← На главную

При оформлении окончательного расчета с уволенным работником бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда при попытке добавить сотрудника через кнопку Подбор в документ Начисление зарплаты работникам организаций программа выдает системное предупреждение: «Не обнаружены данные для записи в табличную часть документа». В результате табличные части документа остаются пустыми, а начисление оклада за отработанные до увольнения дни не происходит.

Разберем детально, почему возникает данная ситуация, как быстро локализовать проблему и каков правильный алгоритм расчета увольняемого сотрудника в программах линейки 1С:Зарплата и кадры.

Основная причина: повторный расчет ранее начисленных сумм

Наиболее частая причина, с которой сталкиваются пользователи, заключается в том, что основные начисления за текущий расчетный месяц по данному сотруднику уже были рассчитаны и проведены в информационной базе другим документом. Алгоритм автоматического заполнения документа Начисление зарплаты проверяет записи регистра расчета Основные начисления и исключает периоды, по которым уже зафиксированы результаты.

Проанализируем типичные случаи задвоения расчета:

1. Расчет выполнен непосредственно в документе увольнения. В конфигурациях редакции 2.5 (таких как 1С:ЗУП или 1С:ЗБУ) документ Расчет при увольнении сотрудника организаций позволяет рассчитать не только компенсацию неиспользованного отпуска, но и основную заработную плату за фактически отработанное время до даты увольнения. Если расчет зарплаты уже был выполнен и проведен внутри этого документа, повторно в общий документ начисления сотрудник не попадет.
2. Использование межрасчетных или разовых документов. Начисления могли быть зафиксированы документами разовых начислений или отдельными специализированными документами ввода начислений.
3. Сотрудник уже рассчитан в другом документе начисления зарплаты. Если в текущем расчетном месяце создано несколько документов Начисление зарплаты (например, по подразделениям), и сотрудник уже был включен и рассчитан в одном из них, программа правомерно заблокирует повторный ввод.

Другие возможные причины отсутствия данных для начисления

Если предварительный расчет не проводился, но предупреждение продолжает появляться, рассмотрим дополнительные факторы, влияющие на алгоритм заполнения табличной части:

1. Полное вытеснение рабочего времени. Проверим, не зарегистрированы ли на период с начала месяца по дату увольнения неявки или отклонения (отпуск за свой счет, период временной нетрудоспособности по больничному листу, отпуск по уходу за ребенком). Если за расчетный интервал у сотрудника нет ни одного рабочего дня согласно табелю и графику, база для начисления оплаты по окладу или тарифу равна нулю.
2. Состояние плановых начислений. Откроем регистр сведений Плановые начисления сотрудников организаций. Если действие оклада или других основных видов расчета было прекращено до начала текущего месяца, программа не найдет активных начислений для автоматического расчета.
3. Ошибки в заполнении табеля и графика. Проверим производственный календарь и индивидуальный график работы сотрудника. Если в документе Табель учета рабочего времени за дни до увольнения проставлены нули или неверные буквенные коды, начисление сформировано не будет.
4. Несоответствие месяца начисления и подразделения. Убедимся, что в шапке документа Начисление зарплаты указан именно тот расчетный месяц, в котором произошло увольнение, а также корректно выбрана организация и подразделение (если включен строгий отбор).

Пошаговый алгоритм диагностики и решения проблемы

Разберем по шагам, как проверить базу и успешно завершить расчет:

1. Проверяем движения в регистре расчета: перейдем в расчетный листок сотрудника за текущий месяц либо сформируем отчет по начислениям. Если в расчетном листке уже фигурирует оклад за отработанные дни, выясним, каким документом-регистратором он введен.
2. Проверяем документ «Расчет при увольнении»: откроем проведенный документ увольнения и перейдем на вкладку расчета начислений. Если зарплата рассчитана там, создавать отдельный документ Начисление зарплаты на этого сотрудника не требуется.
3. Корректируем схему расчета при необходимости: если регламент учета на предприятии требует начислять оклад строго через общий документ Начисление зарплаты, очистим расчет зарплаты в документе Расчет при увольнении (оставив только расчет компенсации отпуска) и перепроведем его. После этого повторим процедуру подбора сотрудника в общий документ начисления зарплаты.
4. Проверяем кадровые приказы и табель: убедимся, что приказ на увольнение проведен корректной датой, а в табеле зафиксированы фактически отработанные часы.

Таким образом, появление сообщения «Не обнаружены данные для записи в табличную часть документа» является штатной защитой программы от повторного начисления сумм за один и тот же рабочий период. Проверка ранее проведенных расчетных документов позволяет быстро найти причину и корректно закрыть расчеты с увольняемым сотрудником.