← На главную

При переходе на ведение учета в 1С:ERP Управление предприятием или ручном старте новой информационной базы часто возникает задача переноса задолженности сотрудников по ранее выданным займам. В типовой конфигурации учет взаиморасчетов по займам имеет специфическую архитектуру: он разделен на зарплатный (оперативный), регламентированный (бухгалтерский) и управленческий контуры.

Разберем детально, почему типовой документ Начальная задолженность по зарплате не подходит для отражения займов и как правильно ввести остатки во всех подсистемах программы без нарушения логики дальнейших расчетов.

Особенности архитектуры учета займов в 1С:ERP

Проанализируем структуру регистров. Задолженность по предоставленным займам не фиксируется напрямую в регистре накопления Взаиморасчеты с сотрудниками в момент выдачи займа. Если попытаться внести остаток документами ввода задолженности по зарплате, программа воспримет эту сумму как долг по оплате труда.

В зарплатном контуре для контроля долга и расчета процентов задействованы специализированные объекты:

1. Регистр накопления Взаиморасчеты по займам сотрудникам — хранит остатки основного долга и начисленных процентов.
2. Регистр сведений Условия договора займа сотруднику — фиксирует параметры договора (процентную ставку, размер ежемесячного платежа, способ погашения).
3. Справочник Договоры займа сотрудникам (или одноименный документ-регистратор) — выступает аналитическим разрезом расчетов.

Удержание в счет погашения займа уменьшает общую задолженность перед сотрудником по заработной плате только в момент проведения ежемесячного документа Начисление зарплаты и взносов.

Шаг 1. Создание договора займа

Для корректной работы расчетных механизмов и казначейства необходимо зарегистрировать сам факт наличия обязательств.

Перейдем в раздел Зарплата и откроем журнал Займы сотрудникам (или создадим документ Договор займа сотруднику):

1. Указываем сотрудника и дату фактического заключения договора (прошлым периодом).
2. Задаем исходную сумму займа, процентную ставку (или признак беспроцентного займа) и срок действия.
3. На закладке условий погашения выбираем способ: ежемесячное удержание из заработной платы с указанием суммы платежа или добровольное внесение через кассу/банк.
4. Проводим документ. Обратим внимание: проводить фиктивные банковские или кассовые документы задним числом для фиксации первоначальной выдачи не требуется.

Шаг 2. Ввод остатков в зарплатном модуле через «Перенос данных»

Чтобы зафиксировать актуальный остаток долга на дату начала ведения учета в информационной базе, воспользуемся специализированным документом Перенос данных подсистемы зарплаты.

Разберем по шагам заполнение регистров:

1. Переходим в раздел НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Перенос данных подсистемы учета зарплаты (или создаем документ Перенос данных в зарплатном журнале).
2. Устанавливаем дату документа, соответствующую дате ввода начальных остатков (например, 31 декабря предшествующего года).
3. Нажимаем кнопку Настройка состава регистров и отмечаем флажками:
   1. Регистр накопления Взаиморасчеты по займам сотрудникам.
   2. Регистр сведений Условия договора займа сотруднику.
4. На вкладке регистра Взаиморасчеты по займам сотрудникам добавляем строку:
   1. Вид движения: Приход.
   2. Сотрудник: выбираем физическое лицо из справочника.
   3. Договор займа: указываем ранее созданный договор.
   4. Сумма: вносим актуальный остаток основного долга (и отдельно строку по процентам, если есть накопленный долг по процентам).
5. На вкладке регистра сведений Условия договора займа сотруднику проверяем актуальность условий погашения на дату ввода остатка.
6. Проводим документ Перенос данных.

Шаг 3. Ввод остатков в регламентированном и управленческом учете

Для отражения дебиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета и в управленческом балансе выполним следующие действия:

1. Регламентированный учет:

1. Переходим в раздел Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Операции (регл. учет).
2. Создаем операцию на дату ввода остатков.
3. Формируем проводку: Дебет 73.01 («Расчеты по предоставленным займам») — Кредит 000 («Вспомогательный счет»).
4. В субконто счета 73.01 выбираем сотрудника и созданный договор займа.

2. Управленческий учет (финансовый баланс):

1. Открываем раздел НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков.
2. Создаем документ с типом операции Прочие активы и пассивы.
3. Указываем статью активов, выделенную для учета расчетов по займам персонала, сумму долга и аналитику (организацию и сотрудника).

Контроль и дальнейшая работа с займами

После ввода начальных остатков проверим корректность работы автоматических механизмов:

1. При создании документа Начисление зарплаты и взносов за первый рабочий месяц на закладке Займы система автоматически заполнит сумму удержания основного долга и рассчитает проценты, уменьшив сумму к выплате сотруднику.
2. В случае если заем является беспроцентным или процентная ставка ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ, конфигурация на основе остатка в регистре автоматически выполнит расчет материальной выгоды и исчислит НДФЛ по ставке 35%.
3. При проведении документа Отражение зарплаты в финансовом учете формируются проводки по погашению займа: Дебет 70 – Кредит 73.01, закрывая задолженность в регламентированном учете.
4. Если сотрудник вносит денежные средства наличными или на расчетный счет напрямую, в казначейских документах Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных ДС выбирается договор займа, что списывает долг и в финансовом, и в зарплатном учете.