При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда начисленный отпуск, приходящийся на конец одного квартала, упорно не желает появляться в регламентированной отчетности по НДФЛ. Вроде бы документ Отпуск создан, расчет произведен, дата выплаты в нем указана корректная, но отчет 6-НДФЛ и отчеты по анализу налога остаются пустыми. Проанализируем, почему так происходит, и разберем по шагам логику работы системы.
Для того чтобы понять поведение программы, нам необходимо обратиться к Налоговому кодексу РФ. Согласно статье 223 НК РФ, дата фактического получения дохода в виде отпускных определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.
В отличие от обычной заработной платы, которая до 2023 года признавалась доходом в последний день месяца (а теперь так же, как и отпускные — по дате выплаты), отпускные всегда «привязывались» именно к моменту передачи денег сотруднику. Рассмотрим, как это реализовано в 1С:ЗУП:
Отпуск мы указываем планируемую дату выплаты. Она нужна программе для предварительного расчета НДФЛ и определения того, в какой период (месяц налогового периода) предположительно попадет этот доход.Ведомость (в банк, в кассу или на счета).Если планируемая дата в Отпуске стоит, например, 21 марта, а фактическая Ведомость оформлена 1 апреля, программа автоматически переносит доход из первого квартала во второй. Это и является самой частой причиной «исчезновения» данных из отчетов.
Выясним причину, почему данные могут не попадать в Раздел 1 и Раздел 2 формы 6-НДФЛ. В программе 1С:ЗУП 3.1 существует жесткая связь между начислением и выплатой. Посмотрим на типичную ситуацию:
Пользователь вводит документ Отпуск с периодом с 25 по 31 марта. В поле «Дата выплаты» указывает 21.03. Программа делает записи в регистры, полагая, что доход будет мартовским. Однако, если бухгалтер по факту выплачивает эти деньги позже и в документе Ведомость указывает дату 01.04, происходит переквалификация дохода.
Проанализируем, что происходит в этот момент в системе. Программа видит, что налог был исчислен «авансом» под одну дату, а выплата произошла в другую. Она делает корректирующие записи, которые «стонируют» доход марта и «приходуют» его апрелем. Именно поэтому в Анализе НДФЛ за март вы не увидите этих сумм — для налогового учета они стали апрельскими.
Чтобы окончательно убедиться в причинах поведения программы, нам необходимо заглянуть «под капот» — в регистры накопления. Именно на их основе строятся все отчеты. Рассмотрим два ключевых регистра:
Если вы заметили в регистрах флаги типа Учитывать выплаченный доход в 6-НДФЛ — нет или Не учитывать доход в 6-НДФЛ — да, это явный признак того, что дата выплаты «разъехалась» с датой начисления. Программа блокирует отражение этих записей в периоде начисления, так как они должны быть отражены в периоде выплаты.
Посмотрим на пример из практики. Если в регистре Учет доходов для исчисления НДФЛ запись имеет дату возникновения дохода 01.04, а вы формируете отчет за 1 квартал (январь–март), то этот доход закономерно не попадет в отчетность, несмотря на то что сам отпуск был в марте.
Рассмотрим подробнее случай, когда отпуск начинается в одном квартале, а заканчивается в другом. Для целей бухгалтерского учета (затраты на оплату труда) сумма может быть распределена между месяцами пропорционально дням отпуска. Однако для налогового учета по НДФЛ всё работает иначе.
Весь доход в виде отпускных признается полученным в день выплаты. Если вся сумма за отпуск, который длится с 25 марта по 10 апреля, была выплачена 21 марта, то вся сумма полностью и весь НДФЛ с нее должны попасть в отчет 6-НДФЛ за 1 квартал. Если же выплата была задержана и произведена 1 апреля, то вся сумма уйдет в отчет за полугодие.
Это крайне важный момент: ориентация идет исключительно на деньги, а не на период нахождения сотрудника на отдыхе.
Если вы обнаружили, что отпускные не попали в 6-НДФЛ, пройдем по шагам для исправления или подтверждения корректности:
Ведомость, которой выплачивались данные отпускные. Проверьте поле Дата в шапке документа. Если там стоит дата следующего квартала — программа работает штатно, и данные появятся в следующем отчете.Ведомости на мартовскую и перепроведите документ.Ведомости в табличной части в колонке К выплате по ссылке «Налоги к перечислению» или «НДФЛ» сумма налога подтянулась правильно и она связана именно с документом Отпуск.Проверка раздела 1 формы 6-НДФЛ. В нем наглядно видно, по каким ведомостям и в какие сроки должен быть перечислен налог.Часто путаница возникает из-за того, что в Отражении зарплаты в бухучете и в расчетных листках мы видим начисления в марте. Нужно четко разделять:
Поэтому ситуация, когда Анализ НДФЛ не сходится с Отражением в бухучете или Расчетной ведомостью (Т-51), является нормальной и обоснованной требованиями законодательства.
Выяснив причину, мы понимаем: если отпуск не попал в 6-НДФЛ за 1 квартал, первым делом проверяем фактическую дату выплаты. В 99% случаев проблема кроется в том, что Ведомость проведена числом более поздним, чем последний день отчетного периода. Программа 1С:ЗУП 3.1 строго следует нормам НК РФ, поэтому не стоит пытаться «насильно» затянуть доход в отчет, если выплата была позже — это приведет к ошибкам в налоговой отчетности и расхождениям с данными, которые уйдут в налоговую инспекцию по банковским выпискам.