← На главную

В практике работы бухгалтера и расчетчика заработной платы часто возникает ситуация: сотрудник не вышел на работу, и, пока причина не ясна, в программе регистрируется документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с видом Отсутствие по невыясненным причинам. Позже сотрудник приносит больничный лист, который вводится в систему. Однако при формировании расчетного листка пользователь видит обе строки: и больничный, и неоплачиваемое отсутствие. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как привести расчетный листок в корректный вид.

Разберем механизм вытеснения начислений

Фундаментальная причина появления «лишних» строк в расчетном листке кроется в настройках приоритетов начислений. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) реализован механизм вытеснения: одно начисление может «прогнать» другое из того же периода времени. Если в расчетном листке отображаются обе строки, значит, программа считает, что эти события могут сосуществовать.

Проанализируем настройки программы по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка — Начисления.
2. Найдем в списке вид расчета Отсутствие по невыясненным причинам и откроем его.
3. Перейдем на вкладку Приоритет.
4. Проверим левую колонку, которая называется Начисления, приоритет которых выше. В этом списке обязательно должен присутствовать Больничный лист.

Если больничного листа нет в списке приоритетных, это означает, что 1С не знает о необходимости сторнировать время отсутствия при вводе болезни. Добавьте его в список, запишите начисление и пересчитайте документ Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц.

Влияние документа Табель учета рабочего времени

Выясним причину, связанную с оперативным учетом времени. Часто в организациях принято вводить документ Табель до окончательного расчета зарплаты. Если Табель был создан и проведен в тот момент, когда больничный еще не был предоставлен, в нем зафиксировался код «НН» (неявка по невыясненным причинам).

Важно понимать: в 1С:ЗУП 3.1 Табель является «сильным» документом. Если он проведен, то программа берет данные о времени именно из него, игнорируя автоматические расчеты на основе документов-отклонений. Рассмотрим, что нужно сделать в этой ситуации:

• Проверим, есть ли за отчетный период проведенный документ Табель.
• Если табель есть, его необходимо либо переформировать (чтобы код «НН» сменился на «Б»), либо временно распровести.
• После обновления данных в табеле или его отмены необходимо зайти в документ Начисление зарплаты и взносов и выполнить команду Пересчитать сотрудника.

Методология исправления внутри одного месяца

Проанализируем ситуацию, когда и «Отсутствие», и «Больничный» зарегистрированы в одном и том же расчетном периоде (например, в апреле). В 1С:ЗУП редакции 3.1 документ Отсутствие по невыясненным причинам часто используется как временный маркер для того, чтобы сотруднику не начислили зарплату за эти дни в аванс.

Как только появляется Больничный лист, первичный документ становится избыточным. Посмотрим на рекомендации методистов 1С:

Если отсутствие полностью перекрывается больничным в рамках одного месяца, правильнее всего будет распровести документ отсутствия. Удалять его не рекомендуется (чтобы сохранить историю действий и комментарии), но в состоянии «Отменен» он перестанет делать записи в регистры расчета, и строка в расчетном листке исчезнет автоматически.

Если же вы решите оставить документ проведенным, убедитесь, что в комментарии к нему указано основание для замены, и проверьте, что в регистре Данные о времени для расчета среднего заработка не возникло дублирования часов.

Сторнирование в разных периодах

Рассмотрим случай, когда отсутствие было в прошлом месяце, а больничный введен в текущем. Например, отсутствие зарегистрировано в апреле, а расчетный листок мы смотрим за май, в котором введен больничный за апрельские даты.

В этом случае появление строки Отсутствие по невыясненным причинам в майском листке — это нормальная работа программы. 1С выполняет операцию сторно. Вы увидите строку с отрицательным количеством дней или нулевой суммой. Это необходимо для корректного формирования отчетности в ПФР/СФР (подраздел 1.2 формы ЕФС-1, бывший СЗВ-СТАЖ), так как программа должна явно «отменить» стаж с кодом «НЕОПЛ» и заменить его на стаж с кодом «БОЛЬНИЦА».

Если вы хотите скрыть такие «нулевые» или сторнирующие строки в печатной форме:

1. В окне формирования отчета Расчетный листок нажмите кнопку Настройки.
2. Перейдите в расширенный режим настроек.
3. Посмотрите, установлен ли флаг Выводить только ненулевые показатели (в зависимости от релиза программы настройки могут варьироваться).

Технический пересчет документа Начисление зарплаты и взносов

Иногда проблема носит чисто технический характер: данные в регистрах уже верные, а в документе начисления остались «хвосты» от старых расчетов. Проанализируем, как обновить данные без полной перезаполнения документа:

Откройте документ Начисление зарплаты и взносов, перейдите на закладку Начисления. Найдите строку по нужному сотруднику. Выделите её и нажмите правую кнопку мыши, выбрав пункт Пересчитать сотрудника. Программа заново обратится к механизму вытеснения, увидит приоритет больничного листа и удалит запись об отсутствии, если она больше не актуальна.

Проверка регистров расчета (для продвинутых пользователей)

Если ни один из способов не помог, выясним причину через «внутренности» системы. Для этого нам понадобится проанализировать регистр расчета Основные начисления.

Посмотрим на записи регистра:

1. Через меню Функции для технического специалиста (или через «Все функции») найдите регистр расчета Основные начисления.
2. Установите фильтр по сотруднику и периоду регистрации.
3. Обратите внимание на колонку Период действия и Регистратор.

Если вы видите две записи на один и тот же период, где одна запись не «вытеснила» другую, значит, проблема в настройках начисления (вкладка «Приоритет»), о которых мы говорили в самом начале. Если же запись только одна (больничный), но в расчетном листке вы все равно видите две строки — значит, информация «застряла» в самом документе начисления зарплаты, и его нужно перезаполнить.

Важный итог: Самый надежный способ убрать строку в текущем месяце — проверить приоритет вытеснения, убедиться в отсутствии ручного табеля и пересчитать итоговое начисление зарплаты. Удалять документы не стоит, достаточно их грамотного перераспределения в периодах.