← На главную

Инвентаризация на складе — это всегда ответственный и трудоемкий процесс. Часто начинающие пользователи программы «1С:Управление торговлей 11» (а также смежных решений — 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация) сталкиваются с неожиданным поведением системы: после заполнения фактических остатков в документе пересчета реальные остатки товаров в программе не меняются. Давайте подробно разберем, как устроен этот механизм в 1С, почему так происходит, как правильно оформлять складские документы и что делать, если необходимо ввести недостающие документы задним числом.

Разбор механизма: почему «Пересчет товаров» не корректирует остатки сам по себе?

Рассмотрим ситуацию, с которой часто сталкиваются пользователи на практике. При тестировании функционала кажется, что проведение пересчета сразу выравнивает остатки. Однако в реальной рабочей базе этого не происходит. Выясним причину такого поведения системы.

В современных конфигурациях 1С процесс инвентаризации строго разделен на два этапа:

1. Фиксация физического наличия товаров на складе на определенный момент времени. Для этого предназначен документ Пересчет товаров.
2. Отражение результатов пересчета в учете (финансовом и складском). Для этого служат складские акты: Оприходование излишков товаров, Списание недостач товаров и Пересортица товаров.

Документ Пересчет товаров сам по себе является лишь основанием для сверки. Он фиксирует разницу («учетное количество» против «фактического количества»), но не делает движений по регистрам остатков товаров организации. Пока на основании пересчета не проведены соответствующие акты списания или оприходования, в системе будут числиться старые учетные остатки. Если вы попытаетесь продать товар, которого фактически не было по учету до инвентаризации (но который вы нашли при пересчете), система выдаст ошибку о нехватке товара.

Отдельно стоит упомянуть ордерную схему складского учета. Если на вашем складе используется ордерный учет, то при проведении документа Пересчет товаров остатки могут скорректироваться локально по ячейкам (вы увидите их в складских отчетах вроде «Остатки товаров по ячейкам»). Однако в финансовом учете (отчет «Остатки и доступность товаров») данные изменятся только после оформления финансовых складских актов.

Пошаговый алгоритм проведения инвентаризации

Давайте разберем стандартный и наиболее правильный жизненный цикл инвентаризации в системе:

1. Создаем документ Пересчет товаров. В момент его создания система фиксирует учетное количество на текущую секунду.
2. Устанавливаем статус документа «В работе». На этом этапе складские работники получают задание на пересчет и заполняют фактическое количество. На адресных складах ячейки, попавшие в пересчет, могут временно блокироваться для отгрузки во избежание путаницы.
3. Переводим документ в статус «Внесение результатов» и заполняем колонку «Факт».
4. После завершения счета переводим документ в статус «Выполнено». Только в этом статусе документ считается полностью обработанным и готовым для формирования отчетности.
5. Используем рабочее место «Оформление излишков, недостач и порчи товаров». Этот инструмент позволяет сгруппировать результаты нескольких пересчетов, автоматически зачесть пересортицу аналогичных товаров и быстро создать необходимые акты (списания и оприходования) под нужные организации.

Корректировка данных и ввод документов «задним числом»

Очень часто возникает ситуация: инвентаризация проведена, результаты внесены, но внезапно выясняется, что менеджеры забыли вовремя провести документы поступления, перемещения или реализации. Что делать в таком случае, чтобы не сбить результаты пересчета?

Просто ввести забытый документ прошлым числом и перепровести складские акты — грубейшая ошибка, которая приведет к неверному расчету итоговых остатков. Проанализируем, почему так происходит:

Предположим, на 10:00 учетный остаток товара составлял 5 шт. При пересчете нашли 8 шт. Был оформлен акт оприходования на 3 шт. Итого на складе стало 8 шт. После этого бухгалтер вводит забытое поступление на 3 шт. задним числом (до момента пересчета). Теперь на момент пересчета учетный остаток стал равен 8 шт. Но наш документ пересчета и старый акт оприходования на 3 шт. никто не менял! В результате система сложит новое поступление и старый акт оприходования, и конечный остаток станет равен 11 шт., что не соответствует действительности.

Для корректного отражения забытых документов задним числом выполним следующие шаги:

1. Временно отменяем проведение складских документов (актов оприходования, списания и пересортицы), созданных на основании нашего пересчета.
2. Вводим все недостающие документы прошлым периодом (поступления, перемещения, реализации) и проводим их.
3. Открываем наш документ Пересчет товаров, возвращаем его в статус «Внесение результатов».
4. Нажимаем кнопку «Заполнить учетное количество и цены». Система обратится к регистрам и заново пересчитает, сколько товара должно было лежать на складе на момент инвентаризации с учетом только что введенных задним числом документов. Разница (отклонение) пересчитается автоматически.
5. Переводим документ обратно в статус «Выполнено» и проводим его.
6. Заново заполняем и проводим складские акты (оприходования/списания) на основании обновленных данных пересчета.

Инвентаризация без остановки продаж: как избежать ошибок?

Многие компании не могут позволить себе полностью остановить отгрузки на время пересчета. Проводить инвентаризацию «на лету» можно, но важно помнить о временных зазорах:

• Если документ пересчета был заполнен учетными данными в 12:00, а физический подсчет конкретной полки завершился в 13:00, то любые продажи этого товара, совершенные в этот промежуток времени, исказят картину.
• Если за этот час товар был продан в 1С, учетный остаток уменьшился. Но пересчет об этом «не знает», так как зафиксировал остаток на 12:00. Соответственно, при формировании актов возникнет искусственный излишек или недостача.

Рекомендация: Чтобы минимизировать ошибки при непрерывных продажах, разбивайте инвентаризацию на небольшие группы товаров (категории, бренды или отдельные стеллажи) и проводите пересчет локально и быстро. Перед началом подсчета конкретной группы убедитесь, что все расходные ордера по этим позициям уже физически собраны и покинули зону подсчета.