← На главную

Рассмотрим распространенную ситуацию: компания переходит со старой системы (например, 1С:УПП) на 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Принято решение начать расчет зарплаты с чистого листа — с начала нового года, введя только начальные остатки. Однако отдел кадров хочет иметь в новой программе полную историю кадровых движений сотрудников за предыдущие годы, так как в старой системе учет велся некорректно. Основная цель — получение корректной печатной формы Т-2 и быстрый доступ к истории сотрудников.

Возникает вопрос: как технически реализовать такой сценарий, чтобы исторические кадровые данные не повлияли на текущие расчеты зарплаты, которые начинаются с определенной даты?

Проанализируем задачу и разберем возможные пути решения.

Подход 1: Заполнение регистров напрямую (технический способ)

Этот метод является наиболее быстрым и технологичным, если стоит задача просто "загрузить" историю для формирования отчетов, в первую очередь — личной карточки Т-2. Суть подхода в том, чтобы внести данные напрямую в нужные регистры сведений, минуя создание полноценных кадровых документов (приказов) за прошлые периоды.

Основной инструмент для этого — документ ПереносДанных. Он позволяет разработчику или опытному консультанту делать прямые записи в любые регистры системы.

Разберем по шагам:

1. Перенос справочников. Прежде всего, необходимо перенести или создать в новой базе основную нормативно-справочную информацию: ФизическиеЛица, Сотрудники, Подразделения, Должности.

2. Заполнение регистров. С помощью документа ПереносДанных необходимо заполнить ключевые регистры, отвечающие за кадровую историю. Для корректного формирования Т-2 важны следующие:

   • Основные данные контракта, договора сотрудника
   • Сведения контракта, договора сотрудника
   • Реестр кадровых приказов

   Эти регистры хранят информацию о приемах, переводах и увольнениях, которая затем используется при построении отчета Т-2.

Преимущества этого способа:

• Быстрота. При наличии данных в структурированном виде (например, в Excel) их можно загрузить программно, не создавая тысячи документов.
• Отсутствие влияния на расчеты. Так как мы не проводим документы-регистраторы, которые могут создавать движения по регистрам расчета (например, назначать плановые начисления задним числом), этот метод безопасен для расчетного блока.

Недостатки:

• Сложность для пользователей. Документ ПереносДанных — это инструмент администратора. Кадровики не смогут им пользоваться для ввода или исправления данных. Любые корректировки придется делать специалисту 1С.
• Нет документа-основания. В системе не будет привычных пользователю кадровых приказов за прошлые периоды, что может быть неудобно для анализа данных.

Подход 2: Ввод исторических кадровых документов

Этот способ более понятен для кадровой службы. Он предполагает последовательное создание в базе всех кадровых приказов за прошлые периоды с их реальными датами: Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение и т.д.

Преимущества этого способа:

• Полнота и прозрачность. В системе будет полная и понятная история движений по каждому сотруднику в виде привычных документов.
• Простота для кадровиков. Сотрудники отдела кадров могут самостоятельно вносить и редактировать данные, используя стандартный интерфейс программы.

Недостатки:

• Трудоемкость. Ручной ввод всех документов за несколько лет по всему штату сотрудников — это огромный объем работы.
• Риск влияния на расчеты. При проведении кадровых документов система автоматически назначает плановые начисления. Критически важно проследить, чтобы эти документы не создали лишних движений в регистрах расчета зарплаты за прошлые периоды.

Организация работы: как совместить запуск и ввод истории?

Независимо от выбранного способа ввода исторических данных, есть проверенная и безопасная методика организации работы, которая позволит не тормозить запуск системы в эксплуатацию. Идея заключается в разделении работ в основной и дополнительной базах.

Рекомендуемый порядок действий:

1. Подготовка рабочей базы. В основной ("боевой") базе, где будет вестись расчет зарплаты, нужно выполнить только необходимые для старта действия:

   • Создать и утвердить актуальное штатное расписание на дату начала эксплуатации.
   • Ввести документ Начальная штатная расстановка. Этот документ зафиксирует, кто, на какой должности и с каким окладом работает на момент запуска. Он является отправной точкой для кадрового учета и расчета зарплаты.
   • Ввести начальные остатки отпусков и данные для расчета среднего заработка.

   После этого расчетчики уже могут начинать свою работу с текущими документами.

2. Создание копии для кадровиков. Сделайте копию подготовленной рабочей базы и передайте ее отделу кадров. Именно в этой копии они будут заниматься "археологией" — вносить всю кадровую историю за прошлые годы.

3. Ввод исторических данных. Кадровики в спокойном режиме, не мешая работе расчетного отдела, заполняют свою базу историческими данными (любым из описанных выше способов).

4. Перенос данных в рабочую базу. Когда ввод истории в копии будет завершен и проверен, накопленные данные можно перенести в основную рабочую базу. Это делается с помощью стандартных средств обмена (например, Выгрузка/Загрузка данных XML) или специально разработанной обработки.

Этот подход позволяет снизить риски для основной базы и не ставить запуск системы в зависимость от скорости и качества ввода исторических данных, который может занять не один месяц.

Важный аспект: как кадровая история влияет на расчет зарплаты?

Многих волнует вопрос: если мы начинаем расчет зарплаты с нуля, зачем вообще нужна кадровая история для расчетчика? Оказывается, влияет, и очень сильно.

Даже если вы не переносите суммы начислений, сами кадровые данные напрямую используются в расчетах:

• Стажи. Дата приема на работу и сведения о предыдущей деятельности влияют на расчет различных видов стажей (общий трудовой, для расчета больничного листа, стаж на выслугу лет). От них могут зависеть надбавки, право на дополнительный отпуск и размер пособий.

• Остатки отпусков. Чтобы сотрудники могли ходить в отпуск и получать корректный расчет, необходимо на дату начала работы в новой программе ввести их накопленные остатки отпусков. Это делается документом Ввод остатков отпусков.

• Расчет среднего заработка. Для расчета отпускных, командировочных и больничных в первый год работы в новой программе потребуются данные о заработке за предыдущие 12 месяцев. Если их не переносить, то при каждом таком расчете придется вводить данные вручную.

• Плановые начисления. Кадровые документы (прием, перевод, начальная штатная расстановка) определяют состав плановых начислений сотрудника (оклад, надбавки, доплаты), которые и являются основой для ежемесячного расчета зарплаты.

Таким образом, разделение кадрового и расчетного блоков при переходе — условное. Качественные и полные кадровые данные являются фундаментом для корректного расчета заработной платы.