Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, рано или поздно сталкивается с необходимостью перерасчета ранее выплаченных сумм. Особое место здесь занимают отпускные. Типичная ситуация: в мае сотруднику начислили и выплатили отпускные, а в июне обнаружилась ошибка, приведшая к переплате. Мы хотим скорректировать выплату в июне, но при этом получить корректные данные в налоговой отчетности за май.
В этой статье мы подробно разберем, почему данные в расчетном листке могут не совпадать с отчетами по НДФЛ, как правильно провести исправление в программе и как это повлияет на регламентированную отчетность 6-НДФЛ.
Прежде чем приступать к исправлению документов, давайте разберем методологию учета в 1С:ЗУП. Это поможет понять, почему расхождения между расчетным листком и аналитическими отчетами по НДФЛ при сторнировании — это не ошибка программы, а ее штатное и законодательно обоснованное поведение.
В программе параллельно ведутся два вида учета:
Когда в июне мы проводим документ-исправление отпуска в сторону уменьшения, программа делает сторно начисления. Для целей бухгалтерского учета этот минус регистрируется в июне. Но для целей НДФЛ программа уменьшает доход майский (поскольку первоначальная выплата была в мае). Именно поэтому в отчете Анализ НДФЛ по датам получения доходов за май сумма дохода уменьшается, а в расчетном листке за май она остается прежней (весь минус уходит в июнь).
Для понимания того, как программа распределяет движения по регистрам накопления, проанализируем упрощенный запрос к регистру учета доходов по НДФЛ:
ВЫБРАТЬ
УчетДоходов.Сотрудник,
УчетДоходов.ПериодРегистрации,
УчетДоходов.ДатаПолученияДохода,
УчетДоходов.СуммаДохода,
УчетДоходов.ИсчисленоНалога
ИЗ
РегистрНакопления.УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ КАК УчетДоходов
ГДЕ
УчетДоходов.Сотрудник = &Сотрудник
При перерасчете в июне программа сделает в этом регистре запись с периодом регистрации "Июнь", но с датой получения дохода "Май" (дата первоначальной выплаты отпускных) и со знаком "минус". Это абсолютно корректно с точки зрения налогового законодательства.
Рассмотрим пошаговый алгоритм, который позволит нам правильно отразить перерасчет, уменьшить июньскую выплату на сумму переплаты и автоматически скорректировать НДФЛ.
Ни в коем случае не нужно вручную править исходный майский документ Отпуск. Майский период уже закрыт, расчеты по нему завершены. Для корректировки мы используем штатный механизм исправлений:
Отпуск, по которому была допущена переплата.Сторнированная сумма переплаты автоматически уменьшает сальдо сотрудника. Нам не нужно делать ручные корректировки в платежных ведомостях. При формировании окончательного расчета за июнь программа сама учтет этот минус:
Ведомость в банк или Ведомость в кассу.При уменьшении суммы отпускных у сотрудника образуется излишне удержанный НДФЛ. Программа фиксирует его как "НДФЛ к зачету". Рассмотрим, как работает этот механизм:
Отрицательный НДФЛ, образовавшийся при исправлении отпуска в июне, автоматически уменьшит сумму исчисленного налога при расчете зарплаты за июнь в документе Начисление зарплаты и взносов. Работник просто заплатит меньше налога в текущем месяце. Если же сумма июньского налога окажется меньше, чем зачтенный сторно-НДФЛ, то остаток переплаты по налогу перейдет на следующий месяц.
Проанализируем несколько критических ситуаций, с которыми часто сталкиваются бухгалтеры при проведении подобных исправлений:
1. Попытка удержать переплату при выплате аванса
Если вы попытаетесь зачесть переплату отпускных в ведомости на выплату аванса (за первую половину июня), программа может заполнить ведомость некорректно. Это связано с тем, что расчет аванса и расчет окончательного НДФЛ происходят в разные моменты времени. Настоятельно рекомендуем проводить удержание переплаты только в окончательный расчет — то есть в ведомости на выплату зарплаты за июнь.
2. Проверка колонки "Корректировка выплаты"
В документе-исправлении отпуска перейдем на вкладку НДФЛ. Если там образовался отрицательный налог, обязательно проверим, заполнилась ли колонка Корректировка выплаты. В идеальном сценарии программа должна автоматически распределить эту сумму. Если колонка осталась пустой, это может сигнализировать о пересортице по документам-основаниям в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. В таком случае в будущих ведомостях может "поехать" сальдо по налогу.
3. Что делать, если НДФЛ не сторнировался автоматически?
Иногда из-за сложной цепочки документов сторно НДФЛ не появляется в документе-исправлении. Если мы видим, что в Анализе НДФЛ доход уменьшился, а налог остался прежним, нам нужно помочь программе пересчитать налог:
Перерасчет НДФЛ).Рассмотрим, как наши июньские исправления повлияют на заполнение формы 6-НДФЛ. Здесь ключевое значение имеет то, в каком отчетном периоде происходят операции.
Поскольку и первоначальное начисление отпуска (май), и его исправление (июнь) произошли внутри одного и того же отчетного периода — первого полугодия (второй квартал), то в итоговом отчете 6-НДФЛ за полугодие все суммы свернутся автоматически:
Если бы исправление происходило в следующем квартале (например, отпуск майский, а исправление делаем в октябре), ситуация была бы иной. Тогда нам пришлось бы подавать уточненный расчет за полугодие, так как уменьшился доход именно майский (отчетный период полугодия уже был бы сдан).
Таким образом, программа 1С:ЗУП 3.1 прекрасно справляется с перерасчетами отпускных. Главное — помнить о разнице между периодом регистрации в бухгалтерском учете и датой получения дохода в налоговом учете по НДФЛ, не бояться расхождений в расчетных листках и Анализе НДФЛ в закрываемых месяцах и всегда использовать штатную кнопку Исправить.