Переход с устаревших конфигураций, таких как 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 или 1С:Зарплата и Кадры 7.7, на современную платформу 1С:ЗУП 3.1 — это ответственный процесс, который часто сопровождается неожиданностями при формировании регламентированной отчетности. Одной из наиболее частых проблем является отсутствие данных в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки сотрудника (форма Т-2).
В этой статье мы подробно разберем, почему данные за прошлые периоды пропадают после переноса, как устроены механизмы хранения кадровой истории в новой версии программы и какие шаги необходимо предпринять для восстановления корректного отображения карточки Т-2.
При переходе с версии 2.5 на 3.1 разработчики предлагают два варианта переноса данных: «полный» и «краткий» (который в интерфейсе называется «рекомендованным»). Рассмотрим подробнее, что происходит при выборе второго варианта.
Рекомендованный перенос не копирует в новую базу документы прошлых периодов (Приемы, Переводы, Увольнения). Вместо этого он фиксирует «срез» данных на определенную дату (дату начала эксплуатации). В программе создаются документы Начальная штатная расстановка или специальные записи в документах Перенос данных. Эти документы фиксируют, что сотрудник на 01.01.2023 занимает определенную должность с определенным окладом, но они ничего «не знают» о том, что происходило с сотрудником в 2015, 2018 или 2020 годах.
Если при переносе вы самостоятельно ограничили период (например, указали перенос данных только с 2015 года), то вся история, накопленная в базах 7.7 или 2.5 до этой даты, физически не попадет в регистры ЗУП 3.1. В результате, открывая карточку Т-2, мы видим пустой третий раздел или данные только за последние годы.
Чтобы понять, как исправить ситуацию, нам нужно разобраться, откуда отчет «Личная карточка Т-2» берет информацию. В 1С:ЗУП 3.1 отчет строится не по документам, а по записям в регистрах сведений. Для раздела III ключевыми являются три объекта:
Если количество сотрудников с поврежденной историей невелико (например, 30–50 человек), наиболее надежным и быстрым способом будет ручная корректировка через документ Перенос данных. Давайте выполним эту операцию последовательно.
Шаг 1: Создание документа «Перенос данных»
Перейдем в раздел Администрирование — Перенос данных. Создадим новый документ. В качестве номера (кода) документа обычно используют префикс, указывающий на характер данных, например, Т2_Ист.
Шаг 2: Настройка состава регистров
Нажмем кнопку «Настройка состава регистров» и выберем на закладке «Регистры сведений» следующие пункты:
Кадровая история сотрудниковРеестр кадровых документовОсновные данные контракта, договора (если нужно восстановить данные о трудовом договоре).Шаг 3: Заполнение кадровой истории
В табличной части Кадровая история сотрудников необходимо создать записи по каждому историческому событию сотрудника. Важно соблюдать хронологию:
Шаг 4: Привязка документов-оснований
Теперь перейдем на закладку Реестр кадровых документов. Без заполнения этой части в карточке Т-2 не будет реквизитов приказов. Создадим записи, связав их с сотрудником. Поскольку физических документов в базе нет, мы создаем «виртуальные» ссылки, указывая тип документа (Прием на работу), его номер и дату из бумажного архива или старой базы.
Если вы обладаете навыками программирования, добавление записей можно автоматизировать с помощью внешней обработки. Рассмотрим пример кода, который создает запись в регистре КадроваяИсторияСотрудников (условно):
МенеджерЗаписи = РегистрыСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СоздатьМенеджерЗаписи();
МенеджерЗаписи.Период = ДатаПриема;
МенеджерЗаписи.Сотрудник = СсылкаНаСотрудника;
МенеджерЗаписи.Организация = СсылкаНаОрганизацию;
МенеджерЗаписи.ВидСобытия = Перечисления.ВидыКадровыхСобытий.Прием;
МенеджерЗаписи.Должность = СсылкаНаДолжность;
МенеджерЗаписи.Подразделение = СсылкаНаПодразделение;
МенеджерЗаписи.Записать();
Аналогичным образом необходимо заполнить РеестрКадровыхДокументов, чтобы отчет смог сопоставить событие в истории с конкретным номером приказа.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудников сотни или тысячи. В этом случае ручной ввод нерационален. Какие есть варианты?
Начальная штатная расстановка. Этот метод требует высокой квалификации технического специалиста.При внесении правок в историю через Перенос данных, обратите внимание на следующие моменты:
Параметры периодов стажа, чтобы стаж в карточке Т-2 в первом разделе также соответствовал действительности.Основные данные контракта, договора. Если они не перенеслись, их также нужно добавить в тот же документ Перенос данных.Начальная штатная расстановка. Дата расстановки должна быть позже самого последнего исторического перемещения, которое вы вносите вручную, либо записи в расстановке должны логически продолжать вашу историю.Подводя итог, можно сказать, что отсутствие данных в Т-2 — это неизбежное следствие оптимизированного переноса данных. Однако, понимая структуру регистров Кадровая история сотрудников и Реестр кадровых документов, вы всегда сможете восстановить необходимую отчетность, обеспечив корректное ведение кадрового учета в вашей организации.