В практике работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в отчетах Подробный анализ НДФЛ или Регистр налогового учета по НДФЛ не соответствуют данным отчетов Анализ зарплаты по сотрудникам или Расчетный листок. Особенно остро эта проблема проявляется в конце года, в декабре, когда суммы должны быть выверены до копейки для корректной сдачи отчетности 6-НДФЛ.
Разберем типичную ситуацию: сотруднику был начислен и выплачен аванс (начисление за первую половину месяца) в размере, превышающем его итоговый заработок за месяц. Это могло произойти из-за того, что после выплаты аванса сотрудник ушел в командировку или на больничный, которые «вытеснили» рабочее время. В результате в бухгалтерском учете сумма сторнируется, а в налоговом учете (НДФЛ) «зависает» полная сумма выплаченного дохода. Проанализируем, почему так происходит и как это исправить.
С 2023 года дата фактического получения дохода для НДФЛ жестко привязана к дате выплаты денежных средств. Когда мы проводим документ Начисление за первую половину месяца и последующую Ведомость, программа фиксирует доход в регистре Сведения о доходах НДФЛ именно на дату этой ведомости.
Если по итогам месяца (при формировании документа Начисление зарплаты и взносов) выясняется, что сотрудник отработал меньше, чем ему было оплачено в аванс, возникает «отрицательный доход». Проблема заключается в том, что 1С:ЗУП не всегда корректно автоматически сторнирует доход в регистрах НДФЛ, если этот доход не перекрывается другими начислениями в том же периоде. В итоге в Анализе зарплаты мы видим реальную (меньшую) сумму, а в НДФЛ — завышенную сумму аванса.
Рассмотрим вариант, когда нам нужно привести базу НДФЛ в соответствие с фактическим начислением, не меняя при этом сумму, которую сотрудник уже получил на руки. Этот метод предложили эксперты на форуме для случаев, когда аванс уже выплачен и «распроводить» документы нельзя.
Удержание. Назовем его, например, «Уточнение по перерасчету НДФЛ». В назначении укажем «Прочее удержание в пользу третьих лиц», а расчет будет выполняться «Результат вводится фиксированной суммой».Постоянное удержание или разовым документом введем данное удержание сотруднику датой до начисления аванса. Сумма должна быть равна разнице между «лишним» авансом и реальным заработком, но с минусом.Начисление за первую половину месяца необходимо добиться того, чтобы сумма начисления соответствовала фактическому итогу месяца (например, 113 904.76 вместо 117 000). При этом за счет отрицательного удержания сумма «К выплате» в Ведомости должна остаться прежней (той, что уже ушла в банк).Начисление зарплаты и взносов введем это же удержание, но уже с положительным знаком. Таким образом, в целом за месяц сумма удержания станет нулевой и не повлияет на конечное сальдо сотрудника, но «разобьет» базу НДФЛ корректно.Если мы не хотим вмешиваться в уже проведенные первичные документы и ведомости, воспользуемся специальным инструментом для корректировки налоговых регистров. Рассмотрим по шагам, как это сделать:
Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ.2000.Важно: этот метод выровняет отчеты Подробный анализ НДФЛ и Справку о доходах (2-НДФЛ), но нужно внимательно следить за тем, чтобы у сотрудника не образовалась излишне удержанная сумма налога в бухгалтерском учете.
Проанализируем ситуацию в итоговом документе месяца. В последних версиях ЗУП 3.1 разработчики предусмотрели возможность автоматического сторнирования доходов, но иногда требуется ручное вмешательство.
Откроем вкладку НДФЛ. Если программа видит переплату по авансу, она может создать строку с отрицательным доходом. Если этого не произошло:
Корректировки выплаты. Часто суммы «застревают» там.НДФЛ и нажмем кнопку Подробнее о расчете НДФЛ (через контекстное меню или кнопку над табличной частью).Доход и Налог прямо в этих строках.Чтобы точно понять, в каком документе кроется ошибка, мы рекомендуем воспользоваться Универсальным отчетом по регистру накопления Сведения о доходах НДФЛ. Настроим его следующим образом:
Тип объекта: Регистр накопления
Имя объекта: Сведения о доходах НДФЛ
Группировка: Сотрудник, Период, Регистратор
Показатели: Сумма дохода
Посмотрим на поле Регистратор. Если сумма дохода зафиксирована документом Ведомость..., значит, проблема в выплате. Если документом Начисление за первую половину месяца, значит, ошибка в расчете. Это поможет определить, какой из вышеперечисленных способов исправления будет наиболее эффективным.
Ситуация, когда НДФЛ больше, чем начисления в анализе зарплаты, чаще всего является следствием того, что аванс превратился в долг сотрудника. Помните, что с точки зрения налоговой инспекции, доход — это то, что получено на руки. Если сотрудник получил 100 рублей, а заработал 80, то пока он не вернул 20 рублей в кассу, у него остается доход в 100 рублей (хотя по бухучету будет висеть долг). Поэтому самый правильный путь — либо сторнировать доход Операцией учета НДФЛ, если вы уверены, что это ошибка учета, либо засчитывать этот «аванс» в счет будущих периодов, внимательно проверяя итоговое сальдо.