← На главную

Переход со старых версий программного продукта (например, с редакции 2.5) на современную конфигурацию 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 — процесс ответственный и зачастую сопровождающийся техническими сложностями. Одна из самых распространенных проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры при первом расчете заработной платы в новой базе, — это появление непонятных сумм НДФЛ (часто с минусом или, наоборот, удваивающих налог) с категорией дохода «Доходы, перенесенные из предыдущих редакций» (или «Доходы из предыдущих версий»).

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная системная ошибка, проанализируем механизмы работы регистров в 1С:ЗУП 3.1 и изучим пошаговые сценарии ее исправления — от простых корректировок до глубокого анализа регистров накопления.

Почему появляется категория «Доходы, перенесенные из предыдущих редакций»?

Для начала выясним причину возникновения этой аналитики. Категория Доходы, перенесенные из предыдущих редакций является служебной. Она создается автоматически при выполнении так называемого «рекомендованного» (краткого) переноса данных из старой базы 1С:ЗУП 2.5. Программа использует этот технический вид дохода, чтобы зафиксировать в регистрах налогового учета базу по НДФЛ за прошлые периоды текущего года (или за предшествующие годы), которая необходима для корректного расчета налога нарастающим итогом, предоставления вычетов и подготовки отчетности.

Фантомный НДФЛ и некорректные суммы по этой категории при первом расчете зарплаты в новой базе «вылезают» по нескольким основным причинам:

1. Нестыковка дат выплаты доходов: В учете НДФЛ дата получения дохода имеет решающее значение. Если в старой базе межрасчетные выплаты (например, отпускные или больничные) были начислены в одном месяце, а фактически выплачены в другом, при переносе данных может возникнуть разрыв между датой учета дохода и датой удержания налога.
2. Перерасчеты за прошлые периоды: Программа видит изменения в кадровой истории или исправления и пытается автоматически пересчитать НДФЛ с начала года. Поскольку детальных документов начислений за прошлые месяцы в базе нет (есть только свернутые перенесенные остатки), корректировка производится через служебный вид дохода.
3. Расхождения по местам выплаты (подразделениям/ИФНС): Если сотрудник в течение года менял подразделения или работал в разных точках с различной регистрацией в налоговом органе, программа будет рассчитывать НДФЛ нарастающим итогом отдельно по каждому месту учета. Малейшее расхождение в копейках между регистрами исчисленного и удержанного налога приведет к корректирующим строкам в документе начисления.
4. Накладки переходного периода: Когда перенос данных осуществляется, например, на 1 октября, но в старой базе за октябрь уже были сделаны какие-то расчеты или выплаты, эти данные могут ошибочно продублироваться в документах переноса и в расчете за первый месяц работы в новой программе.

Ниже мы подробно рассмотрим проверенные на практике способы устранения этой проблемы.

Способ 1. Корректировка регистров через компенсационные записи в документе «Перенос данных»

В отличие от редакции 2.5, где для ручных правок использовался документ Корректировка записей регистров накопления, в конфигурации 1С:ЗУП 3.1 для этих целей предназначен универсальный технический документ Перенос данных. С его помощью можно отредактировать записи в любых регистрах сведений, накопления и расчета.

Рассмотрим по шагам, как нейтрализовать ошибочный НДФЛ с помощью компенсационной записи:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Перенос данных (или найдем этот документ через функции технического специалиста).
2. Найдем документ с префиксом НДФЛ за тот месяц, который «вылезает» в документе начисления зарплаты (например, если в майском расчете вылезает строка за январь 2018 года, нам нужен документ переноса за январь).
3. Откроем документ и обратим внимание на кнопку Настройка состава регистров в шапке документа. Убедимся, что выбраны нужные регистры накопления. Нас в первую очередь интересует регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
4. Перейдем на вкладку Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
5. Чтобы «занулить» зависшую сумму, которая искажает текущие расчеты, добавим в таблицу две новые одинаковые строчки по проблемному сотруднику:
   • В первой строке укажем вид движения Приход, выберем того же сотрудника, ту же дату получения дохода, ставку и сумму налога, которая ошибочно сторнируется или доначисляется.
   • Во второй строке укажем точно такие же реквизиты, но выберем вид движения Расход.
6. Проведем документ Перенос данных.

Почему это работает? Добавление двух симметричных записей («Приход» и «Расход») с одинаковой суммой внутри одного налогового периода позволяет закрыть зависшее сальдо по регистру, не удаляя при этом сам доход за этот месяц (удаление которого могло бы исказить расчет среднего заработка или будущую отчетность). После этой операции перезаполним документ Начисление зарплаты и взносов — лишняя строка с «Доходами из предыдущих редакций» должна исчезнуть.

Способ 2. Устранение наложения расчетных периодов

Проанализируем другую частую ситуацию. Вы перенесли данные, например, по состоянию на 1 октября. В октябре вы делаете первое начисление зарплаты в новой программе и обнаруживаете, что по всем сотрудникам НДФЛ задвоился. Если убрать задвоение вручную в октябре, программа переносит эту переплату/недоплату на ноябрь.

Выясним причину: при подготовке к переносу в старой базе 1С:ЗУП 2.5 за октябрь уже могли быть частично рассчитаны документы (например, начислена зарплата, рассчитаны налоги или проведены межрасчетные выплаты). Программа при переносе захватила эти октябрьские расчеты и поместила их в документы Перенос данных.

Решение проблемы по шагам:

1. Проанализируем документы Перенос данных за переходный месяц (в нашем примере — октябрь).
2. Если мы обнаружим там рассчитанную октябрьскую зарплату или налог, которые по правилам должны рассчитываться уже в новой базе 1С:ЗУП 3.1, эти записи необходимо аккуратно очистить или удалить лишние документы переноса за этот месяц.
3. После удаления дублирующихся плановых начислений из документов переноса, откроем текущий документ Начисление зарплаты и взносов за октябрь, полностью очистим вкладку НДФЛ и нажмем кнопку Заполнить. Расчет должен выровняться, а задвоение — исчезнуть.

Способ 3. Выравнивание НДФЛ по местам получения дохода (подразделениям)

Рассмотрим ситуацию, когда при начислении зарплаты во вкладке НДФЛ по одному сотруднику формируются две строки на одинаковую сумму, но с разными знаками (например, -100 рублей и +100 рублей), что в итоге дает ноль, но засоряет учет.

Это связано с тем, что программа ведет учет НДФЛ нарастающим итогом с начала года по каждому месту получения дохода (сочетанию организации, подразделения и ИФНС). Если сотрудник в мае работал в двух разных подразделениях, программа рассчитывает налог по каждому из них отдельно.

Если в переносе данных суммы исчисленного налога и доходов разошлись по разным подразделениям (например, доход лег на подразделение А, а исчисленный налог — на подразделение Б), 1С:ЗУП 3.1 при первом же начислении зарплаты попытается исправить эту аналитическую ошибку. Она сделает сторно по одному подразделению и доначисление по другому.

Как это исправить:

1. Сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам) с детализацией по подразделениям.
2. Найдем, по какому именно подразделению образовалось «зависшее» сальдо.
3. Перейдем в соответствующий документ Перенос данных и исправим аналитику (подразделение), чтобы доходы и налоги по регистрам Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ соотносились с одним и тем же подразделением.

Способ 4. Очистка зарегистрированных перерасчетов (наиболее безопасный метод)

Иногда программа пытается пересчитать прошлые периоды не из-за ошибок в переносе, а из-за того, что сработал автоматический триггер перерасчета (например, обновились персональные данные сотрудника или были внесены изменения задним числом).

Чтобы не править технические регистры вручную, выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты.
2. Проверим список зарегистрированных необходимостей перерасчета. Если мы видим там сотрудников, по которым в документе начисления «вылезает» некорректный НДФЛ, выделим эти строки.
3. Нажмем кнопку Отменить (или удалим записи из списка).
4. Вернемся в документ начисления зарплаты и перезаполним вкладку НДФЛ. Лишние строки по доходам прошлых лет должны исчезнуть.

Способ 5. Использование документа «Операция учета НДФЛ»

Если редактирование документов Перенос данных кажется вам слишком рискованным (ведь случайное изменение исторических данных может повлиять на расчет среднего заработка для отпусков и больничных в будущем), воспользуемся специализированным корректирующим документом.

Рассмотрим порядок работы с документом Операция учета НДФЛ:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ.
2. Создадим новый документ, выберем организацию, сотрудника и дату операции (рекомендуется указывать последний день месяца, предшествующего началу работы в новой базе).
3. На вкладке Доходы внесем строку для корректировки перенесенного дохода, если по нему образовалась разница.
4. На вкладке Исчислено по ставкам внесем корректирующую запись по НДФЛ (укажем ставку, категорию дохода и сумму налога с нужным знаком, чтобы перекрыть разницу).
5. Проведем документ и перезаполним текущее начисление зарплаты. Данный способ позволяет точечно закрыть «зависшие» копейки без изменения документов переноса данных.

Резюме

Мы детально разобрали проблему появления вида дохода «Доходы, перенесенные из предыдущих редакций» и сопутствующие ошибки при расчете НДФЛ. Помните, что перед внесением любых изменений в документы Перенос данных или регистры накопления крайне важно сделать резервную копию информационной базы. Рекомендуется сначала опробовать описанные методы на копии базы, проверить корректность заполнения отчетов 6-НДФЛ за текущий период и только после этого применять решения в рабочей базе.