← На главную

Каждый бухгалтер или технический специалист, работающий с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1», рано или поздно сталкивается с неприятной ситуацией: при заполнении ведомости на выплату зарплаты в банк или кассу в колонке «НДФЛ к перечислению» появляется странная ссылка «в т.ч. в счет ранее исчисленного». При нажатии на эту ссылку открывается расшифровка, где программа пытается распределить удержанный налог по старым документам-основаниям, прошлым периодам получения дохода или документам переноса данных.

Эта проблема крайне неприятна, поскольку она приводит к ручным корректировкам НДФЛ в ведомостях, сбивает правильный учет удержанного налога, усложняет подготовку отчетности по форме 6-НДФЛ и вызывает недовольство со стороны пользователей. Давайте подробно разберем причины этой ошибки и детально, шаг за шагом, изучим эффективные способы её локализации и исправления.

Внутренний механизм ошибки: почему программа так себя ведет?

Для того чтобы понять суть проблемы, нам необходимо заглянуть «под капот» подсистемы учета НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1. В отличие от старой версии 2.5, в редакции 3.1 учет ведется в строгом разрезе следующих аналитических разрезов:

• Физическое лицо (сотрудник).
• Категория дохода (оплата труда, прочие доходы и т.д.).
• Ставка налога (13%, 15% и др.).
• Налоговый орган (ИФНС) и код ОКТМО.
• Документ-основание (документ, который исчислил налог — например, НачислениеЗарплаты, Отпуск, БольничныйЛист).
• Дата получения дохода.

Главным регистром, в котором накапливается эта информация, является регистр накопления РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ. Когда программа делает начисление, в этот регистр записывается вид движения «Приход» (налог исчислен). В момент проведения ведомости программа делает движение «Расход» (налог удержан), который должен строго закрыть соответствующий «Приход» по всем вышеперечисленным разрезам аналитики.

Если в силу каких-то причин (ручные правки, перепроведение документов задним числом, ошибки переноса данных из ЗУП 2.5) по какому-то из документов-оснований образовалось сальдо — то есть налог был исчислен, но не удержан, либо удержан в большей/меньшей степени — в регистре зависает остаток. При заполнении очередной ведомости алгоритм программы видит этот остаток и автоматически пытается его «схлопнуть» или «закрыть» за счет текущей выплаты. В результате этого в ведомости и появляется надпись «в т.ч. в счет ранее исчисленного».

---

Скрытые причины возникновения пересортицы

Выясним основные причины, из-за которых в регистрах 1С:ЗУП 3.1 возникает подобный перекос:

1. Пересортица по регистрациям в налоговом органе (ИФНС / ОКТМО). Если сотрудник в течение года перемещался между подразделениями с разными регистрациями в налоговой, или если в карточке подразделения менялись реквизиты налогового органа, программа начинает вести учет налога обособленно по каждой ИФНС. Налог может исчисляться по одной налоговой, а удерживаться ведомостью по другой.
2. Ручные корректировки сумм НДФЛ в ведомостях. Когда расчетчики вручную правят суммы налога в ведомостях, они нарушают автоматическую связь между исчисленным и удержанным налогом. В регистре остаются «копейки» или целые суммы, привязанные к старым документам-начислениям, которые программа будет упорно пытаться удержать в последующих периодах.
3. Несоответствие дат выплаты. В документах начисления (например, БольничныйЛист или Отпуск) всегда указывается реквизит «Планируемая дата выплаты». Если фактическая дата ведомости оказывается раньше, чем плановая дата в документе начисления, то программа на момент выплаты физически «не видит» исчисленного налога. Соответственно, ведомость либо не заполняет НДФЛ, либо пытается удержать его на основании других (более ранних) начислений.
4. Ошибки переноса данных из ЗУП 2.5. При переходе на редакцию 3.1 с помощью документов ПереносДанных (обычно это документы с префиксом «НДФЛ») в базу переносятся остатки расчетов. Если в ЗУП 2.5 велся не совсем корректный учет или применялась упрощенная схема («Принимать исчисленный налог как удержанный»), то при переносе в ЗУП 3.1 образуется колоссальное количество незакрытых остатков по прошлым годам.
5. Нарушение хронологической последовательности. Перепроведение документов начисления задним числом без последующего перезаполнения и перепроведения соответствующих ведомостей — гарантированный способ получить пересортицу НДФЛ.

---

Пошаговые методы исправления проблемы

Рассмотрим подробнее четыре практических метода, которые позволяют устранить эту ошибку раз и навсегда.

Способ 1. Восстановление последовательности и перепроведение документов (рекомендуется для текущего периода)

Если ошибка возникла в рамках текущего (незакрытого) периода, лучшим решением будет восстановление хронологической цепочки проведения документов. Проанализируем этот процесс:

1. Откроем журнал документов по конкретному сотруднику и определим, с какого момента (месяца начисления) начала появляться ссылка «в т.ч. в счет ранее исчисленного».
2. Отменим проведение всех ведомостей и документов начисления по данному сотруднику, начиная с проблемного месяца.
3. Последовательно, в строгом хронологическом порядке, начнем их проводить. Сначала проводим документ-начисление (например, НачислениеЗарплаты), затем строго за ним — соответствующую ВедомостьВБанк (или ВедомостьВКассу).
4. При проведении ведомости обязательно заходим внутрь расшифровки НДФЛ (дважды кликнув по сумме налога) и нажимаем кнопку «Обновить налог». Программа должна подтянуть корректный документ-основание текущего периода, а ссылка на ранее исчисленный налог исчезнет.
5. Проводим ведомость и переходим к следующему месяцу.

Важное правило: никогда не используйте просто кнопку «Провести и закрыть» в старых документах начисления задним числом. Это ломает движения регистров НДФЛ. Если вы изменили начисление — обязательно перезаполните и перепроведите связанную с ним ведомость!

Способ 2. Точечная локализация пересортицы с помощью отчетов

Если документов много и перепроводить все за несколько месяцев или лет невозможно (периоды закрыты для редактирования), нам нужно точно локализовать, где именно зависли остатки. Обычный отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» здесь не поможет — он группирует данные свернуто. Нам нужен другой инструмент.

1. Перейдем в раздел «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам» и откроем отчет «Анализ НДФЛ по документам-основаниям».
2. Зайдем в настройки отчета (кнопка «Настройки»), выберем вид «Расширенный». На вкладке «Структура» найдем группировку колонок и убедимся, что включен флаг на поле «Осталось удержать» (в некоторых релизах оно может называться «Не удержано» или «Разница между исчисленным и удержанным»).
3. Сформируем отчет за интересующий нас период (например, с начала года или с момента переноса данных из 2.5) с отбором по проблемному сотруднику.
4. Проанализируем детальные строки отчета. Мы увидим конкретные документы-основания (или документы ПереносДанных), напротив которых в колонке «Осталось удержать» стоят суммы с плюсом (налог исчислен, но не удержан) или с минусом (налог излишне удержан). Наша задача — свести эти остатки к нулю.

Способ 3. Создание «технической» нулевой ведомости (универсальный метод)

Это самый изящный и безопасный способ «схлопывания» пересортицы по прошлым периодам, который не требует открытия закрытых месяцев и не влияет на взаиморасчеты с сотрудниками (сумма к выплате останется нулевой).

Разберем этот алгоритм по шагам:

1. Создадим новый документ ВедомостьВБанк (или в кассу) в текущем (открытом) периоде. В поле «Месяц выплаты» укажем текущий месяц.
2. В табличную часть документа с помощью кнопки «Подобрать» добавим нашего проблемного сотрудника.
3. Программа автоматически заполнит сумму к выплате и рассчитает НДФЛ. Наша задача на данном этапе — обнулить сумму к выплате. Вручную очищаем колонку «К выплате» (ставим туда 0).
4. Теперь дважды кликнем по сумме в колонке «НДФЛ к перечислению». Перед нами откроется окно расшифровки.
5. Внутри расшифровки мы увидим, что программа автоматически подтянула строки пересортицы. Там будут присутствовать записи со знаком «плюс» по одним документам-основаниям (или ИФНС) и записи со знаком «минус» по другим документам. В сумме эти строки должны давать ноль (или текущую сумму НДФЛ, если за этот месяц сотруднику действительно что-то причитается к выплате).
6. Если итоговая сумма НДФЛ в расшифровке не нулевая (а мы делаем чисто техническую ведомость для закрытия прошлых хвостов), скорректируем строки так, чтобы общая сумма НДФЛ стала равной нулю. При этом строки с плюсами и минусами по старым документам-основаниям мы оставляем! Программа сама закроет эти «хвосты» в регистре.
7. Нажмем «ОК» и проведем ведомость.

В результате проведения такой «нулевой» ведомости в регистре РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ сделаются движения «Расход» с плюсом и минусом, которые успешно схлопнут зависшую пересортицу. При заполнении последующих «реальных» ведомостей ссылка «в т.ч. в счет ранее исчисленного» по этим периодам больше не появится.

Способ 4. Использование документа «Операция учета НДФЛ»

Бывают ситуации, когда пересортица тянется из документов переноса данных (после перехода с ЗУП 2.5) и исправить ее ведомостями не получается из-за жестких ограничений программы или разных ставок налога. В этом случае на помощь приходит специализированный документ корректировки.

1. Перейдем в раздел «Налоги и взносы» — «Все документы по НДФЛ».
2. Создадим документ ОперацияУчетаНДФЛ. Выберем организацию, дату документа и проблемного сотрудника.
3. Перейдем на вкладку «Доходы» или «Исчислено по ставкам...» / «Удержано по всем ставкам» в зависимости от того, по какому именно регистру у нас завис остаток (это мы выяснили на Шаге 2 с помощью анализа отчетов).
4. Если нам нужно скорректировать исчисленный налог, заполняем вкладку «Исчислено». Вводим строку с минусом (чтобы уменьшить излишне исчисленный налог) или с плюсом. Обязательно указываем дату получения дохода, ставку налога, ИФНС и категорию дохода в точном соответствии с тем, как они зависли в ошибочном периоде.
5. Если перекос идет по удержанному налогу, заполняем вкладку «Удержано». Здесь также вводим корректирующие записи.
6. Проводим документ. После этого проверяем отчет «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» — показатели должны выровняться.

---

Как избежать появления ошибки в будущем?

Для того чтобы облегчить себе жизнь и не заниматься регулярным исправлением регистров НДФЛ, рекомендуем придерживаться нескольких простых правил:

• Следите за датами документов. Всегда проверяйте, чтобы дата выплаты в ведомости не была раньше, чем дата документа начисления или «Планируемая дата выплаты», указанная внутри этого начисления.
• Минимизируйте ручные правки НДФЛ в ведомостях. Если вам необходимо изменить сумму налога, делайте это в первичном документе (начислении), после чего перезаполняйте ведомость. Ручные корректировки в ведомости — это крайняя мера.
• Регулярно контролируйте регистры. Сделайте хорошей привычкой ежемесячно перед выплатой зарплаты формировать отчеты «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» или «Сводная справка 2-НДФЛ» и проверять отсутствие расхождений между исчисленным и удержанным налогом.
• Не проводите документы задним числом «вслепую». Если пришлось залезть в закрытый период и перепровести начисление, обязательно найдите все связанные с ним ведомости, обновите в них налог и перепроведите их.

Применяя описанные методики, мы сможем быстро и безболезненно навести порядок в учете НДФЛ, избавив пользователей от рутины ручного пересчета, а себя — от головной боли при сдаче квартальной отчетности.