Ситуация, когда сотрудник, покинувший организацию несколько месяцев назад, внезапно «всплывает» в текущем документе Начисление зарплаты и взносов, является одной из самых распространенных и досадных проблем в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Это не просто визуальный мусор в документе: наличие «лишних» людей может приводить к ошибкам в отчетности, неверному расчету взносов и путанице в расчетных листках. Разберем подробно, почему так происходит и как окончательно «попрощаться» с уволенным сотрудником в информационной базе.
Прежде всего, нам необходимо убедиться, что факт расторжения трудовых отношений зафиксирован в программе корректно. Проанализируем цепочку действий: если документ Увольнение был просто записан, но не проведен, или если в нем не был произведен окончательный расчет, программа будет считать сотрудника работающим.
Рассмотрим важный нюанс: в 1С:ЗУП документ Увольнение выполняет сразу две функции — кадровое событие и расчет среднего заработка, компенсаций и взносов. Если на закладке «Условия увольнения» расчет не завершен (например, не стоят флаги или не рассчитаны суммы), статус сотрудника в регистре сведений может остаться неопределенным. Проверим, что документ проведен и в нем отсутствуют сообщения об ошибках при расчете.
Часто причиной появления сотрудника в июне, при его увольнении в мае, становится наличие документа Табель. Выясним причину: если в табеле на июнь по данному сотруднику стоят отметки НН (неявка по невыясненной причине), программа воспринимает это как «состояние отсутствия» работающего человека. Но почему он вообще попал в табель?
Проанализируем ситуацию: если документ Табель был заполнен подбором или автоматически до того, как в систему внесли данные об увольнении, строка с сотрудником зафиксировалась в базе. В 1С:ЗУП существует жесткая логика: если есть табель с какими-либо кодами времени, значит, программа обязана обработать этого человека в начислении зарплаты, даже если результат будет нулевым.
Что нужно сделать:
Табель за тот месяц, в котором «всплыл» уволенный.Начисление зарплаты и взносов. Если сотрудник исчез — причина была в некорректном табеле.Если табеля на сотрудника нет, а он все равно попадает в начисление (иногда даже с пустыми строками), нам нужно заглянуть во «внутреннюю кухню» программы — в регистр Перерасчеты. Рассмотрим, как это работает: 1С постоянно следит за изменениями данных «задним числом». Например, если в июне вы изменили настройки начисления Доплата за работу в вечернее время (изменили формулу или категорию), система ставит всех сотрудников, у которых есть это начисление, в очередь на перерасчет за прошлые периоды.
Проанализируем шаги для очистки очереди перерасчетов:
После очистки этого регистра программа перестанет «тянуть» сотрудника в новые документы, так как очередь заданий для него будет пуста.
Иногда сотрудник попадает в документ из-за того, что программа пытается выяснить, не перекрывает ли одно начисление другое. Разберем пример с Доплатой за работу в вечернее время. Посмотрим на закладку «Приоритет» в настройках этого начисления (Настройка — Начисления).
В правой колонке («Начисления, приоритет которых выше») должны быть перечислены все виды неявок, включая Прогул и Неявка по невыясненным причинам. Если их там нет, программа может ошибочно пытаться рассчитать доплату за те дни, когда сотрудник уже не работал, но его состояние еще не было окончательно зафиксировано в кадровом учете. Добавление неявок в список приоритетов поможет системе корректно «вытеснять» плановые начисления периодами отсутствия.
Выясним еще одну причину: при проведении документа Увольнение программа должна автоматически прекратить все плановые начисления сотрудника (оклад, надбавки, доплаты). Однако из-за программных сбоев или ручных корректировок запись в регистре Плановые начисления может остаться «открытой».
Рассмотрим, как это проверить:
Изменение оплаты труда или Прекращение планового начисления, где мы принудительно закроем эту доплату датой увольнения.Иногда после даты увольнения по сотруднику вводятся документы, которые «возвращают» его в активное состояние для программы. Проанализируем ситуацию: бухгалтер мог по ошибке создать документ Изменение штатного расписания или Перемещение, указав там уволенного сотрудника. Или был введен Больничный лист, дата начала которого совпадает с периодом работы, а окончание уходит далеко в будущее.
Проверим отчет «Штатная расстановка» или регистр сведений Текущие кадры. Если в них сотрудник числится работающим на какой-либо позиции, необходимо найти документ, который «перебил» статус Увольнение. Помните, что в 1С:ЗУП важна хронология: любой документ, проведенный позже увольнения и меняющий кадровые данные, может вернуть сотрудника в список «живых» для системы.
Напоследок разберем редкий, но сложный случай — дублирование карточек. Представим, что у одного человека было две карточки сотрудника (например, основное место и внутреннее совместительство). Вы уволили его с основного места работы, но забыли про совместительство. В этом случае по «второму» сотруднику начисления будут продолжаться. Проанализируем справочник Сотрудники, сняв фильтр «Работающие», и убедимся, что по данному физическому лицу все трудовые договоры закрыты.
Чтобы уволенный сотрудник больше не появлялся в документах Начисление зарплаты и взносов, выполним последовательно следующие шаги:
Увольнение, убедившись в полноте расчета.Табель за периоды после увольнения.Перерасчеты в разделе «Зарплата».Эти действия гарантированно очистят расчетную ведомость от «призраков» прошлых периодов и обеспечат корректность учета в вашей программе 1С.