение документов. Для этого перейдем в раздел Операции — Закрытие месяца и запустим перепроведение документов с начала проблемного квартала (или с начала года). Это позволит программе пересчитать зачеты авансов и правильно распределить уплаченные суммы НДФЛ по регистрам.
Если ошибка тянется из прошлых закрытых периодов и перепроведение документов за прошлые годы невозможно или нежелательно, мы можем скорректировать остатки по регистрам вручную:
Прочие расчеты и Расходы при УСН.После выполнения этих шагов и повторного формирования КУДиР суммы уплаченного налога должны распределяться корректно и в полном объеме приниматься к налоговому учету.