← На главную

Переход от построения посмертного финансового учета к полноценному планированию и бюджетированию — это важный эволюционный шаг для любой организации. На первый взгляд, формы финансовых отчетов (например, подготовленные в подсистеме МСФО или регламентированного учета) и формы бюджетов выглядят абсолютно одинаково. Кажется, что логично было бы просто нажать кнопку и превратить готовый финансовый отчет в бюджетную форму. Однако при попытке сделать это пользователи сталкиваются с суровой реальностью архитектуры 1С:ERP.

В этой статье мы подробно разберем, почему автоматическая конвертация невозможна, как методологически верно спроектировать структуру бюджетов и как решить проблему групповых счетов и субсчетов при вводе плановых и сборе фактических данных.

Архитектурный барьер: почему финансовый отчет — это не бюджет

Давайте проанализировать ситуацию изнутри. Механизм генератора финансовых отчетов и подсистема бюджетирования в 1С:ERP построены на принципиально разных фундаментах. Попытка механически «скопировать» одно в другое невозможна по следующим причинам:

1. Разные регистры хранения данных. Финансовые отчеты (МСФО или Регламентированный учет) строятся «на лету» по регистрам бухгалтерии. Они обращаются напрямую к проводкам, сальдо и оборотам счетов. Бюджетирование же работает со своими собственными регистрами накопления — Обороты бюджетов и Значения показателей бюджетов. Чтобы данные появились в бюджетировании, они должны быть туда записаны специальными документами планирования.
2. Отсутствие аналитики планирования в учете. Бюджетирование оперирует понятием Сценарий (например: «Основной план», «Оптимистичный сценарий», «Пессимистичный сценарий»). В регистрах бухгалтерии (фактического учета) такого измерения просто нет.
3. Разная логика работы показателей. Финансовый отчет — это статичная форма отображения уже свершившихся фактов. Бюджет — это интерактивная модель. Настройка вида бюджета требует не просто прорисовки ячеек, а создания правил проведения документов ввода планов (Экземпляр бюджета), настройки лимитов расходования денежных средств, а также взаимосвязей между статьями и показателями (например, когда планирование оборота по статье доходов должно автоматически увеличивать показатель дебиторской задолженности).

Таким образом, автоматического конвертера «из отчета в бюджет» не существует. Нам придется пройти путь настройки структуры бюджетов вручную, но мы можем сделать это максимально эффективно, избежав классических ошибок.

Методологическая ошибка: перенос плана счетов в статьи бюджетов

Рассмотрим проблему, описанную в Сообщении 6. Пользователь пытается воссоздать структуру плана счетов в структуре статей бюджетов один в один:

• 7010100 — оплата Подрядчикам (групповой счет)
• 7010101 — Оплата авторам (субсчет)
• 7010102 — Издательские работы (субсчет)

Если для каждого субсчета создать отдельную Статью бюджетов, то система очень быстро превратится в неповоротливого монстра. Плодить сотни статей бюджетов под каждый бухгалтерский субсчет — это грубейшая методологическая ошибка. НСИ (нормативно-справочная информация) перегружается, поддерживать такую систему становится невозможно, а производительность отчетов резко падает.

Правильное решение: использование аналитики вместо кучи статей

Выясним, как спроектировать эту структуру правильно. Вместо создания трех разных статей бюджетов мы должны создать одну укрупненную статью бюджета, а детализацию реализовать через аналитики этой статьи.

Давайте разберем этот процесс по шагам:

1. Создаем одну статью бюджета: Оплата подрядчикам (соответствует группе 7010100).
2. В настройках этой статьи бюджета включаем использование аналитики. В 1С:ERP для каждой статьи можно настроить до 6 произвольных аналитик. В качестве аналитики мы можем использовать справочники Статьи ДДС, Контрагенты, Договоры или создать свое произвольное субконто.
3. В качестве значений аналитики у нас будут выступать элементы: «Оплата авторам» и «Издательские работы».

Теперь посмотрим, как это решает задачу пользователя на разных уровнях бюджетирования:

Уровень 1. Форма ввода (Экземпляр бюджета):
В форме ввода плана (Экземпляре бюджета) мы выводим нашу статью Оплата подрядчикам в таблицу с разверткой по строкам (по нашей аналитике). Пользователь видит детальные строки («Оплата авторам», «Издательские работы») и вручную вводит по ним суммы. При проведении документа система запишет данные в регистр в разрезе этой аналитики.

Уровень 2. Верхнеуровневый (мастер) бюджет:
В укрупненном бюджете нам не нужна лишняя детализация. Мы просто выводим ту же самую статью Оплата подрядчикам, но без развертки по аналитике. Система 1С:ERP автоматически просуммирует (свернет) все детальные плановые данные по этой статье и выведет общую сумму одной строкой. Нам не нужно писать никаких ручных формул суммирования.

Использование новой возможности: иерархия аналитик

Начиная с современных версий 1С:ERP (2.5.13 и выше), разработчики добавили отличный механизм, который полностью решает проблему группировочных формул. Если вам все же необходимо видеть сложную структуру прямо в бюджетной форме, выполните следующие настройки:

1. В структуре «Вида бюджета» добавьте в строки таблицу с нашей статьей и аналитикой.
2. В свойствах вывода аналитики установите флаг «Выводить иерархию значений».
3. Теперь система сама построит дерево групп и элементов прямо на форме отчета, а промежуточные итоги по родительским группам будут рассчитаны автоматически математическими алгоритмами платформы. Никакого ручного прописывания формул больше не требуется!

Как правильно настроить сбор факта с группового счета

Теперь рассмотрим, как сопоставить нашу укрупненную статью бюджета с фактическими данными, которые продолжают падать на детальные субсчета 7010101 и 7010102 в бухгалтерском учете.

Для настройки сбора факта выполним следующие действия:

1. Переходим в настройки статьи бюджета Оплата подрядчикам и открываем вкладку «Правила получения фактических данных».
2. Создаем новое правило. В качестве источника данных указываем необходимый раздел (например, Регламентированный учет или Международный финансовый учет).
3. В поле «Счет» указываем групповой (родительский) счет 7010100.
4. Обратите внимание на важнейшее поведение системы 1С:ERP: при указании группы счетов в правиле получения факта, система автоматически соберет обороты как по самому этому счету, так и по всем его подчиненным субсчетам (7010101, 7010102 и т.д.). Никаких дополнительных отборов делать не нужно.
5. Переходим на вкладку «Заполнение аналитик статьи». Здесь нам нужно указать системе, откуда брать значения для нашей аналитики. Мы настраиваем соответствие: значение аналитики должно заполняться на основании субсчета, с которого пришла проводка, либо на основании конкретного субконто этого счета.

Таким образом, система автоматически заберет все данные по субсчетам, разложит их по соответствующим аналитикам статьи бюджета, и факт идеально сойдется с вашим планом.

Оптимизация производительности: лайфхак с «Хранимым» фактом

При больших объемах данных сбор фактических данных по сложным правилам в момент открытия отчетов может приводить к серьезным зависаниям системы. Чтобы ваши бюджетные отчеты открывались мгновенно, настоятельно рекомендуем использовать механизм хранимого факта.

В настройках правил получения фактических данных установите флаг «Хранить результат выполнения правила». В этом случае данные не будут вычисляться «на лету» при каждом открытии отчета. Они будут транслироваться в регистры бюджетирования в фоновом режиме при проведении первичных документов или по расписанию специально настроенным регламентным заданием. Ваши отчеты будут формироваться за секунды!