При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: при приеме на работу сотрудника, который уже работал в организации несколько лет назад и был уволен, в его первую ведомость на выплату зарплаты начинают «подтягиваться» странные суммы. Это могут быть как положительные, так и отрицательные суммы за очень старые периоды (например, за 2013, 2014 или 2018 годы), которые визуально перекрывают друг друга, но создают огромную путаницу в расшифровке выплаты и грозят искажением отчетности по НДФЛ.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, проанализируем внутренние механизмы регистров 1С, которые приводят к подобному поведению программы, и рассмотрим по шагам несколько надежных способов устранения «хвостов» прошлых лет.
Для того чтобы понять логику программы, нам необходимо обратиться к архитектуре хранения данных в 1С:ЗУП. В отличие от старой редакции 2.5, в редакции 3.1 учет взаиморасчетов ведется в разрезе трех ключевых аналитик:
Когда программа заполняет ведомость на выплату зарплаты, она обращается к регистру накопления Зарплата к выплате. Каждое начисление делает запись со знаком «плюс» (приход) в разрезе конкретного документа-основания. Каждая выплата должна делать запись со знаком «минус» (расход), закрывая это начисление по тому же самому документу-основанию копейка в копейку.
Если в вашей базе когда-то был произведен переход со старых версий (например, с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1) с помощью механизма «свернутого» или «полного» переноса данных, то остатки перенеслись документами Перенос данных. Очень часто при таком переносе возникает пересортица по документам-основаниям. Начисления перенеслись, а записи о выплатах не сопоставились с ними должным образом. В итоге в регистре зависают огромные плюсовые и минусовые остатки, которые в общем сальдо по сотруднику могут давать ноль, но программа продолжает видеть их как незакрытые «хвосты».
Ситуация обостряется при повторном приеме сотрудника на работу. Здесь возможны два сценария:
Сценарий 1. Ошибка кадровой службы. Кадровик не создал новый элемент в справочнике Сотрудники, а просто взял старую карточку уволенного в 2013 году сотрудника и провел по ней новый документ Прием на работу. В этом случае вся история взаиморасчетов по данному трудовому договору мгновенно активизируется, и программа при первой же выплате пытается схлопнуть старые остатки пятилетней или десятилетней давности.
Сценарий 2. Пересортица на уровне Физического лица. Кадровик все сделал верно: создал новую карточку сотрудника с новым табельным номером, связав ее с существующим элементом справочника Физические лица. Однако из-за старых ошибок переноса данных или некорректных ручных корректировок прошлых лет в регистрах зависли остатки, которые программа ассоциирует с данным физлицом в целом, и при заполнении ведомости по новому сотруднику система пытается выровнять общий баланс.
В старых релизах (например, в обсуждаемом на форуме 3.1.8) флаг в карточке сотрудника Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены влиял исключительно на видимость элемента в интерфейсе. Начиная с версии 3.1.13, разработчики изменили этот алгоритм. Теперь установленный флаг архивного сотрудника дает программе прямой сигнал: игнорировать все его старые остатки и «хвосты» при заполнении новых ведомостей по другим рабочим местам этого же физлица.
Поэтому в современных релизах первым делом необходимо зайти в карточку старого, уволенного сотрудника и проверить, установлен ли этот флаг. Если нет — установите его.
---
Давайте разберем, как методологически верно оформлять прием ранее уволенного работника, чтобы минимизировать риски появления ошибок в учете:
Физические лица и найдем нашего человека. Убедимся, что карточка физлица дублироваться не будет.Сотрудники. Если у вас включен режим скрытия архивных сотрудников, временно отключите его в настройках списка.Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены.Прием на работу по новому сотруднику.---
Если старый сотрудник уже был принят некорректно или «хвосты» все равно тянутся на уровне физлица, нам потребуется провести техническую зачистку регистров. Самый простой и безопасный способ сделать это без ручного редактирования регистров — сформировать специальную ведомость.
Рассмотрим этот процесс пошагово:
Ведомость в кассу (или в банк) текущей датой.6-НДФЛ за текущий период.Зарплата к выплате и «схлопнет» все старые остатки в разрезе документов-оснований.---
Бывают ситуации, когда бухгалтер категорически против проведения «нулевых» ведомостей в текущем периоде. В таком случае нам придется скорректировать регистры напрямую с помощью системного документа Перенос данных. Этот способ требует максимальной точности, так как мы будем работать непосредственно с записями базы данных.
Для качественного закрытия долгов нам потребуется скорректировать три регистра накопления одновременно:
Зарплата к выплате — чтобы старые суммы перестали попадать в новые ведомости.Взаиморасчеты с сотрудниками — чтобы закрыть долги в расчетных листках и аналитических отчетах.Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками — чтобы избежать расхождения сальдо при синхронизации с «1С:Бухгалтерией».Разберем процедуру корректировки:
Зарплата к выплате (таблица «Остатки и обороты»).Физическое лицо, Сотрудник, Период взаиморасчетов, Документ-основание, Статья расходов, Статья финансирования. Настроим отбор по нашему физическому лицу.Перенос данных. На вкладках регистров нам нужно сделать компенсирующие записи. Если в отчете висит остаток с плюсом, мы делаем запись с видом движения «Расход» на ту же сумму с абсолютно аналогичной аналитикой (тот же документ-основание, статья расходов и т.д.). Если в отчете висит минус — делаем запись с видом движения «Приход».Ниже приведен условный пример того, как выглядят движения в регистре при корректировке через документ Перенос данных:
РегистрНакопления.ЗарплатаКВыплате:
- Вид движения: Расход
- Сотрудник: СтарыйСотрудник (уволен в 2013)
- Период взаиморасчетов: 01.09.2013
- Документ-основание: Начисление зарплаты и взносов №123 от 30.09.2013
- Сумма: 5000.00 руб.
РегистрНакопления.ЗарплатаКВыплате:
- Вид движения: Приход
- Сотрудник: СтарыйСотрудник (уволен в 2013)
- Период взаиморасчетов: 01.10.2013
- Документ-основание: Начисление зарплаты и взносов №145 от 31.10.2013
- Сумма: 5000.00 руб.
---
В старых обсуждениях на форумах (см. Сообщение №2 и №4) часто советовали создать ведомость с хвостами, провести ее датой прошедшего периода (например, 25.12.2018), чтобы она якобы «схлопнулась» в прошлом и не портила текущий отчет 6-НДФЛ.
Мы настоятельно не рекомендуем использовать этот метод в современных версиях программы по следующим причинам:
6-НДФЛ за давно закрытые периоды.Появление старых долгов по заново принятым сотрудникам в «1С:ЗУП 3.1» — это всегда следствие накопленных ошибок ведения учета или переноса данных из предыдущих версий программ. Чтобы решить эту проблему раз и навсегда, всегда разделяйте периоды работы сотрудников в справочнике Сотрудники, своевременно отправляйте уволенных в архив с установкой соответствующего флага и контролируйте чистоту регистров взаиморасчетов с помощью Универсального отчета.