← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с вопросом: для чего в документе Начисление зарплаты и взносов заполняется поле «Планируемая дата выплаты»? На первый взгляд кажется, что это чисто информационный реквизит, ведь реальная выплата фиксируется специальным документом — ведомостью. Однако это заблуждение может привести к серьезным ошибкам в расчете НДФЛ и заполнении отчетности по форме 6-НДФЛ.

В этой статье мы подробно разберем, как планируемая дата выплаты влияет на учет, почему ее критически важно указывать правильно и как избежать хаоса в регистрах налогового учета.

Изменения в законодательстве по НДФЛ: почему дата выплаты теперь решает всё

Для того чтобы понять логику работы программы, вспомним ключевые изменения в налоговом законодательстве. До 1 января 2023 года датой получения дохода в виде оплаты труда признавался последний день месяца, за который этот доход был начислен (согласно старому пункту 2 статьи 223 НК РФ). Дата фактической выплаты денег сотрудникам на расчет НДФЛ практически не влияла.

С 1 января 2023 года правила кардинально изменились:

1. Датой фактического получения дохода в виде заработной платы теперь признается день ее фактической выплаты (перечисления на банковский счет или выдачи из кассы).
2. Аванс и основная зарплата теперь признаются отдельными доходами на дату их выплаты.
3. Удержание НДФЛ происходит непосредственно в момент выплаты денег.
4. НДФЛ рассчитывается накопительным итогом с начала года, и применение стандартных налоговых вычетов жестко привязано к месяцу получения дохода (то есть к месяцу выплаты).

Именно из-за этих нововведений планируемая дата выплаты в документе Начисление зарплаты и взносов стала одним из самых важных реквизитов для правильного расчета налога.

Где находится «Планируемая дата выплаты» и откуда она берется?

Рассмотрим интерфейс программы. В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 поле Планируемая дата выплаты находится в самом низу (в подвале) документа Начисление зарплаты и взносов.

Значение в этом поле программа заполняет автоматически. Источником для него служат настройки учетной политики организации. Выясним, где хранятся эти настройки:

1. Перейдем в раздел «Настройка» — «Организации» (или «Реквизиты организации»).
2. Откроем вкладку «Учетная политика и другие настройки» и перейдем по ссылке «Бухучет и выплата зарплаты».
3. На вкладке «Выплата зарплаты» указаны конкретные даты: число для выплаты аванса и число для выплаты окончательного расчета за месяц.

Когда мы создаем документ Начисление зарплаты и взносов за конкретный месяц, программа берет установленный день выплаты зарплаты из этих настроек и подставляет соответствующую дату в подвал документа.

Как планируемая дата влияет на расчет НДФЛ и применение вычетов

Проанализируем механизм расчета налога. В момент заполнения и расчета документа Начисление зарплаты и взносов программа еще «не знает», когда вы реально проведете ведомость в банк или кассу. Ей необходима опорная точка для предварительного исчисления НДФЛ.

Этой опорной точкой и выступает Планируемая дата выплаты. Исходя из нее, программа:

1. Определяет месяц налогового периода, к которому будет относиться данный доход.
2. Определяет необходимость предоставления стандартных налоговых вычетов на детей (и других вычетов).

Пример влияния на вычеты:
Предположим, мы начисляем зарплату за октябрь. В настройках организации указано, что зарплата выплачивается 10-го числа следующего месяца. Соответственно, планируемая дата выплаты автоматически устанавливается как 10 ноября.
Программа понимает: доход будет получен в ноябре. Если у сотрудника есть право на детский вычет, и за октябрь он уже был применен при выплате аванса, программа применит к этой зарплате вычет за ноябрь. Если же мы ошибочно установим планируемую дату выплаты как 31 октября, программа решит, что доход получен в октябре, и не применит ноябрьский вычет, либо применит его некорректно, что приведет к переплате или недоимке по налогу.

Что происходит при несовпадении планируемой и фактической даты выплаты?

Рассмотрим ситуацию, с которой часто сталкиваются пользователи: зарплата начислена с планируемой датой выплаты 10 ноября, но по факту деньги были выплачены на день раньше — 9 ноября, или позже — 15 ноября.

Когда бухгалтер создает документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу, в нем указывается реальная «Дата выплаты» (в шапке ведомости). Эта дата является окончательной для учета НДФЛ.

Если фактическая дата выплаты из ведомости отличается от планируемой даты из начисления, программа ведет себя следующим образом:

1. Если обе даты (планируемая и фактическая) относятся к одному и тому же месяцу:
   Например, планировали выплатить 10 ноября, а выплатили 12 ноября. В этом случае никаких глобальных проблем не возникнет. Программа при проведении ведомости автоматически скорректирует дату получения дохода в регистрах на 12 ноября. Налог пересчитывать не придется.
2. Если планируемая и фактическая даты относятся к разным месяцам или разным периодам удержания НДФЛ:
   Например, планировали выплатить зарплату за октябрь 31 октября (и программа рассчитала НДФЛ с учетом октябрьских вычетов), а реально выплатили 5 ноября. При проведении ведомости от 5 ноября программа обнаружит несоответствие. Она попытается прямо в ведомости пересчитать НДФЛ: «заберет» октябрьский вычет обратно или применит ноябрьский. В регистрах РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ и СведенияОДоходахНДФЛ появятся корректирующие записи с плюсами и минусами. Это приведет к «расползанию» учета, искажению сумм в форме 6-НДФЛ и путанице при последующих начислениях.

Автоматизация в новых релизах (начиная с версии 3.1.29.78)

Разработчики фирмы «1С» постоянно совершенствуют этот механизм. Начиная с релиза 3.1.29.78, в программу встроен алгоритм автоматического переноса дат с учетом выходных дней. Если плановая дата выплаты зарплаты выпадает на выходной или праздничный день, 1С:ЗУП 3.1 сверяется с производственным календарем и автоматически сдвигает планируемую дату в документе начисления на предшествующий рабочий день.

Пошаговый алгоритм действий для бухгалтера: как вести учет без ошибок

Чтобы избежать хаоса в регистрах НДФЛ и без проблем сдавать отчетность 6-НДФЛ, рекомендуем придерживаться следующей последовательности действий:

1. Проверяйте планируемую дату перед расчетом:
   При создании документа Начисление зарплаты и взносов обязательно обратите внимание на поле Планируемая дата выплаты внизу формы. Если вы заранее знаете, что реальная выплата задержится или произойдет раньше (например, из-за праздников), сразу установите наиболее вероятную дату.
2. Если дата выплаты перенеслась на другой месяц:
   Если вы уже провели начисление с плановой датой, например, 31 октября, но выплатить зарплату получается только 2 ноября, не торопитесь проводить ведомость!
   Сначала вернитесь в исходный документ Начисление зарплаты и взносов, измените планируемую дату на 02.11.2024, пересчитайте сотрудников на вкладке «НДФЛ» (или полностью перезаполните документ) и проведите его. Только после этого создавайте и проводите ведомость на выплату.
3. Особое внимание договорам ГПХ:
   Для начислений по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) рекомендуется использовать отдельный документ Начисление по договорам. В нем для каждого договора можно точечно указать плановую дату выплаты. Это позволит избежать случайного перезаполнения дат при общем расчете зарплаты штатным сотрудникам.

Соблюдение этих простых правил сбережет ваше время при подготовке регламентированной отчетности и гарантирует идеальный порядок в регистрах налогового учета 1С:ЗУП 3.1.