При работе с электронными документами в 1С пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда данные, корректно отображаемые на экране при формировании документа, в конечном XML-файле электронного УПД или счета-фактуры отсутствуют или заполнены не так, как ожидалось. Одна из таких проблем — некорректное или пустое заполнение поля 5а «Документ об отгрузке». Рассмотрим эту ситуацию подробнее, выясним причины такого поведения и разберем пути решения.
Многие пользователи отмечают, что при формировании реализации контрагенту, на экране в 1С все отображается как надо. Однако при выгрузке документа в файл электронного документооборота (ЭДО), а именно в XML-файл, поле 5а «Документ об отгрузке» либо остается пустым, либо заполняется некорректными данными. Например, вместо ожидаемых полных реквизитов документа об отгрузке, в элементе ИнфПолФХЖ1 ДокументОбОтгрузке может стоять обобщенная фраза, или же у покупателя это поле и вовсе оказывается пустым в визуализации полученного документа.
Поле 5а «Документ об отгрузке» в УПД и счете-фактуре предназначено для установления четкой связи между счетом-фактурой и первичным документом, подтверждающим факт отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав. В нем должны быть указаны наименование, номер и дата такого первичного документа. Если основанием служат несколько документов, их реквизиты должны быть перечислены через точку с запятой.
Важно понимать, что оригиналом электронного документа всегда является XML-файл, сформированный в соответствии с утвержденным форматом, например, Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (версия 5.03). Требования к визуализации электронных документов в сервисах ЭДО устанавливаются операторами для удобства пользователей, но не всегда строго соответствуют всем возможным элементам XML-структуры.
Операторы ЭДО, такие как Диадок, разъясняют, что элемент ДокПодтвОтгр, который соответствует строке 5а счета-фактуры в XML-формате, является необязательным. Законодатель добавил этот реквизит в бумажный документ для связи первичного документа и счета-фактуры. Однако в формате электронного документа, особенно для определенных типов, его заполнение не всегда требуется:
Таким образом, то, что поле 5а остается пустым в XML-файле для определенных типов документов, соответствует требованиям формата и не является ошибкой с точки зрения оператора ЭДО.
Изначально, при работе с электронными УПД, совмещающими функции первичного документа и счета-фактуры (функция СЧФДОП), в печатной форме поля 5а могла указываться формулировка «тот же». Однако в самом XML-файле документа при этом должны были содержаться полные реквизиты (наименование, номер, дата) документа-основания.
С 1 августа 2025 года, согласно рекомендациям ФНС (письмо от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@), формулировка «тот же» в поле 5а при визуализации электронного УПД была исключена. Теперь в печатной форме УПД в строке 5а должны явно отображаться наименование, номер и дата самого УПД, если он является документом-основанием. Это изменение призвано устранить разночтения и жалобы бухгалтеров, которые получали запросы на переделку документов с формулировкой «тот же».
Для счетов-фактур (кроме авансовых) и УПД, включающих счет-фактуру (статус "1"), заполнение поля 5а является обязательным. Если УПД используется исключительно как первичный учетный документ (статус "2"), то требования, касающиеся счетов-фактур, включая обязательное заполнение строки 5а, на него не распространяются. Тем не менее, указание реквизитов документа об отгрузке в этом поле не является нарушением и может быть рекомендовано для полноты учета.
Для прослеживаемых товаров существуют особые требования. С 1 апреля 2025 года для них обязательно применение нового формата электронного УПД (версия 5.03), который содержит реквизит «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости». Обмен электронными счетами-фактурами для прослеживаемых товаров обязателен.
В отношении прослеживаемых товаров код страны происхождения (графа 10 СФ) и номер декларации на товары (графа 11 СФ) могут быть необязательными. Вместо номера декларации допустимо указывать «Прослеж».
Важно отметить, что незаполнение или ошибки в строке 5а (а также в новой строке 5б для авансов) не являются основанием для отказа в вычете НДС. Это правило действует, если такая ошибка не препятствует налоговым органам правильно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, ставку и сумму налога. Тем не менее, для снижения налоговых рисков и исключения вопросов со стороны налоговых органов и контрагентов, рекомендуется требовать от контрагентов и самостоятельно формировать корректно заполненные документы.
Поскольку формат электронного документа позволяет не заполнять поле 5а в определенных случаях, а 1С может по умолчанию следовать этим правилам, чтобы обеспечить полную и корректную передачу данных, нам потребуется внести изменения в логику формирования XML-файла. Как подсказывают опытные пользователи, придется «самому добавить как надо», то есть выполнить доработку.
Рассмотрим, как мы можем модифицировать процесс формирования XML-файла в 1С, чтобы поле 5а заполнялось в соответствии с нашими требованиями:
В конфигурации 1С:ERP (или других конфигурациях, работающих с ЭДО) существуют общие модули или обработки, отвечающие за формирование XML-файлов для электронных документов (УПД, СФ). Нам необходимо найти соответствующий участок кода, который отвечает за формирование структуры счета-фактуры или УПД.
Обычно этот код находится в модулях, связанных с обменом ЭДО, например, в общих модулях, отвечающих за сериализацию объектов 1С в форматы ФНС или операторов ЭДО. Мы сосредоточимся на функциях, которые генерируют XML-элементы для счета-фактуры.
В XML-схеме счета-фактуры и УПД за поле 5а отвечает элемент ДокПодтвОтгр, который является частью структуры, описывающей данные о продавце или о счете-фактуре. Нам нужно найти место в коде, где этот элемент либо формируется, либо игнорируется.
Внутри элемента ДокПодтвОтгр (или соответствующей структуры в XML, которая может быть вложена в СвПрод или другие секции, как изначально предполагал автор) должны присутствовать следующие атрибуты/подэлементы:
НаимДок (Наименование документа)НомерДок (Номер документа)ДатаДок (Дата документа)Пример XML-структуры, которую мы должны стремиться заполнить:
<ДокПодтвОтгр>
<НаимДок>Универсальный передаточный документ</НаимДок>
<НомерДок>УТ-000001</НомерДок>
<ДатаДок>20.03.2024</ДатаДок>
</ДокПодтвОтгр>
Данные для поля 5а (наименование, номер, дата документа об отгрузке) обычно берутся из самого документа, который является основанием для счета-фактуры/УПД. В случае УПД с функцией СЧФДОП, это будут реквизиты самого УПД. Если счет-фактура выписан на основании нескольких документов отгрузки, потребуется собрать реквизиты всех этих документов и сформировать соответствующую строку.
Для УПД со статусом "1" (включающего счет-фактуру), мы можем использовать данные о номере и дате самого УПД. Для прочих счетов-фактур, не объединенных с первичным документом, необходимо получить данные из документа-основания (например, "Реализация товаров и услуг", "Акт об оказании производственных услуг" и т.д.).
Нам потребуется добавить или изменить код, который создает XML-элемент ДокПодтвОтгр и заполняет его полученными данными. Это может включать:
НаимДок, НомерДок, ДатаДок.Для авансовых счетов-фактур, как было упомянуто, строка 5а остается пустой. ФНС рекомендует отражать реквизиты авансовых счетов-фактур при отгрузке в элементе Сведения о сопроводительных документах, уточняющих обстоятельства факта хозяйственной жизни (СопрДокФХЖ) в XML-файле.
После внесения изменений обязательно проводим тестирование. Формируем электронный УПД/счет-фактуру, выгружаем его в XML и проверяем содержимое файла. Также желательно провести тестовый обмен с контрагентом, чтобы убедиться, что документ корректно отображается и у получателя.
Проблема пустого или некорректного заполнения поля 5а «Документ об отгрузке» в XML-файле электронного УПД/счета-фактуры является следствием различий между визуальной формой документа и его электронной структурой, а также необязательности данного поля в некоторых сценариях согласно формату ФНС. Несмотря на то, что это не всегда приводит к отказу в вычете НДС, для поддержания полноты учета и избежания вопросов со стороны контролирующих органов и контрагентов, рекомендуется производить ручную доработку механизма формирования XML-файлов в 1С. Это позволит нам обеспечить корректное и полное заполнение поля 5а, предоставляя требуемую информацию о документах-основаниях.
Выполнив необходимые изменения в коде, мы обеспечиваем формирование электронных документов, которые не только соответствуют требованиям ФНС, но и удовлетворяют ожиданиям бухгалтеров и контрагентов, повышая прозрачность и точность обмена данными.