Как исправить данные для расчета среднего заработка в ЗУП 3.1 после переноса из версии 2.5?

При переходе с программы «1С:Зарплата и управление персоналом» версии 2.5 на версию 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда в расчет среднего заработка (например, для отпускных или командировок) не попадают определенные начисления, такие как премии или надбавки. Чаще всего это связано с тем, что в старой базе начисления были настроены неверно или данные при переносе легли в регистры не в полном объеме. Рассмотрим детально, как можно исправить эту ситуацию, чтобы средний заработок рассчитывался корректно и автоматически.

Способ 1. Использование документа «Ввод данных для расчета среднего заработка»

Это самый «чистый» и методически верный способ в 1С:ЗУП 3.1 для исправления данных за прошлые периоды, которые еще не были начислены в текущей базе. Если ошибка обнаружена у одного или нескольких сотрудников, не обязательно перелопачивать технические документы переноса. Мы можем воспользоваться штатным инструментом корректировки.

Разберем по шагам, как это сделать:

1. Перейдем в раздел Зарплата. В зависимости от настроек интерфейса, нужный пункт может находиться в подразделе См. также или в общем списке документов под названием Ввод данных для расчета среднего заработка.
2. Создадим новый документ и выберем сотрудника, по которому нужно внести исправления.
3. В документе мы увидим несколько вкладок. Для отпусков и командировок нас интересует вкладка Заработок.
4. Найдем нужный месяц расчетного периода (который относится к периоду до перехода на ЗУП 3.1) и вручную впишем недостающую сумму премии в соответствующую колонку (например, «Общий заработок» или «Премии, учитываемые частично»).
5. После проведения документа система зафиксирует эти данные. При создании нового документа Отпуск программа обратится к этим сведениям, и сумма среднего заработка будет рассчитана верно.

Важный момент: Данные, введенные этим документом, имеют приоритет над данными, полученными при переносе, но действуют они только для расчета среднего. Они не влияют на налоги или остатки взаиморасчетов.

Способ 2. Корректировка технических документов «Перенос данных»

Если проблема носит массовый характер или вы хотите исправить данные «в корне», необходимо обратиться к документам, которые сформировались в момент миграции из ЗУП 2.5. Проанализируем, как найти и изменить эти записи.

Рассмотрим алгоритм работы:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Перенос данных.
2. В открывшемся списке мы увидим множество документов с различными префиксами. Для исправления среднего заработка нам нужны документы с кодом ЗП_СЗ (Зарплата — Средний Заработок).
3. Откроем нужный документ за соответствующий период. Внутри документа данные распределены по регистрам накопления.
4. Нас интересует регистр Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий). Именно здесь хранятся суммы, которые «видят» документы Отпуск и Командировка.
5. Найдем строку по нашему сотруднику. Если премии там нет, ее нужно добавить. Укажем Период регистрации (месяц, в котором была выплачена премия) и Сумму.

Проанализируем структуру данных в этом регистре. Для системы крайне важно, чтобы были заполнены поля:

Сотрудник = [Ссылка на сотрудника]
Месяц = [Первое число месяца начисления]
Начисление = [Вид начисления, например, Премия квартальная]
Сумма = [Значение суммы]

После внесения правок в документ Перенос данных рекомендуется пересчитать средний заработок в документе Отпуск, нажав кнопку Обновить (в виде круговых стрелок).

Способ 3. Оперативная правка «карандашом» в документе расчета

Выясним, что делать, если отпуск нужно рассчитать «здесь и сейчас», а времени на глубокий анализ регистров нет. В ЗУП 3.1 реализована возможность ручной корректировки данных прямо в форме расчета.

Посмотрим, как это реализовано в интерфейсе:

1. В документе Отпуск найдем поле Средний заработок.
2. Рядом с суммой среднего заработка расположен значок зеленого карандаша. Нажмем на него.
3. Откроется форма Ввод данных для расчета среднего заработка. Здесь отображается вся таблица начислений за 12 месяцев.
4. Внесем изменения в нужную ячейку. При этом программа выделит исправленные значения жирным шрифтом.
5. Нажмем ОК. Документ будет пересчитан с учетом введенных вами сумм.

Внимание: Помните, что этот способ является временным. Эти исправления сохранятся только для данного конкретного документа. Если этот же сотрудник пойдет в отпуск через месяц, данные из базы подтянутся снова без учета вашей правки, и вам придется вводить их повторно. Поэтому для долгосрочного исправления используйте Способ 1 или Способ 2.

Способ 4. Проверка настроек вида начисления

Иногда данные в базе есть, но они не подтягиваются в средний из-за неверных настроек самого начисления в новой базе. Проверим настройки вида расчета Премия:

1. Зайдем в меню Настройка — Начисления.
2. Найдем ту самую премию, которая не входит в расчет.
3. Перейдем на вкладку Средний заработок.
4. Убедимся, что установлен флаг Включать в базу начислений при расчете среднего заработка.
5. Обратим внимание на переключатель: Полностью или Пропорционально отработанному времени. Если премия была начислена в 2.5 фиксированной суммой без учета времени, а в 3.1 вы хотите учитывать ее пропорционально, это может вызвать расхождения при автоматическом заполнении.

Способ 5. Работа с регистрами накопления (для продвинутых пользователей)

Если вышеуказанные способы не помогают, стоит проверить регистр сведений Сведения для учета среднего (общий). В нем могут находиться записи о так называемых «исправлениях», которые перекрывают основные данные. Для доступа к регистрам используйте меню Функции для технического специалиста (ранее — Все функции), найдите нужный регистр и отфильтруйте его по конкретному физическому лицу.

Подведем итог: наиболее эффективным методом исправления данных для одного сотрудника является документ Ввод данных для расчета среднего заработка, так как он позволяет корректно дополнить базу без изменения системных документов переноса данных.