В практике работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто встречается ситуация, когда сотрудник увольняется, а спустя некоторое время (например, через полгода или год) вновь принимается в ту же организацию. Если при увольнении расчеты были произведены с ручными корректировками или в базе остались незакрытые остатки по регистрам накопления, это неизбежно «всплывет» при расчете первой же зарплаты после повторного приема.
Рассмотрим ситуацию подробно: сотрудник уволен в августе 2019 года, а принят снова в марте 2020 года. Несмотря на то что это юридически новый трудовой договор и в базе создан новый элемент справочника Сотрудники, программа начинает подтягивать странные суммы в ведомости или заполнять вкладку «Корректировки выплаты» в документе начисления. Проанализируем причины этого поведения и разберем по шагам алгоритм исправления.
Основная причина появления «хвостов» — ручные правки в документах начисления и выплаты. Когда бухгалтер меняет сумму в ведомости или документе начисления вручную, он часто нарушает связь между регистрами Взаиморасчеты с сотрудниками (долг организации) и Зарплата к выплате (сумма, готовая к выдаче через ведомость).
Проанализируем техническую сторону вопроса. Документ Начисление зарплаты и взносов при заполнении проверяет соответствие этих регистров. Если по одному регистру остаток обнулился, а по другому — нет, программа пытается выровнять сальдо. Сумма корректировки вычисляется по следующей логике:
Результат = (Конечный остаток по РН "Зарплата к выплате" - Начальный остаток по РН "Зарплата к выплате")
- (Конечный остаток по РН "Взаиморасчеты" - Начальный остаток по РН "Взаиморасчеты")
Если результат не равен нулю, появляется строка на вкладке «Корректировки выплаты», которая затем уменьшает или увеличивает сумму в ведомости.
Прежде чем что-то исправлять, выясним, по каким именно документам-основаниям и периодам висят остатки. Самый простой способ сделать это без использования консоли запросов — использовать механизм расшифровки в самой программе:
Важно: в открывшемся окне мы увидим не только суммы, но и Документы-основания, Периоды взаиморасчетов, Статьи расходов и Статьи финансирования. Именно это сочетание аналитик нам нужно будет «обнулить».
Поскольку период увольнения (2019 год) уже закрыт для редактирования и сдачи отчетности, мы не можем изменять первичные документы. Для «зачистки» регистров воспользуемся универсальным инструментом — документом Перенос данных.
Создадим новый документ Перенос данных на дату 01.01.2020 (начало года, в котором произошел повторный прием). В настройках состава регистров выберем следующие:
Взаиморасчеты с сотрудникамиЗарплата к выплатеБухгалтерские взаиморасчеты с сотрудникамиРасчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (если есть хвосты по налогу)Рассмотрим порядок заполнения на примере регистра Зарплата к выплате. Чтобы остаток ушел, запись в Переносе данных должна полностью зеркально повторять ту запись, которая создала «хвост», но с обратным знаком (или видом движения «Расход», если остаток приходный).
Типичная ошибка: бухгалтер указывает в Переносе данных только сотрудника и сумму, забывая про Период взаиморасчетов или Документ-основание. Если в регистре висит остаток по документу «Отпуск» от августа 2019, а вы в Переносе данных сделаете запись без указания этого отпуска, то общий остаток по сотруднику может стать нулевым, но в разрезе документов-оснований программа всё равно будет видеть долг по одному документу и переплату по другому. Это и приведет к ошибкам в расчете за 2020 год.
Выясним причину, по которой НДФЛ «старого» сотрудника влияет на «нового». В системе 1С:ЗУП 3.1 учет налога на доходы физических лиц ведется в разрезе Физического лица, а не Сотрудника.
Даже если вы создали новую карточку в справочнике Сотрудники, она ссылается на то же самое Физическое лицо. Регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ не содержит измерения Сотрудник. Поэтому любые недоимки или излишне удержанный налог по предыдущему трудовому договору будут учитываться программой как актуальное состояние расчетов с этим человеком в текущем налоговом периоде (календарном году).
Если «хвосты» по НДФЛ тянутся из прошлого года, их также необходимо закрыть через Перенос данных или специальным документом Операция учета НДФЛ, чтобы на 1 января нового года сальдо по физлицу было нулевым.
В современных релизах ЗУП 3.1 (начиная с 3.1.14) появился полезный инструмент — документ Инвентаризация взаиморасчетов (раздел Выплаты). Проанализируем, как он помогает в нашей задаче:
Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.Это более современная и удобная альтернатива ручному заполнению Переноса данных для целей выравнивания аналитики выплат.
Посмотрим на итоговый алгоритм действий при обнаружении «грязных» остатков по уволенному сотруднику:
Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период) с максимальной детализацией.Перенос данных, строго соблюдая измерения: Сотрудник, Статья финансирования, Статья расходов, Период взаиморасчетов и Документ-основание.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ нет незакрытых записей за прошлые годы.После проведения корректировок на 1 января 2020 года, расчет за март 2020 года по новому сотруднику должен пройти корректно: вкладка «Корректировки выплаты» останется пустой, а сумма к выплате в ведомости будет в точности соответствовать начисленной за месяц зарплате.