При совместном использовании программных продуктов 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:ERP Управление предприятием многие компании сталкиваются с классической методологической дилеммой. Расчет зарплаты, налогов и взносов детально ведется в ЗУП, а весь оперативный, производственный и финансовый учет — в ERP. При синхронизации данных из ЗУП в ERP передается обобщенный документ Отражение зарплаты в финансовом учете. Но как быть, если нам необходимо распределить конкретные суммы оплаты труда сотрудников на себестоимость конкретных заказов на производство?
Пытаться создавать в ЗУП бесконечное количество элементов справочника Способы отражения зарплаты под каждый новый заказ на производство — это тупиковый путь. Это приведет к колоссальному росту объема данных, постоянным ошибкам ручного ввода и перегрузке обеих систем. Давайте разберем, как решить эту задачу изящно и эффективно с помощью штатного функционала, заложенного разработчиками фирмы 1С.
Для начала проанализируем базовый принцип взаимодействия двух систем. Чтобы избежать хаоса, мы должны разделить логику расчета и логику распределения:
Благодаря такому подходу нам не нужно плодить аналитику по заказам в зарплатной базе. Мы свяжем данные через механизмы регистрации выработки и настройки способов отражения.
Если на вашем предприятии принята сдельная оплата труда, то самым правильным и точным решением будет использование механизма регистрации выработки. Рассмотрим этот процесс по шагам.
Шаг 1. Фиксация трудозатрат в производстве ERP
В процессе выполнения этапов производства в контуре ERP фиксируются трудозатраты. На основании выполненных этапов (или независимо, в зависимости от настроек вашей производственной модели) создается документ Выработка сотрудников. В этом документе оператор или мастер смены указывает:
Заказ на производство.Шаг 2. Передача оперативных данных в ЗУП
При очередной синхронизации данные о выработке из ERP автоматически перегружаются в ЗУП. Там они регистрируются специальными документами Данные для расчета зарплаты (сдельными нарядами). На основе этих сведений ЗУП при закрытии месяца рассчитает точную сумму начислений для каждого сотрудника с учетом районных коэффициентов, ночных смен, переработок и прочих кадровых условий.
Шаг 3. Обратная выгрузка и настройка распределения в ERP
После расчета зарплаты в ЗУП формируется документ Отражение зарплаты в финансовом учете, который выгружается обратно в ERP. Суммы в нем будут указаны общей строкой по сотруднику, но со специальным способом отражения, например, "Сдельный заработок производственных рабочих".
Теперь выясним, как ERP поймет, на какие заказы отнести эти деньги. Секрет кроется в настройке этого способа отражения в самой ERP:
При закрытии месяца система ERP автоматически сопоставит общую начисленную сумму по сотруднику из документа отражения зарплаты с оперативными данными документов Выработка сотрудников за этот же месяц и распределит затраты на себестоимость конкретных заказов пропорционально зафиксированному в них участию сотрудника.
Что делать, если рабочие получают фиксированный оклад (или тарифную ставку за часы), но при этом выполняют работы по разным заказам, и их трудозатраты также нужно отнести на себестоимость конкретной продукции? Здесь мы можем пойти двумя путями.
Вариант А. Через учет времени выработки
Мы точно так же можем использовать документ Выработка сотрудников в ERP, но фиксировать в нем не сдельную расценку, а время (в часах), которое сотрудник затратил на конкретный заказ или этап производства.
В конце месяца при закрытии периода система возьмет весь оклад сотрудника, рассчитанный в ЗУП и переданный в ERP, найдет документы выработки этого сотрудника и распределит сумму оклада по заказам пропорционально затраченным часам.
Вариант Б. Документ "Распределение основного заработка"
Если вести точный учет часов по каждому этапу невозможно или нецелесообразно, а распределение должно происходить на основании экспертной оценки, нормативов или коэффициентов, то мы можем применить документ Распределение основного заработка.
Этот документ создается в ЗУП (или в ERP в блоке расчета зарплаты, если учет ведется в одной базе). В нем для каждого сотрудника можно задать процентное соотношение распределения его заработка. В качестве аналитики распределения можно использовать, например, Направления деятельности, которые в ERP сопоставлены с крупными заказами, проектами или видами выпускаемой продукции. При формировании документа отражения зарплаты система сама разобьет сумму начисления и все налоги/взносы в указанной пропорции.
Чтобы описанные механизмы работали без сбоев, крайне важно правильно сопоставить справочники между базами:
Способы отражения зарплаты в ЗУП и ERP должны быть абсолютно идентичны по наименованию. Синхронизация между ними происходит именно по наименованию (текстовому полю).Таким образом, мы получаем красивую, масштабируемую и полностью автоматизированную систему. Нам не нужно дорабатывать программы или вручную переносить тысячи мелких проводок. Разделение труда между ЗУП (расчет начислений) и ERP (распределение затрат на производство) позволяет вести точнейший расчет себестоимости продукции без лишних трудозатрат со стороны бухгалтеров и расчетчиков.