При ведении учета в организациях, имеющих право на применение льготных тарифов страховых взносов (например, аптечные организации), бухгалтеры часто сталкиваются с особенностями заполнения регламентированной отчетности Расчет по страховым взносам (РСВ). Одной из наиболее запутанных ситуаций является распределение численности застрахованных лиц по разным листам Приложения 1, когда сотрудники-фармацевты находятся в отпуске по уходу за ребенком или по иным причинам не имеют начислений в отчетном периоде.
В этой статье мы подробно разберем, почему программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП) относит «пустых» фармацевтов к основному коду тарифа (01) вместо ожидаемого льготного (09), и выясним, является ли это ошибкой программы или штатным поведением системы.
Для начала проанализируем, как именно ЗУП 3.1 понимает, к какому листу Приложения 1 (с каким кодом тарифа) отнести того или иного сотрудника. Многие пользователи ошибочно полагают, что для этого достаточно установить флаг Доход фармацевта в карточке должности или позиции штатного расписания. Однако логика формирования отчета РСВ гораздо сложнее.
Программа распределяет застрахованных лиц по категориям не «по людям» или «по должностям», а на основании фактически зафиксированных доходов в специализированных регистрах накопления. Ключевым источником данных для Приложения 1 является регистр СведенияОДоходахСтраховыеВзносы.
Рассмотрим структуру этого регистра. В нем присутствуют следующие важные измерения и ресурсы:
Организация — юридическое лицо, по которому сдается отчет.ФизическоеЛицо — конкретный сотрудник.СведенияОДоходахСтраховыеВзносы — суммы начислений.Когда мы начисляем зарплату сотруднику, занимающему должность фармацевта, система при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» делает запись в этот регистр, устанавливая флаг ЯвляетсяДоходомФармацевта в значение Истина. Именно по этому флагу отчет РСВ «понимает», что данные должны попасть в лист с кодом тарифа 09.
Теперь разберем ситуацию, когда сотрудник-фармацевт находится, например, в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет и не получает никаких выплат, облагаемых или не облагаемых взносами. В этом случае:
СведенияОДоходахСтраховыеВзносы за текущий месяц отсутствуют.В результате алгоритм заполнения РСВ действует по принципу исключения: если по застрахованному лицу нет данных о льготных доходах, оно автоматически относится к основному тарифу организации, который указан в Учетной политике (обычно это код 01). Именно поэтому «пустые» фармацевты попадают в основной лист Приложения 1.
Часто возникает вопрос: почему сотрудник попадает сразу в два листа (01 и 09) в рамках одного квартала? Проанализируем пример: фармацевт в январе был в отпуске без сохранения оплаты, а в феврале вышел на работу.
По итогам квартала в целом за период этот человек будет отражен как застрахованное лицо в обоих разделах. С точки зрения внутренней архитектуры 1С — это логичное следствие отсутствия «объекта налогообложения» в одном из месяцев. Разработчики системы исходят из того, что признак льготы неразрывно связан с самим доходом, а не с фактом занятия должности.
Если вы сомневаетесь в корректности заполнения, рекомендуем выполнить следующие действия для диагностики. Проверим движения в регистрах с помощью универсального отчета или консоли запросов. Пример структуры запроса для проверки может выглядеть так:
ВЫБРАТЬ
СведенияОДоходах.ПериодРегистрации,
СведенияОДоходах.ФизическоеЛицо,
СведенияОДоходах.Сумма,
СведенияОДоходах.ЯвляетсяДоходомФармацевта
ИЗ
РегистрНакопления.СведенияОДоходахСтраховыеВзносы КАК СведенияОДоходах
ГДЕ
СведенияОДоходах.Организация = &Организация
И СведенияОДоходах.ПериодРегистрации МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаКонца
Проанализируем результат. Если по сотруднику в конкретном месяце нет записей — он гарантированно не попадет в лист 09. Если записи есть, но поле ЯвляетсяДоходомФармацевта равно Ложь, необходимо проверить настройки начисления в справочнике Начисления на закладке Налоги, взносы, бухучет.
С точки зрения налоговой отчетности, данная ситуация является «серой зоной». С одной стороны, количество застрахованных лиц в Приложении 1 должно быть достоверным. С другой стороны, на итоговую сумму страховых взносов это распределение (при отсутствии дохода) никак не влияет.
Рассмотрим варианты действий бухгалтера:
Это самый простой путь. Если в Разделе 3 (персонифицированные сведения) по данному сотруднику указан верный код категории застрахованного лица (например, АСБ — фармацевтическая деятельность), то контрольные соотношения ФНС, как правило, проходят успешно. Налоговая видит, что человек является льготником, а его отсутствие в количественных показателях листа 09 при отсутствии базы для начисления не считается грубым нарушением.
Если ваша налоговая инспекция требует строгого соответствия количества застрахованных лиц их должностному статусу, вы можете вручную изменить показатели в строке 010 Приложения 1:
Важно: Помните, что при любом перезаполнении отчета эти правки будут утеряны, поэтому их нужно вносить непосредственно перед отправкой файла.
Некоторые специалисты используют методику начисления нулевого дохода или дохода в 1 копейку с последующим сторнированием, чтобы «протащить» признак фармацевта в регистры. Однако мы не рекомендуем этот метод, так как он искусственно завышает обороты в регистрах и может привести к ошибкам в других отчетах.
Подводя итог, можно сказать, что поведение ЗУП 3.1 в части распределения фармацевтов без дохода по кодам тарифа является штатным. Программа ориентируется на наличие объекта налогообложения с установленным признаком льготы. Если дохода нет — нет и основания относить сотрудника к спецтарифу в количественных показателях Приложения 1.
Для минимизации рисков мы рекомендуем:
Штатного расписания и наличием галочки Доход фармацевта в позициях.Понимание работы регистров СведенияОДоходахСтраховыеВзносы и алгоритмов формирования отчетности позволит вам уверенно защищать свои данные перед проверяющими органами и корректно использовать возможности автоматизации в 1С.