← На главную
При запуске новой информационной системы на базе 1С:Управление торговлей 11 (а также 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация) одной из первых задач является перенос и ввод начальных остатков. К сожалению, на практике нередко возникает ситуация, когда спустя одну или две недели активной работы пользователи обнаруживают, что стартовые остатки по собственным товарам были внесены некорректно: перепутаны количества, допущен пересорт или неверно указаны серии. В этой статье мы подробно разберем, как правильно поступить в такой ситуации, и рассмотрим пошаговые алгоритмы преодоления сопутствующих технических трудностей.
Выбор стратегии: править исходный документ или оформлять складские акты?
Когда обнаруживается ошибка в начальных остатках, перед специалистом по учету встает дилемма: пойти по пути исправления первичного документа ввода остатков или же выровнять текущие остатки "здесь и сейчас" с помощью инвентаризационных документов (складских актов списания и оприходования излишков).
Проанализируем обе стратегии:
- Выравнивание складскими актами. Этот способ кажется простым, поскольку не требует изменения прошлых периодов и не нарушает уже проведенные документы продаж. Однако он имеет серьезный методологический недостаток. Оформляя оприходование излишков и списание недостач, мы искусственно завышаем обороты по прочим доходам и расходам предприятия. Это искажает финансовый результат и может повлечь за собой проблемы при расчете себестоимости товаров за первый месяц работы в программе.
- Корректировка документа ввода начальных остатков. Этот вариант является методологически верным и наиболее предпочтительным. Поскольку с момента старта прошло совсем немного времени (например, две недели) и регламентированная отчетность за этот период еще не сдавалась, исправление исходных данных позволит получить абсолютно чистый и достоверный учет с самого первого дня работы базы.
Таким образом, мы рекомендуем всегда делать выбор в пользу корректировки исходного документа ввода остатков.
Суть проблемы: почему возникает ошибка превышения оперативного остатка?
Когда мы принимаем решение скорректировать документ Ввод начальных остатков в сторону уменьшения количества по какой-либо позиции, программа выполняет пересчет всей цепочки движения товаров за прошедшие две недели. Если за это время товар активно продавался, перемещался или списывался, уменьшение его стартового количества может привести к тому, что в один из дней остаток по складу "уйдет в минус".
Система 1С незамедлительно реагирует на это и блокирует проведение документа, выдавая системное сообщение: «Превышен оперативный остаток по организации на складе на...». Программа делает это умышленно, чтобы защитить базу данных от некорректного расчета себестоимости и распределения партий.
Рассмотрим детально три практических метода решения этой проблемы.
Вариант 1. Временное отключение контроля остатков
Этот метод является самым быстрым и популярным среди администраторов систем. Его суть заключается в том, чтобы на время "ослепить" программу, провести изменения в начальных остатках, а затем точечно исправить возникшие отрицательные показатели.
Для реализации этого метода выполним следующие шаги:
- Отключение складского контроля:
- Перейдем в меню
НСИ и администрирование, далее выберем раздел Настройка НСИ и разделов и откроем подраздел Склад и доставка.
- В блоке настроек найдем и временно снимем флаг
Контролировать остатки товаров.
- Важное замечание: если на вашем предприятии используется адресное хранение или контроль остатков настроен индивидуально для конкретных складов, необходимо открыть карточку нужного склада в справочнике
Склады и магазины и временно снять признак контроля там.
- Отключение контроля организаций:
- Поскольку ошибка часто ссылается на оперативную нехватку именно по конкретной организации, перейдем в раздел
НСИ и администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Финансовый результат и контроллинг.
- В группе параметров
Учет товаров снимем флаг Контролировать остатки товаров организаций.
- Корректировка документа:
- Откроем наш документ
Ввод начальных остатков, внесем верные количественные данные и нажмем кнопку Провести и закрыть. Теперь система беспрепятственно проведет документ.
- Поиск и устранение "минусов":
- После успешного проведения документа нам необходимо незамедлительно выявить образовавшиеся отрицательные остатки. Для этого сформируем отчеты
Ведомость по товарам на складах и Ведомость по товарам организаций за весь рабочий период.
- Проанализируем детальные записи отчетов. Если по каким-то позициям возникли отрицательные конечные остатки, это означает, что менеджеры продали товар, которого фактически не было, либо допустили пересортицу при подборе аналогичной номенклатуры.
- Исправим эти документы: заменим номенклатурные позиции в реализациях, оформим внутренние акты оприходования (если товар реально присутствует на складе, но не был учтен) или скорректируем перемещения.
- Восстановление настроек контроля:
- Как только все отрицательные остатки будут устранены, в обязательном порядке вернем флаги контроля остатков по складам и организациям в исходное включенное состояние. Это предотвратит появление новых бесконтрольных списаний в будущем.
Вариант 2. Последовательное распроведение цепочки документов
Если у вас нет прав администратора для изменения общих настроек системы или вы опасаетесь нарушить параллельную работу других пользователей, отключение контроля остатков может быть нежелательным. В таком случае применим классический хронологический подход.
Рассмотрим этот алгоритм по шагам:
- Выясним, какие именно документы совершали движения по проблемной номенклатуре. Для этого сформируем отчет
Ведомость по товарам на складах с группировкой по регистратору или воспользуемся кнопкой Движения документа непосредственно из карточки товара.
- Найдем все расходные документы (такие как
Реализация товаров и услуг, Списание товаров, Перемещение товаров), которые были проведены позже документа ввода остатков и затрагивают ту номенклатуру, количество которой мы планируем уменьшить.
- Временно отменим проведение этих документов (распроведем их).
- Откроем документ
Ввод начальных остатков, укажем правильное уменьшенное количество товара и проведем его. Программа выполнит проведение без ошибок, так как последующие списания больше не блокируют регистры.
- Начнем последовательно, двигаясь строго по хронологии от более ранних документов к более поздним, проводить отмененные расходные документы обратно.
- Как только на одном из документов система снова выдаст ошибку нехватки остатка, мы точно определим виновника коллизии. Например, мы увидим, что конкретный менеджер продал 15 единиц товара, в то время как после исправления остатков на складе фактически числилось только 10. Исправим этот конкретный документ реализации и продолжим проведение оставшейся цепочки.
Вариант 3. Проверка схемы «Интеркомпани» и межорганизационных движений
Нередко формулировка ошибки «Превышен оперативный остаток *по организации*» указывает на то, что товарные запасы предприятия распределены между несколькими юридическими лицами внутри одной информационной базы.
Проанализируем особенности работы этой схемы:
- Проверим, настроена ли в вашей системе программа «Интеркомпани» (автоматическая передача товаров между организациями). Если товар был введен на баланс Организации А, а его продажа осуществлялась от лица Организации Б, система ожидает автоматического оформления документа
Передача товаров между организациями.
- Если мы корректируем остатки по Организации А, это напрямую влияет на возможность отгрузки для Организации Б. Прежде чем редактировать ввод остатков, нам может потребоваться временно распровести документы передачи товаров между организациями за эти две недели, внести изменения в начальные остатки, а затем запустить рабочее место
Оформление передач и выкупов для актуализации межфирменных расчетов.
Резюме и рекомендации
Исправление начальных остатков на ранних этапах работы — это стандартная и вполне решаемая задача. Главное — помнить, что:
- Корректировка первичного документа ввода остатков всегда предпочтительнее создания искусственных складских актов списания и оприходования.
- Использование временного отключения контроля остатков позволяет оперативно внести изменения в базу, но накладывает на аналитика обязанность ручной сверки и устранения всех возникших отрицательных остатков.
- Хронологическое распроведение гарантирует стопроцентную точность учета и позволяет локализовать ошибки менеджеров в момент их возникновения.