← На главную

При переходе со старых версий конфигураций (в частности, при «рекомендованном» или «кратком» переносе данных из 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 в версию 3.1) пользователи часто сталкиваются с неприятным сюрпризом. При расчете очередного отпуска или больничного листа программа выдает некорректную сумму среднего заработка. Проанализировав расчетные листки и форму расчета среднего, бухгалтеры замечают, что за некоторые прошлые месяцы количество календарных дней учитывается неверно.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта классическая проблема, как на нее влияют переходящие отпуска (например, с декабря на январь), и рассмотрим пошаговые сценарии ее исправления в информационной базе 1С:ЗУП 3.1.

Выясняем причину проблемы: почему ломается расчет дней?

Рассмотрим стандартную ситуацию. Сотрудник ушел в отпуск в конце года — например, с 28 декабря по 18 января. В старой программе 1С:ЗУП 2.5 этот период отражался абсолютно корректно. Согласно статье 120 Трудового кодекса РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Это означает, что новогодние праздники с 1 по 8 января не должны регистрироваться как дни отпуска.

Таким образом, в ЗУП 2.5 картина выглядела так:

• Период отпуска в декабре: с 28 по 31 декабря (4 календарных дня).
• Период отпуска в январе: праздники с 1 по 8 января исключаются, отпуск продолжается с 9 по 18 января (10 календарных дней отпуска).
• Итого в табеле за январь регистрируется всего 10 дней отпуска.

Однако при осуществлении переноса данных в 1С:ЗУП 3.1 механизм свертки информации часто игнорирует производственный календарь новой базы для периодов до начала эксплуатации. Программа переносит переходящее отсутствие «сплошным» периодом с 1 по 18 января. В результате в новой базе за январь регистрируется 18 дней отпуска вместо положенных 10.

Это напрямую влияет на расчет среднего заработка в будущем. Формула расчета календарных дней для не полностью отработанного месяца выглядит следующим образом:

Календарные дни = 29.3 / Количество дней в месяце * Количество отработанных календарных дней

Проанализируем математику процесса для нашего примера:

1. Как должно быть (правильно): Из 31 календарного дня января вычитаются 10 дней фактического отпуска. Количество отработанных календарных дней составляет 21 день. Расчет дней для среднего: 29.3 / 31 * 21 = 19.85.
2. Как считает программа из-за ошибки переноса: Из 31 календарного дня января вычитаются ошибочно перенесенные 18 дней отпуска. Количество отработанных календарных дней сокращается до 13 дней. Расчет дней для среднего: 29.3 / 31 * 13 = 12.29.

Из-за занижения знаменателя (количества дней) искажается итоговый показатель среднего заработка. В зависимости от сопутствующих начислений, результат расчета отпускных может существенно отличаться от правильного в большую или меньшую сторону. Давайте разберем по шагам, как исправить эту ошибку.

Способ 1. Создание «нулевого» документа «Отпуск» (Методический подход)

Этот способ является наиболее предпочтительным с точки зрения методологии учета в 1С, так как позволяет системе автоматически рассчитать и учесть праздничные дни по действующему производственному календарю.

Выполним следующие действия по шагам:

1. Перейдем в раздел Главное, далее выберем пункт Данные на начало эксплуатации и откроем журнал документов Периоды, оплаченные до начала эксплуатации.
2. Найдем в списке документ, которым были перенесены данные по нашему сотруднику за спорный период (январь). Нам необходимо временно распровести этот документ или удалить из табличной части строку с переходящим отпуском по данному сотруднику, чтобы избежать задвоения периодов отсутствия.
3. Перейдем в раздел Зарплата — Отпуска и создадим новый документ Отпуск.
4. В документе укажем нашего сотрудника и установим реальный период переходящего отпуска (например, с 28 декабря по 18 января). При этом программа автоматически определит праздничные дни по производственному календарю и правильно рассчитает количество дней отпуска.
5. Перейдем на вкладку Начислено (подробно). Так как этот отпуск уже был рассчитан и выплачен сотруднику в старой программе ЗУП 2.5, нам категорически нельзя начислять эти суммы повторно. Поэтому мы вручную обнуляем все суммы начислений в табличной части документа.
6. Проведем документ.

После проведения такого «нулевого» отпуска программа зафиксирует правильное количество дней отсутствия, исключит праздники с 1 по 8 января, и расчет среднего заработка в последующих периодах станет абсолютно корректным.

Способ 2. Корректировка регистров расчета среднего заработка

Если документов переноса много, или прошлый период уже закрыт для редактирования документов, можно внести изменения непосредственно в регистры, которые отвечают за расчет среднего заработка. При переносе данных вся информация о времени для расчета среднего записывается в специальный регистр сведений.

Рассмотрим последовательность действий:

1. Перейдем в раздел Администрирование и откроем пункт Переносы данных.
2. Найдем технический документ с префиксом ФОТП или ЗП_СЗ (в зависимости от релиза, на котором выполнялся переход), содержащий записи за нужный нам период (в нашем примере — январь).
3. Внутри документа перейдем на вкладку регистра сведений ДанныеОВремениДляРасчетаСреднегоОбщийКорректировка.
4. Найдем строку по проблемному сотруднику за нужный месяц. Проанализируем колонки с количеством календарных дней отпуска и отработанных дней.
5. Вручную скорректируем показатели времени: уменьшим количество дней отпуска на число праздничных дней (уберем лишние 8 дней праздников) и соответственно увеличим количество календарных дней для расчета среднего заработка.
6. Запишем и проверим документ.

Если требуется оперативно исправить расчет «здесь и сейчас» прямо в документе начисления текущего отпуска, мы можем воспользоваться ручной корректировкой формы расчета среднего заработка:

1. В текущем документе Отпуск нажмем на кнопку с зеленым карандашом рядом с полем Средний заработок.
2. В открывшейся форме найдем строку за проблемный месяц прошлого года.
3. Вручную отредактируем количество календарных дней в колонке Календарные дни для расчета среднего на правильное значение.
4. Нажмем кнопку ОК и пересчитаем документ.

Способ 3. Исправление записей в документе начала эксплуатации

Если мы не хотим плодить лишние «нулевые» документы отпусков, мы можем точечно исправить первичный документ, созданный помощником перехода.

Разберем этот вариант:

1. Откроем документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации.
2. Вместо одной непрерывной строки отпуска с 1 по 18 января разобьем этот интервал на несколько строк, сознательно исключив праздничные дни с 1 по 8 января.
3. Например, введем одну строку с периодом отпуска в декабре, а для января укажем период только с 9 по 18 января.
4. Проведем документ и проверим, как изменились движения по регистрам накопления данных о времени.

Дополнительная настройка: проверка флага расчета пособий

При анализе проблем расчета среднего заработка также рекомендуем обратить внимание на одну важную настройку, которая часто переносится из старой базы некорректно. Речь идет о расчете среднего заработка для пособий (больничных, декретных).

В ЗУП 3.1 присутствует опция «Сведения для расчета общего среднего принимать для расчета пособий». Если данный флаг ошибочно установлен, система может путать механизмы сбора данных о времени для отпусков и для больничных листов. Рекомендуется проверить эту настройку в документах ввода начальных данных и при необходимости снять ее, чтобы расчеты производились по раздельным, предназначенным для этого регистрам.

Проанализировав описанные методы, мы можем сделать вывод, что наиболее надежным и автоматизированным способом является Способ 1 с вводом «нулевого» документа отпуска, так как он минимизирует вероятность человеческой ошибки при ручном подсчете дней в регистрах.