Почему в 1С:Комплексная автоматизация 2 нет кнопки «Создать» в настройке отражения документов и как настроить счета учета?

При переходе на современные ERP-решения от компании 1С, такие как 1С:Комплексная автоматизация 2 (КА 2) или 1С:ERP Управление предприятием 2, специалисты и бухгалтеры часто сталкиваются с неожиданными изменениями в привычном интерфейсе. Одним из таких «сюрпризов» становится отсутствие кнопки «Создать» в рабочем месте настройки счетов учета регламентированного учета.

Многие пытаются настроить систему по старым видеоурокам или текстовым инструкциям прошлых лет (актуальным для версий КА 1.1, УПП 1.3 или старых релизов КА 2.0–2.2), где эта кнопка присутствовала. Попытки найти заветную кнопку приводят в тупик. Давайте разберем по шагам, почему разработчики 1С изменили архитектуру программы, как теперь работает механизм назначения счетов и что необходимо сделать, чтобы нужные счета успешно появились в проводках ваших документов.

Выясняем причину: новая концепция и матричный принцип

В старых конфигурациях 1С счета учета привязывались к конкретным элементам справочников напрямую или задавались жесткими записями в регистрах сведений. В современных редакциях 1С:КА 2 и 1С:ERP применяется принципиально иной, матричный принцип определения счетов учета. Он базируется на использовании специальных разрезов — Групп финансового учета (ГФУ).

Форма настройки отражения документов в регламентированном учете теперь представляет собой динамическую матрицу (таблицу), строки в которой генерируются автоматически. Программа сама анализирует базу данных и выводит в список только те комбинации параметров (Организация, Склад, ГФУ), по которым реально были совершены хозяйственные операции. Именно поэтому кнопка «Создать» физически больше не нужна. Бухгалтеру не требуется вручную добавлять новые строки — система сама подсказывает, для каких объектов и хозяйственных операций счета учета еще не заполнены.

Если в вашей форме настройки пусто и нет строк для заполнения, это означает одно из двух: либо в системе еще не проведен ни один документ по оперативным регистрам, либо для используемой номенклатуры и контрагентов не заданы Группы финансового учета.

Шаг 1. Включение использования Групп финансового учета (ГФУ)

Прежде чем приступать к настройке счетов, убедимся, что в нашей базе включена соответствующая функциональная опция. Без нее поля для выбора ГФУ просто не появятся в карточках номенклатуры, договоров и статей расходов.

Для включения функционала выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел меню НСИ и администрирование.
2. В блоке «Настройка НСИ и разделов» выберем пункт Финансовый результат и контроллинг.
3. Развернем подраздел Финансовый учет.
4. Установим флажок напротив опции Группы настроек финансового учета (в некоторых релизах она называется «Группы финансового учета»).

После активации этой константы в справочниках системы станут доступны нужные нам реквизиты.

Шаг 2. Создание Групп финансового учета (ГФУ)

Группы финансового учета — это классификаторы, которые группируют однородные объекты по правилам их отражения в учете. Например, нам не нужно указывать счета учета для каждого конкретного болта или кабеля. Мы создаем одну ГФУ с названием «Материалы» и привязываем ее ко всем соответствующим позициям номенклатуры.

Проанализируем основные виды ГФУ, доступные в системе:

• ГФУ номенклатуры — служит для разделения ТМЦ на товары, материалы, готовую продукцию, полуфабрикаты, спецоснастку и т.д.
• ГФУ расчетов — классифицирует расчеты с клиентами, поставщиками, дебиторами/кредиторами, сотрудниками и авансы.
• ГФУ внеоборотных активов — разделяет основные средства и нематериальные активы по амортизационным группам и правилам учета.
• ГФУ доходов и расходов — связывается со статьями расходов и статьями доходов.

Создать или отредактировать эти группы можно в разделе Регламентированный учет -> Настройки и справочники -> раздел Группы финансового учета.

Шаг 3. Привязка ГФУ к объектам информационной базы (НСИ)

Теперь созданные группы необходимо сопоставить с конкретными элементами нормативно-справочной информации (НСИ):

• Для товаров, материалов и услуг: зайдем в карточку элемента справочника Номенклатура (или воспользуемся групповой обработкой справочника) и в поле Группа финансового учета выберем соответствующую ГФУ номенклатуры (например, «Товары на складах»).
• Для контрагентов: откроем документ Договор с контрагентом (или соглашение, если учет ведется без договоров) и на вкладке «Учетная информация» укажем нужную ГФУ расчетов.
• Для затрат: в карточке элемента справочника Статьи расходов укажем ГФУ расходов, которая определит, на каких счетах (например, 20, 25, 26, 44) будут аккумулироваться затраты по этой статье.

Шаг 4. Заполнение счетов в рабочем месте настройки

После того как ГФУ привязаны к объектам, проведем первичные документы. На этом этапе система зафиксирует движение в оперативных регистрах накопления, но бухгалтерские проводки еще не сформирует.

Теперь перейдем в рабочее место настройки счетов:

1. Откроем раздел Регламентированный учет -> Отражение документов в регл. учете.
2. Если в системе есть операции с ненастроенными счетами, программа выделит это состояние цветом и покажет гиперссылку Настроить счета учета (или укажет количество ненастроенных счетов). Кликнем по этой ссылке.
3. Перед нами откроется та самая матричная форма настроек. В ней автоматически появятся строки с комбинациями организаций, складов и ГФУ, задействованных в проведенных документах.
4. Бухгалтеру остается лишь дважды кликнуть по пустой ячейке в колонках счетов (например, «Счет учета», «Счет передачи» или «Счет амортизации») и выбрать нужный счет из Плана счетов.

Обратите внимание, что один раз настроенная ГФУ будет автоматически применяться ко всей новой номенклатуре или договорам, к которым вы привяжете эту группу в будущем. Повторно заходить в форму настройки счетов не потребуется.

Важное изменение в версиях 1С:КА 2.5 и выше: периодичность настроек

Если вы работаете на современных релизах (начиная с версии 2.5.26 и выше), механизм хранения настроек счетов учета был серьезно модернизирован разработчиками фирмы 1С. Рассмотрим эти важные изменения, так как они существенно влияют на повседневную работу бухгалтерии:

• Периодичность записей: Теперь регистр сведений ПорядокОтраженияНаСчетахУчета стал периодическим с точностью до Месяца. Это означает, что настройки счетов учета теперь привязаны ко времени.
• Поле «Действует с»: В форме настройки появилось поле, в котором указывается месяц начала действия правила. Это позволяет безболезненно менять счета учета (например, при изменении учетной политики организации с нового года или введении новых стандартов ФСБУ), не опасаясь, что изменятся проводки в закрытых прошлых периодах.
• Режимы просмотра: В интерфейс рабочего места добавлены удобные переключатели режимов: Все, Общие и Исключения. Режим «Исключения» позволяет быстро настроить особые правила учета для конкретного склада или конкретной организации, отличные от глобальных настроек по умолчанию.

Почему после настройки счетов документы не формируют проводки?

Часто после успешного заполнения всех счетов учета бухгалтер открывает проведенный документ, нажимает кнопку Дт/Кт, но видит пустое окно без бухгалтерских записей. Разберемся, почему так происходит.

В отличие от 1С:Бухгалтерии, где проводки формируются мгновенно в момент нажатия кнопки «Провести», в 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP принята двухсистемная архитектура:

1. Операторы в течение дня проводят документы, регистрируя оперативную информацию по складам и взаиморасчетам. Это происходит очень быстро и не нагружает базу данных расчетом себестоимости и поиском счетов.
2. Отражение операций в бухгалтерском и налоговом учете (формирование проводок) происходит во вторую очередь — при помощи специальной обработки или регламентного задания.

Чтобы проводки появились в документах, мы можем воспользоваться одним из трех способов:

Способ 1. Ручное отражение из документа
Внутри любого проведенного документа нажмем кнопку Дт/Кт. В открывшейся форме нажмем кнопку Отразить в регл. учете. Программа мгновенно сформирует проводки именно для этого документа.

Способ 2. Групповое отражение через рабочее место
Перейдем в раздел Регламентированный учет -> Отражение документов в регл. учете. Выберем организацию и месяц, после чего нажмем кнопку Выполнить отражение. Система обработает весь массив документов за указанный период.

Способ 3. Автоматическое отражение по расписанию (рекомендуемый)
Для того чтобы освободить бухгалтера от рутинных действий, настроим автоматический запуск фонового задания. В том же рабочем месте «Отражение документов в регл. учете» настроим расписание регламентного задания ОтражениеДокументовВРегламентированномУчете. Например, зададим интервал выполнения каждые 15 минут или настроим запуск на каждую ночь.

Если вам необходимо программно управлять процессом отражения документов в регламентированном учете (например, при написании собственных обработок закрытия месяца или интеграционных модулей), мы можем использовать следующий программный код на языке 1С для вызова стандартных механизмов системы:

// Пример программного запуска отражения документов в регламентированном учете
Процедура ВыполнитьФормированиеПроводокРеглУчета() Экспорт
    
    // Проверим, активна ли подсистема регламентированного учета в нашей конфигурации
    Если ПравоДоступа("Администрирование", Метаданные) Тогда
        
        // Зададим параметры для выполнения отражения по умолчанию
        ПараметрыОтражения = РегламентированныйУчетПодсистемы.ПолучитьПараметрыОтражения();
        ПараметрыОтражения.ВставлятьОшибкиВЖурналРегистрации = Истина;
        ПараметрыОтражения.РежимЗапуска = РежимЗапускаРегламентныхЗаданий.Фоновый;
        
        // Вызываем серверный метод подсистемы для запуска регламентного задания
        РегламентированныйУчетПодсистемы.ВыполнитьОтражение(ПараметрыОтражения);
        
        ЗаписьЖурналаРегистрации("РегламентированныйУчет.Отражение",
            УровеньЖурналаРегистрации.Информация,
            ,
            ,
            "Программный запуск формирования проводок успешно выполнен.");
            
    КонецЕсли;
    
КонецПроцедуры

Подводя итог, отметим, что переход на использование Групп финансового учета вместо прямого указания счетов в документах значительно снижает риски бухгалтерских ошибок при вводе документов операторами. Бухгалтеру достаточно один раз корректно связать ГФУ со справочниками и настроить матрицу счетов, после чего система будет стабильно и безошибочно генерировать проводки в автоматическом режиме.