При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда отпуск сотрудника начинается в первых числах одного месяца (например, октября), а выплата отпускных согласно законодательству должна быть произведена за три дня до начала — то есть в конце предыдущего месяца (в сентябре). При этом возникает методический конфликт: в отчете Анализ НДФЛ по месяцам доход отражается в сентябре, а в Раздел 1 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев сумма не попадает. Проанализируем, почему это происходит и как правильно настроить учет, чтобы отчетность заполнялась корректно.
Разберем ситуацию на примере. Документ Отпуск оформлен с 02.10 по 08.10. Дата выплаты установлена 29.09. В шапке документа выбран месяц Октябрь. Программа ведет себя следующим образом:
Учет доходов для исчисления НДФЛ, фиксируют этот доход как октябрьский, ориентируясь на месяц начисления.Специалисты поддержки 1С подтверждают, что такое поведение является запланированным. Методология программы построена так, что для корректного отражения во всех разделах учета (НДФЛ, страховые взносы, бухгалтерские проводки) месяц начисления не может быть позже месяца даты получения дохода.
Это самый простой и методически верный способ с точки зрения налогового учета по НДФЛ. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Если мы платим 29 сентября, то для НДФЛ это доход сентября.
Рассмотрим порядок действий:
Отпуск.Ведомости он корректно зафиксируется как удержанный.Важный нюанс: при таком подходе страховые взносы с суммы отпускных также будут начислены в сентябре и попадут в отчет РСВ за 9 месяцев. Если ваша учетная политика требует жесткого разделения затрат по месяцам (чтобы октябрьская часть отпуска попала в расходы октября), это решение может потребовать дополнительных корректировок в бухгалтерском учете.
Если организация обязана распределять расходы по отпускам между месяцами (например, для налога на прибыль), наиболее правильным техническим решением в 1С:ЗУП 3.1 является включение механизма оценочных обязательств по отпускам. Посмотрим, как это работает:
Отражение зарплаты в бухучете спишет часть суммы за счет резерва.Если вы не используете резервы, но вам необходимо перенести затраты на октябрь, сохранив месяц начисления «Сентябрь» для корректного 6-НДФЛ, можно воспользоваться ручной корректировкой проводок.
Разберем алгоритм подробнее:
Отпуск ставим месяц Сентябрь (для правильного НДФЛ).Отражение зарплаты в бухучете за сентябрь.Проанализируем последствия: НДФЛ и страховые взносы останутся в сентябре (что безопасно с точки зрения камеральных проверок ФНС), а расходы по налогу на прибыль или на счета затрат (20, 26, 44) лягут в нужный вам период.
Чтобы не править отчеты вручную в последний момент, рекомендуется проводить проверку перед формированием квартальной отчетности. Для этого используем отчет Анализ НДФЛ по месяцам и сравниваем его с данными Проверки раздела 1 формы 6-НДФЛ.
Выясним причину возможного расхождения: если в анализе доход есть, а в проверке раздела 1 его нет — значит, вы столкнулись именно с ситуацией «переходящего» месяца. Проверьте все документы Отпуск и Увольнение, дата выплаты по которым приходится на последний месяц квартала, а поле Месяц в шапке — на первый месяц следующего квартала.
Для корректного заполнения 6-НДФЛ необходимо соблюдать правило: месяц документа >= месяцу даты выплаты. Любые попытки «отложить» начисление на следующий месяц при фактической выплате в текущем приведут к тому, что программа не увидит доход в отчетном периоде, что является грубым нарушением заполнения налоговой отчетности согласно ст. 223 НК РФ. Для распределения затрат в бухгалтерском учете используйте специализированные инструменты: резервы или уточнение периода принятия расходов в документе отражения.